Bên cạnh CV thì Cover letter (thư xin việc) cũng đóng vai trò quan trọng không kém trong bộ hồ sơ dự tuyển. Bởi lẽ nhà tuyển dụng sẽ đọc qua thư xin việc trước khi tiến hành đọc CV, tuy nhiên thời gian để đọc mỗi bộ hồ sơ là không nhiều. Vì vậy Cover letter về hình thức cần ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo tuyển tải đầy đủ nội dung. Dưới đây sẽ là một số gợi ý mà bạn đọc có thể tham khảo.
1. Thông tin cá nhân và người nhận
Mở đầu cover letter sẽ là tên đầy đủ và thông tin cá nhân để nhà tuyển dụng có thể tiện liên lạc cho buổi phỏng vấn, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại. Trường hợp bản CV và cover letter được tách ra thì hãy kiểm tra thông tin liên hệ ở hai hồ sơ trên là nhất quán với nhau, tránh trường hợp chỉ đợi mail từ nhà tuyển dụng qua một địa chỉ và mãi không thấy hồi âm về mail chính.
Địa chỉ cover letter không nên là một lời chào chung chung vì người đọc sẽ không biết chính xác đơn này gửi đến ai, và có thể bị bỏ qua vì không đủ lý do để giữ chân đọc cho hết nội dung. Vậy làm thế nào để biết chính xác người sẽ xem qua cover letter mà bạn gửi? Hãy chủ động tìm kiếm bộ phận phụ trách tuyển dụng hoặc tìm kiếm trên trang web đăng tải công việc đó. Nếu không thể tìm được thì có thể cân nhắc gửi tới phòng Nhân sự của công ty… Mục đích của việc này là để nhà tuyển dụng thấy rằng bạn có đầu tư thời gian để viết cover letter, và đây là dành riêng cho công ty đó chứ không phải đang đi rải đơn.
2. Nội dung chính
Trong phần này, các bạn có thể giới thiệu background bản thân cũng như kênh thông tin mà bạn biết về vị trí công việc này. Nếu bạn chọn công việc trái với chuyên ngành hiện tại thì không có gì lo lắng nếu hồ sơ của bạn không đáp ứng tiêu chuẩn đề ra, nếu để ý phần job requirement trên các trang tuyển dụng thì bạn sẽ thấy không yêu cầu phải là sinh viên đúng ngành..
Trước khi bắt đầu viết, bạn nên dành thời gian tìm hiểu thông tin về tổ chức, công ty mà bạn muốn nôp hồ sơ. Càng có nhiều thông tin, bạn càng có nhiều hướng trình bày nội dung thư mà không cần tham khảo. Hãy giải thích chi tiết lý do tại sao bạn nghĩ rằng mình xứng đáng cho vị trí công việc đó bằng cách đề cập đến những thông tin bạn biết về công ty phù hợp với tính cách, năng lực của bản thân. Nếu đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan thì bạn có thể trình bày trong cover letter như một lợi thế. Nhưng nếu không có kinh nghiệm hoặc bạn đang ứng tuyển cho vị trí thực tập sinh/nhân viên tập sự thì tố chất, tiềm năng phát triển sẽ là yếu tố quyết định.
Sau khi hoàn thiện phần thân, hãy nhìn mọi thứ theo cách này: Bạn đã chứng tỏ bản thân trong nội dung thư ứng tuyển của mình, một cách hoàn toàn khác biệt. Do đó với phần kết, hãy thể hiện sự tự tin, hứng thú và năng lực với vị trí công việc bạn đang ứng tuyển. Vì quan hệ giữa hai bên lúc này là win – win: Nhà tuyển dụng muốn tuyển những người có năng lực phù hợp với vị trí công việc và phù hợp về văn hoá. Ngược lại ứng viên có thể đáp ứng được yêu cầu công việc, mức đãi ngộ của công ty và trong trạng thái sẵn sàng cho công việc.
3. Một số lưu ý
Một bức thư có thể nói lên rất nhiều điều về ứng viên đó.
Nếu là lần đầu viết Cover letter, thì cho dù có đọc xong bài viết này, bạn vẫn sẽ tham khảo template trên mạng hoặc mẫu của các anh chị thôi. Tham khảo về cách trình bày là một ý tưởng hay, nhưng tham khảo nội dung rồi sao chép nguyên gốc thì không nên một chút nào. Đặc điểm của Cover letter là có một số nội dung có thể áp dụng trong nhiều trường hợp, khác với CV thì thông tin sẽ cá nhân hoá. Điều này dẫn đến một thực tế là nhiều Cover letter có nội dung giống hệt nhau, khiến nhà tuyển dụng nhàm chán và bạn không thể tạo ấn tượng giữa một ngân hàng hồ sơ. Vì vậy, đừng nản chí khi mất thời gian để tạo ra sự khác biệt, vì khi giải quyết được, bạn sẽ có câu trả lời cho câu hỏi quan trọng trong buổi phỏng vấn: “Vì sao chúng tôi nên lựa chọn bạn?” hay “Bạn có điểm khác biệt gì so với các thí sinh khác?”
Bên cạnh đó, các lỗi chính tả dù nhỏ nhưng cũng thể hiện một phần sự thiếu chuyên nghiệp, thiếu sự quan tâm, chăm chút đến từng chi tiết. Bạn nghĩ sao khi nhà tuyển dụng trao cho bạn cơ hội mà bạn lại thể hiện sự hời hợt trong khâu chuẩn bị? Vì vậy hãy đọc và rà soát thật kỹ trước khi bạn quyết định nộp. Muốn chắc chắn hơn thì hãy nhờ bạn bè hoặc anh chị có kinh nghiệm để review giúp nhé.
