Tổ chức sổ kế toán

Khái quát chung

Khái niệm

Là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản. Là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hóa các số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác.

Mỗi loại sổ kế toán khác nhau về:

• Chức năng ghi chép của sổ
• Hình thức và nội dung kết cấu
• Phương pháp ghi chép các thông tin trên sổ
• Cơ sở số liệu ghi chép vào sổ

Phân loại

• Theo phương pháp ghi: sổ ghi đơn và sổ ghi kép
• Theo chức năng hệ thống hóa sổ liệu: sổ nhật ký, sổ cái, sổ liên hợp
• Theo mức độ tổng hợp hay chi tiết: sổ chi tổng hợp, sổ chi tiết, sổ liên hợp
• Theo hình thức kết cuẩ của sổ: hình thức bên ngoài và bên trong

Nguyên tắc tổ chức sổ kế toán

Bảo đảm tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán.

Lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán nào (hay hệ thống sổ kế toán nào) phải phù hợp với năng lực và trình độ của cán bộ quản lý và kế toán viên.

Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho kiểm tra kế toán.

Phải mở sổ kế toán và khoá sổ kế toán theo đúng quy định.

Việc ghi chép trên sổ kế toán thủ công phải rõ ràng, dễ đọc và phải ghi bằng mực tốt, không phai. Số liệu phản ánh trên sổ kế toán phải liên tục, có hệ thống, không được bỏ cách dòng hoặc viết xen kẽ, đè chồng lên nhau. Sai phải sửa theo quy định:

• Phương pháp cải chính số liệu
• Phương pháp ghi bổ sung
• Phương pháp ghi số âm (pp ghi đỏ)

Nội dung tổ chức sổ kế toán

Lựa chọn hình thức sổ kế toán

Dựa vào đặc điểm cụ thể của từng đơn vị về quy mô, về tính chất hoạt động, về ngành nghề kinh doanh, về trình độ cán bộ, về yêu cầu thông tin cung cấp cho quản lý, về điều kiện và phương tiện vật chất hiện có…,

Lựa chọn chủng loại và số lượng sổ

Hê thống sổ kế toán:

• Hệ thống sổ kế toán chi tiết.
• Hệ thống sổ kế toán tổng hợp.

Các tiêu thức lựa chọn chủng loại và số lượng sổ kế toán:

• Đặc điểm và loại hình sản xuất, kinh doanh của đơn vị.
• Quy mô sản xuất của đơn vị.
• Yêu cầu cung cấp thông tin cho quản lý.
• Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh.
• Số lượng tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết sử dụng.

Tổ chức xây dựng, thiết kế quy trình ghi ghép sổ kế toán

Yêu cầu:

• Phải xây dựng, thiết kế được quy trình ghi chép sổ kế toán các loại cho phù hợp với từng đơn vị.
• Phải chỉ rõ công việc hàng ngày, định kỳ, công việc cuối tháng,… mà kế toán phải tiến hành trên từng loại sổ và trong toàn hệ thống sổ mà đơn vị sử dụng.
• Phải chỉ rõ trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra…

Mục đích:

• Việc ghi chép thông tin kế toán rõ ràng, đơn giản, dễ kiểm tra, tiết kiệm chi phí
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công, phân nhiệm kế toán, bảo đảm cho thông tin kế toán có độ tin cậy cao.

Tổ chức quá trình ghi chép vào sổ

Lựa chọn sổ phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Lựa chọn phương tiện kỹ thuật ghi sổ.

Xác định trách nhiệm của người ghi sổ.

Xây dựng mối quan hệ đối chiếu, cung cấp số liệu của các loại sổ.

Bảo quản, lưu trữ sổ kế toán

Tổ chức quá trình bảo quản, lưu giữ sổ kế toán phải:

Xây dựng được quy trình ghi chép, xử lý, sử dụng và lưu giữ sổ các loại ở từng khâu, từng nơi, từng bộ phận, từng cá nhân… gắn với trách nhiệm của từng người

Phải phân loại, sắp xếp sổ thuộc từng loại; trong đó lại sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, dễ tra cứu, sử dụng khi cần thiết.

Các hình thức sổ kế toán

Khái niệm: hình thức sổ kế toán là việc kết hợp các loại sổ kế toán với nội dung và kết cấu khác nhau trong cùng một quá trình ghi sổ theo một trình tự nhất định nhằm rút ra các chỉ tiêu cần thiết cho người sử dụng thông tin

Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ – ghi sổ

Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Khái quát chung về tổ chức báo cáo kế toán

Khái niệm

Là quá trình xây dựng những quy định về nội dung, kết cấu, biểu mẫu, trách nhiệm, thời điểm, thời kỳ, phương pháp, nơi lập và nơi nhận các báo cáo kế toán.

Là sự cụ thể hoá phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán dưới góc độ tổ chức hệ thống thông tin tổng quát cho những người sử dụng thông tin.

Vai trò

Hướng dẫn các đơn vị kế toán trong công tác lập báo cáo kế toán

Bảo đảm yêu cầu chính xác, đầy đủ, thống nhất, khách quan của các thông tin trình bày trên báo cáo kế toán.

Bảo đảm quyền lợi hợp pháp của các đối tượng có lợi ích gắn trực tiếp hoặc gián tiếp với kết quả kinh doanh của các doanh nghiệp.

Nội dung tổ chức báo cáo kế toán

Quy định cơ cấu và mẫu biểu báo cáo kế toán

Quy định trách nhiệm lập báo cáo kế toán

Quy định trách nhiệm của người kiểm tra, kiểm toán báo cáo kế toán.

Quy định nơi nhận hoặc công khai báo cáo kế toán

Quy định về phương pháp lập báo cáo kế toán

Tổ chức vận dụng chế độ báo cáo kế toán

Đối với báo cáo tài chính bắt buộc thì dựa vào chế độ báo cáo kế toán của nhà nước để xác định:

• Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01-DN
• Kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02-DN
• Lưu chuyển tiền tệ, mẫu số B03-DN
• Thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B09-DN

Đối với báo cáo kế toán nội bộ thiết lập danh mục, nội dung, kết cấu theo quy trình sau

KLE Mentoring Program

Đơn vị đào tạo ACCA, Thi tuyển dụng Kiểm toán, tư vấn tài chính Big4, Nonbig và Tiếng Anh giao tiếp, Ielts.
Với đội ngũ giảng viên là 100% ACCA Members cùng kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực kế toán – kiểm toán và tài chính, KLE không chỉ mang đến kiến thức nền tảng vững chắc mà còn giúp học viên phát triển kỹ năng ứng dụng thực tế. Không chỉ là chương trình đào tạo truyền thống, KLE tạo ra một môi trường học tập thực tiễn, nơi mối quan hệ giữa người học và giảng viên không dừng lại ở giảng dạy kiến thức mà còn phát triển sâu hơn thành mối quan hệ Mentee – Mentor.