Khái quát về hệ thống và hệ thống thông tin

Khái niệm và đặc điểm

Hệ thống:

• Một tập hợp gồm hai hoặc nhiều hơn các bộ phận có thể tương tác nhau để hoàn thành một mục tiêu.
• Một hệ thống gồm các bộ phận, mỗi bộ phận thực hiện một chức năng được giao và hỗ trợ lẫn nhau cùng thực hiện mục tiêu chung.
• Một hệ thống có 3 đặc điểm:
  • Một tập hợp các bộ phận
  • Tương tác với nhau
  • Để đạt một mục tiêu chung
• Hệ thống thường gồm 3 thành phần cơ bản: các yếu tố đầu vào (Inputs), quá trình xử lý (Processing) và các yếu tố đầu ra (Outputs)

Hệ thống cha và con
Hầu hết các hệ thống bao gồm các hệ thống con nhỏ hơn và ngược lại. Một hệ thống con thuộc một hệ thống “lớn” nào đó nhưng nó lại chứa đựng các hệ thống con khác thực hiện những công việc khác nhau của hệ thống.

Hệ thống con là hệ thống nhưng là một thành phần của hệ thống lớn hơn. Một hệ thống con được coi là một hệ thống khi nó bao gồm các quy trình thuộc hệ thống.

Khái quát hệ thống thông tin

Khái niệm hệ thống thông tin

Một tập hợp các thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, xử lý dữ liệu thành thông tin, và cung cấp cho người sử dụng.

Một hệ thống thông tin có thể coi là một bộ các hệ thống con có mối quan hệ với nhau, cùng thực hiện các công việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và phân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết định, và kiểm soát thông itn.

Các thành phần hệ thống thông tin

Thành phần 1: Dữ liệu

• Khái niệm: Là những “thực tế”, sự kiện được thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý bởi hệ thống thông tin.
• Các loại dữ liệu Trong các DN: Các nghiệp vụ/hoạt động đã phát sinh; Các nguồn lực bị tác động bởi các nghiệp vụ/hoạt động; Các cá nhân tham gia vào hoạt động/nghiệp vụ

Thành phần 2: Thông tin

• Khái niệm: Là dữ liệu đã được tổ chức và xử lý cung cấp cho người sử dụng đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn.
• Đặc điểm thông tin:
  • Thông tin về DN có thể được cung cấp cho nội bộ và ngoài doanh nghiệp.
  • Lưu ý rằng thông tin với người này là dữ liệu với người khác.
  • Thông thường số lượng thông tin càng nhiều, chất lượng càng tốt thì việc ra quyết định sẽ tốt hơn. Tuy nhiên, nếu quá nhiều thông tin sẽ xảy ra tình trạng quá tải thông tin. Khi tiến đến điểm quá tải thông tin, chất lượng của quyết định sẽ sụt giảm trong khi chi phí tạo ra thông tin ngày càng tăng
  • Các yêu cầu của thông tin:
    • Mỗi nhóm người dùng có yêu cầu thông tin riêng
    • Ở mức càng cao của tổ chức, nhu cầu thông tin tổng hợp càng cao, ít cần những thông tin chi tiết, vụn vặ

Thành phần 3: Quá trình xử lý

• Thực hiện hoạt động xử lý Dữ liệu đã thu thập như: Phân tích, Tính toán, Tổng hợp dữ liệu, Ghi chép, Xác nhận….
• Nhằm làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra thông tin theo yêu cầu sử dụng

Thành phần 4: Lưu trữ

Lưu trữ dữ liệu đầu vào hoặc thông tin đầu ra phục vụ cho quá trình xử lý và cung cấp thông tin về sau cho đối tượng sử dụng

Thành phần 5: Kiểm soát

Kiểm soát quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu, phản hồi sai sót hạn chế để khắc phục, sửa chữa

Phân loại hệ thống thông tin

• Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
  • Hệ thống như hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS): Xử lý các nghiệp vụ, giao dịch
  • Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (Information System for Competitive Advantage, ISCA): Thông tin cạnh tranh
  • Hệ thống thông tinquản lý (Management Information Systems, MIS): Hệ thống báo cáo quản lý
  • Hệ thống chuyên gia (Expert Support Systems, ESS): Sử dụng kiến thức, tri thức của chuyên gia trong một lĩnh vực
  • Hệ thống trợ giúp ra quyết định (Decision Support Systems, DSS)
• Phân loại theo Lĩnh vực chức năng của bộ phận nghiệp vụ
  • Bán hàng và marketing: Quản lý, kiểm soát quá trình phát triển sản phẩm mới, phân phối, định giá, bán hàng
  • Sản xuất: Quản lý, kiểm soát quá trình tạo ra sản phẩm dịch vụ
  • HTTT tài chính: Quản lý, kiểm soát nguồn lực tài chính
  • HTTT kế toán: Quản lý, kiểm soát tài sản nguồn vốn, lợi nhuận
  • HTTT nhân sự: Quản lý, kiểm soát nguồn nhân lực

Mối quan hệ giữa các loại hệ thống thông tin

Những vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin kế toán

Khái niệm hệ thống thông tin kế toán (AIS)

Là hệ thống thông tin được thiết kê nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính cho người sử dụng đưa ra các quyết định trong hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán

Hướng tiếp cận theo nội dung tổ chức AIS

Các thành phần:

• Dữ liệu về tổ chức và các hoạt động của tổ chức
• Quy trình thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu
• Con người sử dụng hệ thống
• Phần cứng: cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
• Phần mềm để xử lý dữ liệu
• Kiểm soát nội bộ và biện pháp an ninh để bảo vệ dữ liệu AIS

6 thành phần này làm cho AIS thực hiện 3 chức năng quan trọng của AIS:

• Thu thập và lưu trữ dữ liệu,
• Chuyển đổi dữ liệu thành thông tin
• Cung cấp thủ tục kiểm soát thích hợp để bảo vệ an toàn tài sản và dữ liệu

Hướng tiếp cận theo các yếu tố của công nghệ thông tin

Dữ liệu đầu vào: Tất cả nội dung được đưa vào hệ thống kế toán, gồm:

• Hệ thống chứng từ và nội dung chứng từ
• Các đối tượng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải được tập hợp theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán
• Hệ thống các đối tượng quản lý cần được tập hợp theo dõi phù hợp với yêu cầu thông tin và quản lý của DN

Hệ thống xử lý: tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích, gồm:

• Quy trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh
• Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu
• Quy định về phân tích, kế toán các nghiệp vụ phát sinh
• Phương thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công
• Bộ máy xử lý gồm: các mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán; tổ chức công việc trong bộ máy kế toán

Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ để phục vụ cho các quá trình xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua các phương thức:

• Hệ thống chứng từ, sổ kế toán trong hệ thống kế toán thủ công
• Các tập tin, bảng dữ liệu trong môi trường máy tính

Thông tin của hệ thống thông tin kế toán thể hiện trên:

• Nội dung của các báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị)
• Hệ thống sổ kế toán

Kiểm soát:

• Bao gồm những quy trình, thủ tục, chính sách được thiết lập trong hệ thống thông tin kế toán
• Nhằm kiểm soát quá trình thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của hệ thống thông tin kế toán
• Đảm bảo các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin

Hướng tiếp cận theo quan điểm hệ thống

Hệ thống thông tin kế toán gồm các hệ thống con hay các chu trình kinh doanh.

Chu trình kinh danh: Tập hợp 1 chuỗi các hoạt động diễn ra theo trình tự được lặp lại. Trong DN có: chu trình doanh thu, chu trình mua hàng , chu trình nhân sự và tiền lương, chu trình sản xuất.

Phân loại hệ thống thông tin kế toán

• Theo đặc điểm của thông tin cung cấp:
  • Hệ thống thông tin kế toán tài chính
  • Hệ thống thông tin kế toán quản trị
• Theo phương thức xử lý
  • AIS thủ công: thực hiện thủ công, ghi chép bằng tay
  • AIS bán thủ công: Có sự hỗ trợ, ứng dụng của máy tính và cộng nghệ thông tin
  • ÁI dựa trên nền máy tính: Thực hiện trên máy tính từ việc thu thập, ghi nhận, xử lý, cung cấp,…

Vai trò của AIS trong doanh nghiệp và trong chuỗi giá trị

Vai trò của AIS trong doanh nghiệp

Vai trò của AIS trong chuỗi giá trị

Giá trị được cung cấp bởi một loạt các hoạt động được gọi là chuỗi giá trị (value chain). Các hoạt động bao gồm:

• Các hoạt động kinh doanh cơ bản: 5 hoạt động
  • Hoạt động cung cấp: Nhận, bảo quản, phân phối nguyên vật liệu…
  • Hoạt động sản xuất
  • Hoạt động phân phối sản phẩm
  • Hoạt động bán hàng và marketing
  • Hoạt động hỗ trợ sau bán hàng
• Các hoạt động bổ trợ: 4 hoạt động
  • Hoạt động quản lý doanh nghiệp: hoạt động về Kế toán, tài chính, luật pháp, quản trị cho phép DN hoạt động
  • Hoạt động liên quan đến Nguồn nhân lực: tuyển dụng, sa thải, đào tạo…
  • Hoạt động Công nghệ: hoạt động cải tiến sản phẩm, đầu tư IT, thiết kế sản phẩm
  • Mua sắm xây dựng cơ sở hạ tầng: mua máy móc, xây dựng cơ bản

Nhân sự tham giá tổ chức AIS

Các nhà quản lý cấp cao

• Các nhà quản lý cấp cao xác định mục tiêu, chiến lược – được thể hiện trong yêu cầu thông tin của AIS
• Hỗ trợ, khuyến khích quá trình phát triển hệ thống,
• Điều phối hoạt động giữa nhóm phát triển với các phòng ban chức năng
• Xét duyệt, phê chuẩn các giai đoạn phát triển hệ thống từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành

Các kế toán viên

Do tiến bộ của công nghệ thông tin nên vai trò của kế toán viên trong AIS cũng sẽ thay đổi

Kế toán viên là:

• Người sử dụng AIS:
  • Kế toán viên là người sử dụng AIS nên kế toán viên có khả năng chuyển những nhu cầu thông tin của mình cho các chuyên gia thiết kế hệ thống.
  • Kế toán viên sẽ tham gia một cách tích cực và chủ động vào các dự án phát triển hệ thống để đảm bảo việc thiết kế hệ thống một cách phù hợp.
• Người thiết kế AIS:
  • Kế toán viên là người hàng ngày sử dụng AIS nên kế toán viên sẽ biết được AIS hiện tại có chức năng gì, có những ưu điểm, nhược điểm gì, AIS hiện tại có đáp ứng được yêu cầu thông tin của đơn vị hay không, phần cứng, phần mềm của AIS cần phải đầu tư, chỉnh sửa những phần nào, chức năng nào cho phù hợp.
  • Kế toán viên trong quá trình sử dụng AIS, sẽ xác định được bản chất thông tin yêu cầu, nguồn thông tin, điểm đến của thông tin, các nguyên tắc hoặc quy tắc kế toán cần thiết phải được áp dụng.
• Người có vai trò của kiểm toán viên:
  • Khi thực hiện các công việc kế toán AIS ứng dụng CNTT hiện đại, liên quan đến các dòng thông tin, dòng thông tin kế toán, kế toán viên là những người am hiểu chuyên sâu nhất về hệ thống, AIS
  • Ngoài thực hiện các công việc của kế toán đơn thuần, kế toán viên còn thực hiện hỗ trợ các công việc của những kiểm toán viên nội bộ (Internal Auditors) và kiểm toán độc lập (External Auditors) trong việc xác thực tính chính xác, trung thực của các BCTC hay thực hiện các công việc đánh giá AIS, phân tích rủi ro với hệ thống thông tin, đánh giá, kiểm tra quá trình xâm nhập nhằm kiểm soát và bảo mật AIS

Phụ trách các bộ phận chức năng

• Là thành viên của nhóm quản lý dự án phát triển AIS
• Là trưởng các bộ phận kế toán, các bộ phận khác có nhu cầu sử dụng thông tin hoặc liên quan đến AIS
• Thiết lập các chính sách, kiểm soát quá trình phát triển hệ thống,
• Xét duyệt các giai đoạn đã thực hiện, báo cáo kết quả, trình các phương án cho giai đoạn tiếp theo lên nhà quản trị cấp cao

Các chuyên gia phân tich, tư vấn, lập trình hệ thống

• Người có khả năng phân tích hệ thống hiện tại, thiết kế hệ thống mới, lập trình các ứng dụng xử lý bằng máy tính
• Là người có kiến thức sâu rộng liên quan đến tổ chức AIS, tổ chức hệ thống kiểm soát, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý
• Có thể là người bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp

Chu kỳ phát triển AIS

Chu kỳ phát triển AIS: Các giai đoạn diễn ra theo một trình tự và lặp lại trong suốt quá trình phát triển AIS

Lập kế hoạch:

• Xác định phạm vi, cách thức phát triển, yêu cầu nguồn nhân lực và các nguồn lực khác phát triển AIS
• Kế hoạch phải đặt trong chiến lược phát triển

Phân tích AIS

• Khảo sát hệ thống hiện tại và xác định giải pháp hoàn thiện
• Khảo sát sơ bộ: Đánh giá hệ thống hiện hành, những điểm không phù hợp
• Khảo sát chi tiết: Phân tích chi tiết các nội dung môi trường hệ thống, các thành phần, các phương án hoàn thiện

Thiết kế AIS

• Phân tích để thiết kế và mô tả các thành phần AIS bằng hình vẽ, công cụ lưu đồ, sơ đồ….
• Thiết kế sơ bộ: trình bày ý tưởng
• Thiết kế chi tiết: thể hiện ý tưởng, nội dung bằng mô hình cụ thể

Thực hiện AIS

Chuyển mô hình hệ thống đã thiết kế thành hệ thống hiện thực để đưa vào sử dụng, gồm các công việc:

• Tạo chương trình xử lý của máy tính
• Mua sắm, cài đặt thiết bị
• Tuyển dụng, huấn luyện nhân viên
• Tiến hành kiểm tra, thử nghiệm hệ thống
• Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
• Thiết lập hồ sơ hệ thống

Vận hành AIS

• Giai đoạn sử dụng hệ thống nhưng chưa phải là giai đoạn kết thúc quá trình phát triển AIS
• Tiến hành thẩm định, đánh giá quá trình hoạt động, xác định mức độ đáp ứng yêu cầu của hệ thống mới

KLE Mentoring Program

Đơn vị đào tạo ACCA, Thi tuyển dụng Kiểm toán, tư vấn tài chính Big4, Nonbig và Tiếng Anh giao tiếp, Ielts.
Với đội ngũ giảng viên là 100% ACCA Members cùng kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực kế toán – kiểm toán và tài chính, KLE không chỉ mang đến kiến thức nền tảng vững chắc mà còn giúp học viên phát triển kỹ năng ứng dụng thực tế. Không chỉ là chương trình đào tạo truyền thống, KLE tạo ra một môi trường học tập thực tiễn, nơi mối quan hệ giữa người học và giảng viên không dừng lại ở giảng dạy kiến thức mà còn phát triển sâu hơn thành mối quan hệ Mentee – Mentor.