6. Những tuần sau đó…
Do là job lớn nên phần hành chúng tôi được giao tương đối cơ bản và ít hơn các job ngắn khác. Số lượng anh chị tham gia job cũng đông hơn các job 1 tuần. Nhưng không vì điều ấy mà công việc sẽ ít hơn, trái lại một phần hành có chi tiết nhiều hơn, rộng, xuất hiện nhiều điều cần lưu ý, đặc thù hơn. Lần này do có kế hoạch cụ thể và mường tượng rõ ràng mình cần làm những gì, rút kinh nghiệm từ những job trước và áp dụng lời khuyên của anh Duy nên việc làm working paper suôn sẻ hơn trước rất nhiều. Dấu hiệu tích cực là khi anh SIC hỏi một vài vấn đề tôi có thể trả lời ngay cho anh được, cũng thể hiện một phần đánh giá của tôi với những dữ liệu khách hàng đưa.
Trong quá trình làm, có một vài phần tôi chưa rõ ràng, tôi cũng có thể hỏi các anh chị khác. Có một số thông tin tôi cần xác nhận lại từ phía khách hàng nên sau một tuần làm tổng quan, tôi sang phòng kế toán tiện thể kiểm tra các chứng từ. Sang phòng, các anh chị kế toán bên khách hàng có vẻ không thân thiện lắm, tìm được vị trí của chị kế toán phụ trách phần tôi muốn hỏi thì nhận được thông tin là chị đang trong thời gian nghỉ ốm đến hết tuần và tôi được refer sang một chị kế toán khác hỗ trợ phần công việc của chị.
Tôi đến chào chị và giới thiệu mình là kiểm toán muốn biết thêm một số thông tin. Thấy chị khá bận tôi cũng cố gắng tóm tắt các thông tin ngắn gọn. Chị nhắn tôi về gửi mail hết cho chị các vấn đề, vì chị đang bận cũng không chú ý được tôi hỏi những gì, và nhiều câu hỏi quá chị không nhớ hết được. Gửi mail xong cho chị, tôi chờ cả ngày nhưng không thấy chị trả lời, tôi chuyển sang làm trước các phần khác. Đến ngày hôm sau, chưa thấy chị trả lời, tôi có gửi lại một cái mail nhắc rồi đợi dến buổi chiều để gặp chị.
Gặp chị buổi chiều, chị có nói: “mấy phần em hỏi chị không rõ đâu em, chị chỉ phụ trách làm các vấn đề báo cáo trên số liệu chị kia làm thôi”. Tôi có hỏi xem nếu muốn biết thông tin thì tôi có thể hỏi ai khác không, chị bảo cũng không rõ. Cũng khá thất vọng nhưng tôi muốn hỏi thêm về các chứng từ. Nhìn dãy chứng từ dài, chị bảo: “Chị làm với nhiều nhóm kiểm toán rồi chưa thấy nhóm nào xin nhiều chứng từ như bọn em, cũng chẳng ai kiểm tra như bọn em cả, chứng từ bọn chị phải làm đúng chứ, sai bị phạt mà em, em kiểm tra thế vô ích thôi em”.
Tôi giải thích với chị rằng đây là việc làm cần thiết để đảm bảo mọi thủ tục kiểm toán đều được thực hiện để giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra. “Nhưng mà mấy chứng từ em cần ấy nó dàn trài như thế, chẳng ai tìm được cho em đâu”. Nên tôi xin có thể tự đi tìm chứng từ xem có được không. “Cái này em phải xin duyệt từ các anh trưởng phòng, giám đốc để vào phòng chứng từ em nhé”. Tôi quay trở lại team, trình bày lại với anh SIC, anh bảo tôi có thể sang các phòng khác để hỏi thêm thông tin, và bảo tôi hỏi xem có ai trong team cần đi kiểm tra chứng từ không để viết mail hẹn ngày để cùng vào kho chứng từ cho tiện.
Sau khi nhận được mail chấp nhận của anh giám đốc và kế toán trưởng, tôi cùng 2 bạn intern khác vào tìm chứng từ. Cả phòng chứng từ chật kín các giá tài liệu, dù các chứng từ đã được xếp và phân chia theo thời gian nhưng chúng tôi cũng mất thời gian rất lâu để tìm được đúng cái mình muốn. Sau một ngày tìm kiếm mò mẫm, vẫn còn hơn 2/3 số giao dịch chúng tôi chưa tìm thấy. Do phải ra khỏi phòng đúng giờ để niêm phong, và rất nhiều quyển tài liệu được mở ra, chúng tôi cũng tốn kha khá thời gian để sắp xếp lại mọi thứ cho đúng. Vậy là cả tuần trôi qua nhưng tôi vẫn chưa tìm được câu trả lời cho những vấn đề mà tôi muốn hỏi ban đầu.
7. Tiếp tục câu chuyện xin chứng từ
Tuần mới bắt đầu, tôi cùng các bạn intern khác tiếp tục xuống phòng hồ sơ để tìm kiếm chứng từ. Với tiến độ này tôi không chắc rằng có thể hoàn thành được công việc. Không chỉ phần hành của bản thân, số mẫu chúng tôi cần kiểm tra còn bao gồm cả phần hành các anh chị. Vì vậy, tôi đã thử hỏi chị staff 2 để xin lời khuyên nên làm như thế nào. Chị trả lời vì job lớn, các anh chị nhiều người nhưng vẫn phải làm khối lượng lớn công việc nên mọi người còn đang rất bận, các em tự cố gắng nhé.
Nghe vậy dù vẫn còn khúc mắc nhưng tôi vẫn quay lại phòng chứng từ để tiếp tục tìm tài liệu cùng các bạn. Lại thêm 2 ngày, vì kho chứng từ đã quá lộn xộn tôi đi nhờ sự trợ giúp từ các anh chị kế toán khách hàng. Trong lòng tôi khá hồi hộp và run sợ vì nhìn các anh chị khá thiếu thân thiện. Chị kế toán khách hàng sau khi nghe chúng tôi trình bày vấn đề có hỏi về list danh sách chi tiết các chứng từ. Ngay lập tức chị nói: “các em định kiểm tra toàn bộ chứng từ à mà sao nhiều thế. Thế này thì kiểm tra mãi không xong đâu.” Sau một hồi cố gắng nài nỉ, chị có phân công thêm hai bạn kế toán xuống cùng chúng tôi tìm chứng từ. Có sự trợ giúp từ phía khách hàng tốc độ của chúng tôi cải thiện đáng kể. Với tốc độ này, nếu cố gắng hẳn chúng tôi sẽ hoàn thành đúng hạn.
Ngày thứ 6 của tuần, chúng tôi nộp file đã kiểm tra toàn bộ chứng từ được giao. Anh senior support lại gọi riêng chúng tôi ra để nói chuyện. Thì ra khách hàng có phản ánh với leader team rằng mấy bạn kiểm toán đi soát xét chứng từ trong quá trình làm việc đã đảo lộn giấy tờ và khiến kho chứng từ của họ lộn xộn. Anh nhắc nhở và yêu cầu chúng tôi đi xin lỗi và cùng nhân sự của khách hàng sắp xếp lại kho. Tôi cảm thấy một chút hoang mang, rõ ràng trước khi khi ra khỏi kho chúng tôi đã dọn dẹp và cũng đã hỏi bạn kế toán rằng để chứng từ như vậy đã hợp lý chưa. Các bạn cũng đã đồng ý, và nói rằng chúng tôi không cần làm gì thêm.
🌿Tuần cuối cùng, mọi người ai nấy đều tập trung cao độ để hoàn thành nốt những vấn đề còn tồn đọng. Những vấn đề tôi chưa kịp phỏng vấn chỉ có những ngày cuối cùng này để tôi hỏi các anh chị kế toán khách hàng. Lo lắng tình trạng như tuần đầu lại lặp lại, dù biết anh rất bận, tôi đành nhờ sự trợ giúp của anh senior để hỏi được khách hàng. Sau khi nghe tôi trình bày, vì cũng còn một số vấn đề cần hỏi, anh dẫn tôi đi cùng phỏng vấn.
Nghe cách anh nói chuyện, tôi thấy rằng lúc trước mình đã trình bày khá dài dòng, không có trọng tâm. Do đó chị kế toán có vẻ đã hiểu nhầm ý tôi muốn hỏi, nên không thể cung cấp thông tin mà tôi muốn. Tôi cũng tự cảm thấy việc bản thân không tự tin, nói chuyện ngắc ngứ cũng khiến khách hàng không thích, vì họ muốn giải quyết nhanh mọi việc trong khoảng thời gian bận bịu như thế này. Sau đó, tôi nhanh chóng hoàn thiện những vấn đề còn sót lại và nộp file cho SIC vào ngày cuối cùng của fieldwork. Với tôi đây là một thành tựu lớn lao vì cuối cùng tôi cũng có thể hoàn thiện công việc của mình trong tuần làm việc. Đây là job cuối cùng và cũng là cơ hội cuối để thể hiện những gì bản thân có thể làm được và tiến bộ được.
Tuần sau đó, tôi trở lại văn phòng để hoàn thiện form chấm điểm và xin review từ các SIC cho các job. Tôi hồi hộp lắm, không biết rằng những sai lầm của mình có được thông cảm hay không, không biết các SIC sẽ cho mình rate mấy nhỉ, không biết các bạn sẽ được đánh giá ở khung bao nhiều nhỉ. Mình cố gắng đã đủ chưa, với thể hiện ấy mình có được giữ lại không? Các bạn intern khác phần nào cũng lo lắng như tôi.
Ở trên văn phòng, chúng tôi thường trao đổi với nhau những vấn đề này, kể cho nhau các mẩu chuyện thú vị khi job cùng các anh chị, háo hức rằng nếu mình được ở lại sẽ được làm tại vị trí của các anh chị A1. Khoảng thời gian lên văn phòng cùng mọi người thực sự khiến tôi bớt đi những lo lắng và làm quen với nhiều bạn mới hơn. Những ngày training đầu tiên, mọi người tập trung vào học tập hoặc thường sẽ nói chuyện với những người đã quen sẵn từ đại học. Nhưng thời gian cuối này, mọi người đều có điểm chung là kinh nghiệp thực tập tại các job nên cởi mở với nhau hơn. Cùng một lứa tuổi, cùng một môi trường, mọi người đều thông cảm cho những khó khăn, lo lắng của nhau để cùng vượt qua.
