Incoterms: Hướng dẫn chi tiết & cách áp dụng trong xuất nhập khẩu

Một trong những vấn đề của kế toán xuất nhập khẩu, đó là xác định thời điểm ghi nhận tài sản (đối với bên mua) và ghi nhận doanh thu (đối với bên bán). Các nghiệp vụ xuất nhập khẩu có chịu ảnh hưởng của các điều kiện thương mại quốc tế – Incoterms, dẫn đến những sự khác nhau trong ghi nhận kế toán. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu Incoterms là gì và cách thức áp dụng trên thực tế.

Incoterms là gì?

Incoterms (viết tắt của International Commerce Terms – Các điều khoản thương mại quốc tế) là bộ quy tắc thương mại quốc tế, công bố bởi Phòng Thương mại quốc tế (International Chamber of Commerce – ICC), được công nhận và sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Incoterm quy định những quy tắc và trách nhiệm của bên bán và bên mua trong các hoạt động thương mại quốc tế.

Incoterms chủ yếu mô tả:

• Nghĩa vụ: Bên bán, bên mua phải chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ nào (bên nào chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa, mua bảo hiểm, bên nào sẽ làm nhiệm vụ thông quan…)
• Rủi ro: Khi nào và tại địa điểm nào thì bên bán chuyển giao rủi ro liên quan đến hàng hóa sang bên mua
• Chi phí: Bên nào phải trả các chi phí nào (chi phí vận tải quốc tế, chi phí đóng gói, bốc dỡ hàng hóa…)

Bản mới nhất của Incoterms là 2020, bao gồm 11 điều khoản (gồm 7 điều kiện sử dụng cho một hoặc nhiều phương thức vận tải, và 4 điều kiện áp dụng cho vận tải biển và đường thuỷ nội địa). Incoterms 2020 có một số điểm khác biệt với Incoterms 2010 để phù hợp với xu hướng thương mại hiện đại.

Tại sao làm xuất nhập khẩu cần hiểu rõ Incoterms?

Incoterms không chỉ là những điều kiện giao hàng quốc tế, mà còn là “ngôn ngữ chung” giúp các bên trong thương mại toàn cầu hiểu đúng trách nhiệm và nghĩa vụ của nhau. Đối với doanh nghiệp, việc nắm vững Incoterms giúp:

• Hạn chế rủi ro pháp lý và tranh chấp hợp đồng: Mỗi điều kiện Incoterms quy định rõ điểm chuyển giao rủi ro, chi phí vận chuyển, bảo hiểm, hải quan. Doanh nghiệp hiểu sai có thể chịu thiệt về tài chính hoặc vi phạm nghĩa vụ hợp đồng.
• Tối ưu chi phí & đàm phán hợp đồng hiệu quả: Biết cách áp dụng điều kiện phù hợp giúp tiết kiệm chi phí logistics, phân bổ trách nhiệm vận chuyển hợp lý giữa các bên.
• Đảm bảo tuân thủ quốc tế: Incoterms được ban hành bởi ICC và được công nhận toàn cầu, là chuẩn mực quan trọng khi doanh nghiệp tham gia thị trường xuất nhập khẩu.

Với những sinh viên đang học chuyên ngành kế toán, hiểu rõ Incoterms là nền tảng để xử lý các tình huống thực tế trong công việc. Đây chính là kỹ năng bắt buộc để trở thành một nhân sự chuyên nghiệp trong ngành.

>>> Có thể bạn quan tâm: Thuật ngữ kiểm toán – Cẩm nang cơ bản cho sinh viên và người mới vào nghề

Incoterms 2020 có gì mới so với phiên bản 2010?

So với phiên bản Incoterms 2010, Incoterms 2020 được Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) cập nhật nhằm phù hợp hơn với thực tiễn thương mại toàn cầu, đặc biệt là xu hướng vận tải đa phương thức và yêu cầu minh bạch trong phân chia trách nhiệm. Một số thay đổi đáng chú ý gồm:

Thay đổi tên điều kiện giao hàng DAT → DPU

Điều kiện DAT (Delivered at Terminal) được đổi thành DPU (Delivered at Place Unloaded). Điểm mới là hàng hóa có thể được giao tại bất kỳ địa điểm đã thỏa thuận (không nhất thiết phải là “terminal”), miễn là người bán chịu trách nhiệm dỡ hàng.

Điều chỉnh về bảo hiểm hàng hóa trong điều kiện CIP

Với điều kiện CIP (Carriage and Insurance Paid To), Incoterms 2020 yêu cầu người bán phải mua bảo hiểm với mức bảo hiểm rộng hơn (Institute Cargo Clauses A), thay vì mức tối thiểu (Institute Cargo Clauses C) như trước. Điều này giúp tăng cường bảo vệ quyền lợi cho người mua.

Quy định mới về vận đơn “on-board” trong FCA

Trong điều kiện FCA (Free Carrier), người bán và người mua có thể thỏa thuận để người bán nhận được vận đơn ghi chú “on-board” từ hãng vận chuyển, thuận tiện cho việc thanh toán bằng thư tín dụng (L/C).

Phân định rõ trách nhiệm, chi phí và rủi ro

Một trong những điểm cải tiến quan trọng của Incoterms 2020 là cách quy định rõ ràng và minh bạch hơn về trách nhiệm – chi phí – rủi ro của người bán và người mua trong từng điều kiện giao hàng.

Nếu ở các phiên bản trước, nhiều doanh nghiệp dễ hiểu nhầm hoặc tranh cãi về việc ai sẽ chi trả phụ phí tại cảng, phí hải quan đầu xuất/nhập hay chi phí bốc dỡ, thì bản 2020 đã có các bảng phân bổ chi phí chi tiết ngay trong từng điều kiện.

Ví dụ:

• Với điều kiện CFR/CIF, chi phí bốc dỡ tại cảng đích được chỉ định rõ là của người mua, trừ khi có thỏa thuận khác.
• Trong DAP/DPU/DDP, nghĩa vụ làm thủ tục hải quan và trả phí nhập khẩu được mô tả rõ hơn, giúp người mua và người bán tránh tình trạng “bỏ sót” hoặc đùn đẩy trách nhiệm.
• Các nghĩa vụ về chứng từ cũng được tách bạch, quy định ai phải chuẩn bị chứng từ gì, giao cho ai và khi nào.

Việc chuẩn hóa này giúp doanh nghiệp giảm đáng kể tranh chấp, tiết kiệm thời gian đàm phán, đồng thời kiểm soát tốt chi phí logistics.

Tăng tính linh hoạt trong sử dụng phương tiện vận tải

Incoterms 2020 được thiết kế để phù hợp hơn với bối cảnh vận tải hiện đại, nơi doanh nghiệp thường sử dụng vận tải đa phương thức (multimodal transport) thay vì chỉ đường biển truyền thống.

• Các điều kiện như FCA, CPT, CIP nay cho phép áp dụng dễ dàng cho cả vận tải đường bộ, đường hàng không, đường sắt và kết hợp nhiều phương thức.
• Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vốn thường xuất khẩu hàng hóa qua nhiều chặng vận tải, cần sự linh hoạt khi chọn phương thức tối ưu về chi phí và thời gian.
• Incoterms 2020 cũng đưa ra các ghi chú hướng dẫn (Explanatory Notes) chi tiết ngay đầu mỗi điều kiện, giúp doanh nghiệp lựa chọn điều kiện giao hàng đúng với thực tế vận chuyển.

Nhờ những điều chỉnh này, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu rủi ro vận chuyển, mà còn tối ưu quy trình logistics, hạn chế chi phí phát sinh do chọn sai điều kiện hoặc phương thức vận chuyển.

Những cập nhật trên giúp Incoterms 2020 phản ánh sát thực tiễn hơn, hỗ trợ các bên giao dịch tối ưu quy trình, giảm thiểu rủi ro và chi phí không đáng có.

Các điều kiện Incoterms phân theo nhóm

Incoterms 2020 gồm 11 điều kiện giao hàng, được chia thành hai nhóm chính dựa trên phương thức vận tải áp dụng. Việc phân nhóm này giúp doanh nghiệp lựa chọn điều kiện phù hợp, tránh nhầm lẫn giữa giao hàng đường biển và các phương thức khác.

Nhóm áp dụng cho mọi phương thức vận tải

Bao gồm 7 điều kiện: EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP. Đây là các điều kiện phổ biến cho vận tải đường bộ, đường hàng không, đường sắt hoặc kết hợp đa phương thức.

• EXW (Ex Works): Khi hàng hóa được giao tại cơ sở của người bán hoặc địa điểm quy định
• FCA (Free Carrier): Khi người chuyên chở nhận được hàng (tại kho của NB hoặc 1 địa điểm chỉ định)
• CPT (Carriage Paid To): Khi hàng được giao cho người mua bằng cách giao cho người chuyên chở
• CIP (Carriage and Insurance Paid To): Khi hàng hóa được chuyển giao cho người chuyên chở đầu tiên tại địa điểm.
• DAP (Delivered at Place): Tại địa điểm chỉ định theo người mua và đã được thông quan.
• DPU (Delivered at Place Unloaded): Hàng hóa đến nơi chỉ định và được dỡ xuống
• DDP (Delivered Duty Paid): Người bán chịu toàn bộ chi phí, thuế, hải quan để hàng đến tay người mua.

Nhóm áp dụng cho đường biển & thủy nội địa

Bao gồm 4 điều kiện: FAS, FOB, CFR, CIF. Nhóm này chỉ nên dùng khi vận tải hoàn toàn bằng đường biển, áp dụng phổ biến cho hàng rời, hàng container ít khi dùng FOB/CIF mà dùng FCA/CIP.

• FAS (Free Alongside Ship): Người bán giao hàng bên cạnh tàu tại cảng xếp hàng.
• FOB (Free on Board): Khi hàng hóa được xếp lên tàu.
• CFR (Cost and Freight): Người bán trả cước đến cảng đích, nhưng rủi ro đã chuyển từ khi hàng qua lan can tàu.
• CIF (Cost, Insurance and Freight): Khi hàng hóa được đạt lên boong tàu.

Bảng tóm tắt trách nhiệm – rủi ro – chi phí – Chứng từ kế toán liên quan

Áp dụng Incoterms trong ghi nhận kế toán

Một trong những giá trị quan trọng của Incoterms 2020 là xác định rõ thời điểm và địa điểm chuyển giao quyền kiểm soát hàng hóa, từ đó làm căn cứ cho việc ghi nhận kế toán.

Thời điểm ghi nhận tài sản và doanh thu

Theo chuẩn mực kế toán, doanh nghiệp được ghi nhận tài sản khi nắm quyền kiểm soát đối với tài sản đó. Với người bán, thời điểm này cũng là lúc ghi nhận doanh thu.
Mỗi điều kiện Incoterms quy định cụ thể nơi chuyển giao lợi ích và rủi ro giữa hai bên, giúp kế toán xác định đúng:

• Bên mua: thời điểm ghi nhận hàng tồn kho, hàng mua đang đi đường, hay tài sản cố định.
• Bên bán: thời điểm ghi nhận doanh thu, chi phí liên quan và dừng ghi nhận hàng tồn kho.

Chứng từ kế toán liên quan

Tùy theo điều kiện Incoterms được áp dụng, chứng từ phục vụ cho việc ghi nhận kế toán cũng có sự khác biệt:

• Điều kiện CIF, FOB: Rủi ro chuyển giao ngay khi hàng được xếp lên tàu. Chứng từ quan trọng là vận đơn đường biển (Bill of Lading), kế toán bên nhập khẩu dựa vào ngày phát hành vận đơn để ghi nhận hàng hóa – có thể là hàng tồn kho hoặc hàng mua đang đi đường nếu phát sinh tại thời điểm cuối năm.
• Điều kiện DDP: Người bán chịu toàn bộ rủi ro đến khi giao hàng tận nơi. Trong trường hợp này, biên bản bàn giao là chứng từ xác nhận để kế toán ghi nhận hàng hóa, không phát sinh tài khoản hàng mua đang đi đường.

Một số lưu ý khi áp dụng Incoterms trong kế toán

• Incoterms không thay thế hợp đồng thương mại: Đây chỉ là bộ quy tắc chuẩn hóa điều kiện giao hàng. Chỉ khi các bên thống nhất ghi Incoterms trong hợp đồng, các điều khoản này mới có giá trị pháp lý.
• Không điều chỉnh các vấn đề ngoài phạm vi giao hàng: Incoterms không quy định về đặc điểm hàng hóa, điều khoản thanh toán, trách nhiệm pháp lý khi vi phạm hợp đồng… Các nội dung này vẫn cần được quy định rõ trong hợp đồng chính.

>>> Việc áp dụng Incoterms đòi hỏi nhân sự am hiểu chuẩn mực kế toán quốc tế IFRS để ghi nhận doanh thu và chi phí hợp lý. Đọc thêm: https://kle.edu.vn/chi-tiet-ve-chuan-muc-ke-toan-quoc-te/ 

Nâng cao năng lực kế toán với khóa học ACCA tại KLE

Hiểu rõ Incoterms và cách áp dụng trong ghi nhận kế toán mới chỉ là một phần trong bức tranh toàn cảnh nghề nghiệp kế toán – kiểm toán. Để nắm vững kiến thức chuẩn quốc tế, đồng thời mở rộng cơ hội nghề nghiệp trong các doanh nghiệp FDI và tập đoàn đa quốc gia, việc theo học chứng chỉ ACCA là lựa chọn chiến lược.

Tại KLE, khóa học ACCA được thiết kế bám sát chuẩn của Hiệp hội Kế toán Công chứng Anh Quốc, giúp học viên xây dựng nền tảng kế toán – tài chính vững chắc.

Khóa học ACCA tại KLE không chỉ trang bị kiến thức mà còn rèn luyện tư duy phân tích, kỹ năng giải quyết tình huống giúp người học tự tin ứng dụng Incoterms và các chuẩn mực kế toán trong thực tiễn.

Đối tượng: Khóa học ACCA tại KLE được thiết kế dành cho:

• Sinh viên từ năm 1 đến năm 4 theo học chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán
• Sinh viên từ các ngành khác có sự quan tâm đến chứng chỉ này.
• Những người đã đi làm và muốn phát triển sự nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế.

Nội dung khóa học: Khóa học ACCA tại KLE cung cấp lộ trình học tập bài bản với các môn quan trọng như:

• F1 – Business & Technology (Kinh doanh và Công nghệ)
• F2 – Management Accounting (Kế toán Quản trị)
• F3 – Financial Accounting (Kế toán Tài chính)
• F4 – Corporate & Business Law (Luật Kinh doanh Toàn cầu)
• F5 – Performance Management (Quản trị Hoạt động)
• F6 – Taxation (Thuế Việt Nam)
• F7 – Financial Reporting (Lập Báo cáo Tài chính)
• F8 – Audit & Assurance (Kiểm toán và Dịch vụ Đảm bảo)
• F9 – Financial Management (Quản trị Tài chính)

Mục tiêu khóa học: Chương trình giúp học viên có nền tảng vững chắc để thi đậu các chứng chỉ ACCA, mở rộng cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực tài chính – kiểm toán toàn cầu.

Điểm đặc biệt của các khóa học tại KLE là:

• Đội ngũ giảng viên (mentors) toàn ACCA Member cùng kinh nghiệm thực chiến được tích lâu dài: 100% mentors tại KLE đều là ACCA Members và nhiều người còn đảm nhiệm các vai trò quản lý tại các tập đoàn lớn, giúp bạn học từ kiến thức chuyên môn đến góc nhìn thực tiễn của ngành. Bên cạnh kiến thức, họ còn chia sẻ bí kíp chinh phục kỳ thi tuyển dụng tại Big4 và các tập đoàn tài chính hàng đầu.
• Phương pháp học Flipped Learning – đảo ngược hiệu quả: Học viên được cung cấp tài khoản online đồng thời trong quá trình học offline, được giảng trước toàn bộ kiến thức lý thuyết, thời gian trên lớp được hướng dẫn tìm hiểu, phân tích, thảo luận, đào sâu nghiên cứu các case study thực tế, các phần kiến thức nội dung chuyên sâu, được chữa full các dạng bài tập, cải thiện toàn bộ kỹ năng mềm, phản biện, thuyết trình, làm việc nhóm. Phương pháp đảo ngược chú trọng phần kỹ năng thực hành giải bài tập – kỹ năng quan trọng nhất của việc học và thi ACCA, từ đó học viên sẽ không phải tự mày mò cách giải bài tập tại nhà mà luôn được đồng hành và hướng dẫn trên lớp học, rút ngắn thời gian học và ôn thi. Với phương pháp học này, thời gian KLE đồng hành với học viên tăng lên gấp đôi (từ online đến offline, từ lý thuyết đến thực hành) so với 1 khóa học được triển khai như thông thường. 
• Quản lý trải nghiệm” (Experience Manager) – học viên không đơn độc: Mỗi lớp học được hỗ trợ bởi đội ngũ Quản lý trải nghiệm lớp, luôn cắm chốt giải đáp các thắc mắc của học viên, từ nội dung bài học đến chiến lược ôn thi. Môi trường học tập tại KLE tương tác cao, bạn không chỉ học từ mentor mà còn được kết nối, học hỏi từ các anh chị đi trước.

Bên cạnh khóa học ôn thi ACCA, các bạn cũng thể tham khảo thêm một số chương trình học kết hợp lý thuyết chuyên sâu với thực hành thực tế theo chuẩn mực Big4 và doanh nghiệp lớn nữa tại KLE như:

• Khóa học “Học làm trợ lý kiểm toán”: Hướng tới sinh viên năm 3-4 hoặc người mới bắt đầu, tập trung rèn luyện kỹ năng lập working paper từ cơ bản đến nâng cao, được review cá nhân hóa và mô phỏng công việc thực tế của trợ lý kiểm toán. Học viên sẽ thực hành trực tiếp các phần hành quan trọng như kiểm tra chứng từ, xác nhận công nợ và hoàn thiện hồ sơ kiểm toán.

Hiểu và áp dụng đúng Incoterms 2020 giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí và ghi nhận kế toán chính xác trong giao dịch quốc tế. Đây là kiến thức nền tảng mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, logistics hay kế toán – tài chính đều cần nắm vững.

Đăng ký học thử ACCA tại KLE để hệ thống hóa kiến thức kế toán – tài chính chuẩn quốc tế, nắm vững Incoterms và vận dụng vào thực tiễn ngay hôm nay nhé! 

———-

KLE Mentoring Program

Cơ sở 1: Số 9, ngõ Chùa Liên Phái, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

Cơ sở 2: Số 3, phố Thọ Tháp, quận Cầu Giấy, Hà Nội.

Hotline: 097 7532090

Email: info@kle.edu.vn

Website: https://kle.edu.vn/

KLE Mentoring Program

Đơn vị đào tạo ACCA, Thi tuyển dụng Kiểm toán, tư vấn tài chính Big4, Nonbig và Tiếng Anh giao tiếp, Ielts.
Với đội ngũ giảng viên là 100% ACCA Members cùng kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực kế toán – kiểm toán và tài chính, KLE không chỉ mang đến kiến thức nền tảng vững chắc mà còn giúp học viên phát triển kỹ năng ứng dụng thực tế. Không chỉ là chương trình đào tạo truyền thống, KLE tạo ra một môi trường học tập thực tiễn, nơi mối quan hệ giữa người học và giảng viên không dừng lại ở giảng dạy kiến thức mà còn phát triển sâu hơn thành mối quan hệ Mentee – Mentor.