Kiểm toán là ngành nghề đem lại nhiều giá trị cho công chúng, là môi trường giúp các bạn phát triển năng lực bản thân vô cùng nhanh chóng. Nhưng đánh đổi lại là áp lực đến từ phía công việc, cấp trên, khách hàng… khiến ngành có tỷ lệ chảy máu chất xám không hề nhỏ. Không ít các bạn thực tập sinh mới thi đỗ kỳ tuyển dụng đã gặp phải cú sốc lớn, không thể vượt qua mùa bận đầu tiên để rồi phải từ bỏ thành quả đã gây dựng suốt những năm tháng trên giảng đường.
Khi phải thay đổi từ môi trường học tập sang môi trường làm việc, sẽ có nhiều thứ bạn phải làm quen và không tránh khỏi những bỡ ngỡ. Trong bài viết này, hãy cùng nhau tìm hiểu những thói quen cần thiết để giúp các bạn dễ thích ứng với môi trường làm việc mới nhé.
1. Xây dựng kế hoạch làm việc hàng ngày
Với mỗi khách hàng, bạn sẽ được phân công làm một số phần hành. Nhưng câu chuyện không chỉ dừng lại ở việc đi kiểm kê, theo dõi thư xác nhận, kiểm tra chứng từ, hoàn thiện working paper cho xong, mà còn là chuỗi ngày soát xét, giải trình, chỉnh sửa lại working paper đến từ trưởng nhóm, trưởng phòng hay partner. Bên cạnh đó là hỗ trợ nhóm hoàn thiện, phát hành báo cáo và một số việc không tên khác.
Đây chỉ là liệt kê những đầu việc chính của mỗi job, còn thực tế thì bạn có biết mình sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thiện chúng không, khi mình bắt đầu vị trí là một thực tập sinh và chưa làm những việc đó bao giờ?
Một trong những điều thường gặp khi làm kiểm toán đó là job nọ chồng chéo job kia, xuất phát từ phần hành của job cũ chưa làm xong hoặc phải hoàn thiện hết review note của cấp trên, trong khi đó mình đang đi fieldwork ở khách hàng khác. Và trách nhiệm của bạn sẽ là phải hoàn thiện chúng khi đến hạn để không gây ảnh hưởng đến tiến độ làm việc chung của nhóm. Chính vì khối lượng công việc lớn như vậy nên việc lập kế hoạch là vô cùng cần thiết.
2. Lợi ích của việc lập kế hoạch
Đầu tiên phải kể đến rằng lập kế hoạch sẽ giúp bạn không bỏ sót công việc quan trọng nào, nhất là khi phải đối đầu với tình trạng job chồng job như trên. Các vấn đề phát sinh thêm trong công việc chắc chắn sẽ xuất hiện và điều cần làm ngay lúc đó là ghi chú lại, sau đó suy nghĩ về hướng giải quyết và khi nào thì giải quyết.
Thứ hai, lập kế hoạch sẽ giúp bạn tập trung hơn trong công việc, nghĩa là tại mỗi thời điểm, bạn biết mình sẽ phải làm gì. Nếu so sánh với việc không lập kế hoạch, gần như bạn sẽ làm một việc mà không biết điểm dừng, dẫn đến mất cân đối về phân bổ thời gian cho các đầu việc. Sự tập trung có ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất làm việc hàng ngày.
Thứ ba, lập kế hoạch giúp bạn cải thiện chất lượng công việc tốt hơn thông qua sự chuẩn bị trước. Đối với những việc làm lần đầu, chúng ta thường lúng túng không biết nên bắt đầu từ đâu, hoặc không xác định được vấn đề chính ảnh hưởng tới kết quả công việc để phân bổ thời gian cho phù hợp,… Nhưng sau lần đầu tiên, bạn sẽ có cho mình những bài học kinh nghiệm, những lời khuyên và nhận xét từ anh chị. Và khi lên kế hoạch cho job mới, hãy nhìn lại xem có những đầu việc nào bạn có thể chuẩn bị trước và tiến hành làm ngay sau đó luôn. Giả sử như có vấn đề mới phát sinh thì bạn đã có sẵn quỹ thời gian để giải quyết.
3. Những điều cần lưu ý khi lập kế hoạch
Thứ nhất, lên kế hoạch là một hành động có sử dụng nhiều đến ước tính và các giả định, nhưng thực tế sẽ có nhiều yếu tố khác không thể dự đoán được và cản trở mục tiêu ban đầu. Do đó bản kế hoạch hoàn toàn có thể thay đổi theo tình hình thực tế, thay vì kỳ vọng quá cao vào việc phải tuân thủ 100%, dẫn đến việc không hoàn thành như kỳ vọng lại sinh ra tâm thế chán nản và từ bỏ.
Thứ hai, bản kế hoạch có thể sử dụng như một công cụ theo dõi hoạt động hàng ngày, khi bạn điều chỉnh lại khung thời gian trong kế hoạch sang thời gian sử dụng thực tế. Sau khi nhìn lại, bạn sẽ biết mình đã tuân thủ theo kế hoạch được bao nhiêu và cần điều chỉnh những gì. Điều chỉnh ở đây là di dời những việc quan trọng trong ngày sang một khung giờ khác nếu trễ kế hoạch chứ không phải xoá nó đi. Mục tiêu sẽ dễ dàng đạt được hơn khi bạn có sự linh hoạt trong việc bố trí thời gian.
Còn tiếp…
