Email là công cụ được sử dụng phổ biến trong nhiều góc độ của đời sống. Đặc biệt trong môi trường làm việc, chúng ta sẽ sử dụng khi trao đổi với khách hàng, đồng nghiệp, cấp trên… Cũng giống các công cụ giao tiếp khác, nội dung và hình thức của email cũng cần được chú trọng để tạo sự chuyên nghiệp và hướng đến mục tiêu trao đổi thông tin hiệu quả. Chuỗi bài viết sau đây sẽ cung cấp cho các bạn những nội dung nền tảng để có một email chuyên nghiệp trong công việc.
1. Chuẩn bị địa chỉ email
Để có thể sử dụng email thì trước hết cần tạo một địa chỉ và đặt tên hiển thị. Thông thường, tên hiển thị sẽ là họ tên thật, nhũng nhiều bạn sẽ gặp vấn đề khi đặt tên địa chỉ, và một trong những điều nên tránh là sử dụng nickname. Trừ khi bạn được nhiều người khác biết đến nickname, thì việc đặt tên theo đó sẽ giúp người nhận thư dễ nhận diện hơn, còn trong đa số các trường hợp, hãy sử dụng tên và họ thật.
Ngoài ra tên địa chỉ cũng nên tránh sử dụng ngày tháng năm sinh. Vấn đề tuổi tác vẫn còn nhạy cảm trong một số công việc, đặc biệt là khi trao đổi với khách hàng là người lạ. Do đó tốt hơn cả là không nên đưa thông tin này vào. Nếu bạn nghĩ rằng không sử dụng ngày tháng năm sinh thì có thể bị trùng tên đăng ký, thì dưới đây là một số giải pháp.
Cách 1 là sử dụng tên miền riêng, ưu điểm là người nhận thư có thể biết đơn vị bạn đang hoạt động công tác là gì, từ đó tăng khả năng nhận diện nhưng có nhược điểm là mất phí để duy trì tên miền. Tuy nhiên khi làm việc tại các công ty, tập đoàn, các bạn sẽ được yêu cầu tạo địa chỉ email với tên miền của công ty, dựa trên một quy cách có sẵn.
Cách 2 là thêm tên đơn vị mà bạn đang hoạt động (dạng đầy đủ hoặc viết tắt) vào địa chỉ email. Các CLB, hội nhóm sinh viên thường sử dụng cách này, bằng cách thêm dấu “.” và tên viết tắt của tổ chức đó. Cách này sẽ không tiêu tốn chi phí, khả năng trùng tên trong tổ chức cũng thấp hơn và hiệu quả nhận diện không kém gì cách 1.
2. Tạo chữ ký email
Chữ ký email được xem như tấm danh thiếp đính kèm ở cuối mỗi bức thư, giúp người nhận dễ dàng tìm kiếm thông tin người gửi. Chữ ký email bao gồm những thông tin quan trọng cho việc liên lạc như số điện thoại, địa chỉ email, website, mạng xã hội… Nhiều tổ chức, công ty đã và đang sử dụng chữ ký như một cách định vị thương hiệu (khi chèn thêm hình ảnh, logo vào chữ ký).
Chữ ký email có thể khởi tạo trực tiếp khi cài đặt thư gửi đi, hoặc sử dụng các template. 2 nền tảng phổ biến là Gmail hay MS Outlook đều có chức năng soạn thảo phần chân trang, và có thể tận dụng cho việc tạo chữ ký. Ngoài ra, template trên Internet có thể cho bạn nhiều ý tưởng để thiết kế, 2 trang web hiện đang được sử dụng phổ biến hiện nay là Wise Stamp và Canvato.
3. To, Cc và Bcc
Khi sử dụng các nền tảng gửi thư trực tuyến như Outlook hay Gmail, ngay những dòng đầu tiên chúng ta sẽ bắt gặp một số trường thông tin như To, Cc, Bcc. Vậy 3 dòng này có ý nghĩa gì và được sử dụng trên thực tế như thế nào?
To: là đối tượng chính mà bạn muốn gửi mail. Người được gửi trong trường thông tin này thường sẽ có trách nhiệm phản hồi chính. Số lượng người có thể gửi vào trường To là không giới hạn, do đó nếu tất cả nhóm người này đều có trách nhiệm phản hồi thì cần được bao gồm trong đó. Ngoài ra nhóm người này có thể nhìn thấy các địa chỉ email được gửi vào phần To.
Cc (Carbon copy): gửi bản sao của email đến những người có thể quan tâm đến thông tin được trình bày trong đó. Về hình thức thì cách gửi To hay Cc không có nhiều khác biệt do nội dung nhận được là tương đương, và có thể nhìn thấy địa chỉ email. Điểm khác biệt là người được gửi trong trường Cc sẽ không yêu cầu phải phản hồi mail (thực tế sử dụng như một kiểu tiếp nhận thông tin và theo dõi tiến độ phản hồi – FYI).
Bcc (Blind carbon copy): cũng là hình thức gửi bản sao email, nhưng điểm khác biệt là nếu có nhiều người nhận, địa chỉ email của các cá nhân này sẽ không bị tiết lộ. Cách gửi này thường sử dụng với mục đích bảo mật danh tính. Ngoài ra, nếu tất cả người nhận thư là Bcc, khi có email phản hồi thì thông tin người gửi và nội dung mail sẽ không hiển thị với những người còn lại. Trái lại với trường hợp toàn bộ người nhận ở trường To, cuộc hội thoại với từng cá nhân sẽ được công khai.
