Tổ chức chứng từ kế toán

Khái quát về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Các khái niệm

• Ở góc độ vĩ mô: Là việc tổ chức vận dụng phương pháp chứng từ trng ghi chép kế tán để ban hành chế độ và tổ chức vận dụng chế độ.
• Ở góc độ vi mô: Là việc thiết kế khối lượng công tác kế tán ban đầu trên hệ thống các bản chứng từ hợp lý, hợp pháp the một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định.

Ý nghĩa

• Về mặt quản lý: Cung cấp thông tin nhanh, chính xác ch quản lý
• Về mặt pháp lý: Xác minh nghiệp vụ, kiểm tra kế tán, giải quyết tranh chấp
• Về mặt kế tán:
  • Cơ sở để ghi sổ, lập bá cá
  • Cơ sở để mã hóa thông tin

Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán

Căn cứ và quy mô sản xuất-kinh danh, lại hình hạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng lại chứng từ kế tán và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp

Căn cứ và yêu cầu quản lý tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ thích hợp và luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan

Căn cứ và nội dung và đặc điểm của từng lại chứng từ để xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp ch từng lại

Căn cứ và chế độ Nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất để tăng cường tính pháp lý của chứng từ kế tán và bả đảm ch chứng từ là căn cứ pháp lý quan trọng trng ghi sổ kế tán, cung cấp thông tin ch quản lý

Hệ thống chứng từ kế toán hiện hành

Phân loại

Theo nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ, chứng từ kế toán gồm:

• Chứng từ lao động tiền lương
• Chứng từ HTK
• Chứng từ bán hàng
• Chứng từ tiền tệ
• Chứng từ về TSCĐ

Theo công dụng của chứng từ:

• Chứng từ mệnh lệnh: dùng để truyền đạt những chỉ thị hay mệnh lệnh của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành. Loại chứng từ này chỉ mới chứng mình nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa đề cập đến mức độ hoàn thành
• Chứng từ chấp hành: chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành. Chứng từ mệnh lệnh cùng với chứng từ chấp hành có đủ điều kiện được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán
• Chứng từ thủ tục: tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ có liên quan theo những đối tượng cụ thể nhất định của kế toán để thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Đây là chứng từ trung gian, phải kèm chứng từ ban đầu mới chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ
• Chứng từ liên hợp: mang đặc điểm của hai hoặc ba loại chứng từ nói trên

Theo địa điểm lập bản chứng từ

• Chứng từ bên trong: chứng từ được lập trong nội bộ đơn vị kế toán
• Chứng từ bên ngoài: có liên quan đến đơn vị ké toán nhưng được lập từ các đơn vị khác

Theo trình độ khái quát tài liệu trên bản chứng từ: chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp

Theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ: chứng từ một lần và nhiều lần

Nội dung tổ chức chứng từ kế toán

Xác định danh mục chứng từ

• Xác định lại chứng từ
• Xác định nội dung và hình thức của chứng từ

Yêu cầu:

• Chứng từ sử dụng phải có đủ các yếu tố cơ bản cần thiết và bổ sung trên chứng từ:
  • Tên chứng từ
  • Số hiệu, ngày tháng của chứng từ
  • Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân liên quan
  • Nội dung của nghiệp vụ
  • Quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá trị
  • Chữ ký (ít nhất 2 chữ ký) và dấu của đơn vị
• Chứng từ sử dụng phải có đủ các yếu tố cơ bản cần thiết và bổ sung trên chứng từ
• Chứng từ phải thể hiện được thông tin cần thiết ch quản lý và ghi sổ kế tán
• Chứng từ phải trên cơ sở biểu mẫu d NN ban hành.
• Chứng từ đặc thù sử dụng phải có sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền
• Chứng từ sử dụng phải phù hợp với điều kiện la động kế tán tại đơn vị (lập chứng từ thủ công, hặc bằng máy

Tổ chức lập chứng từ

• Lựa chọn chứng từ phù hợp với nghiệp vụ
• Lựa chọn phương tiện kỹ thuật để lập chứng từ
• Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ

Tổ chức kiểm tra chứng từ

• Mục tiêu: đảm bảo chất lượng thông tin trước ghi sổ
• Nội dung kiểm tra:
  • Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ
  • Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ
  • Kiểm tra tính hợp lý của số liệu, của nội dung nghiệp vụ, của không gian, thời gian phát sinh nghiệp vụ

Tổ chức luân chuyển, sử dụng chứng từ

Tổ chức sử dụng chứng từ cho ghi sổ kế toán:

• Phân loại chứng từ theo phần hành và theo thời gian phát sinh
• Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ
• Ghi sổ theo cách thức tổ chức sổ tại đơn vị

Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ

Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành

Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt, chứng từ được đưa vào lưu trữ. Nội dung lưu trữ gồm:

• Chọn địa điểm lưu trữ
• Chọn điều kiện lưu trữ
• Xây dựng yêu cầu về an toàn và bí mật tài liệu
• Xác định trách nhiệm vật chất của các đối tượng liên quan

Chứng từ sau khi lưu trữ có thể được sử dụng lại:  Sử dụng cho người trong doanh nghiệp/Sử dụng cho người ngoài doanh nghiệp

Hủy chứng từ:

• Lập hội đồng tiêu hủy chứng từ
• Lập các biên bản liên quan
• Chọn cách thức tiêu hủy chứng từ

Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết nhau và được gọi là chương trình luân chuyển chứng từ:

• Xác định mối liên hệ giữa các bộ phận liên quan
• Xác định trách nhiệm vật chất của những người tham gia thực hiện và xác minh nghiệp vụ hoàn thành
• Xây dựng quy trình khoa học để rút ngắn trình tự luân chuyển chứng từ.

Luân chuyển các loại chứng từ kế toán chủ yếu

Tổ chức chứng từ tiền mặt

Kế toán thành toán có trách nhiệm lập 3 liên phiếu thu/chi cho từng nghiệp vụ thu tiền hoặc chi tiền phát sinh

Tổ chức chứng từ HTK

Khái niệm hàng tồn kho: Là một loại TS ngắn hạn có hình thái vật chất và có thể luân chuyển qua kho

Bộ phân cung ứng/ kế toán hàng tồn kho lập 3 liên phiếu nhập/xuất kho và thực hiện quy trình luân chuyển phiếu nhập/xuất kho

Tổ chức chứng từ lao động và tiền lương

Các chứng từ liên quan:

Tổ chức chứng từ TSCĐ

Tổ chức chứng từ bán hàng

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Khái niệm, nhiệm vụ tổ chức tài khoản kế toán

Tổ chức tài khoản kế toán là quá trình thiết lập một hệ thống TK kế toán nhằm cung cấp các thông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị kế toán. –

Thực chất là xây dựng hệ thống các tài khoản ghi đơn, ghi kép để hệ thống hóa các chứng từ kế toán theo thời gian và theo từng đối tượng cụ thể nhằm mục đích kiểm soát, quản lý các đối tượng của kế toán.

Nguyên tắc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

• Hệ thống tài khoản kế toán phải kiểm soát được các đối tượng trên các góc độ tình hình hiện có và biến động tăng, giảm của chúng
• Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng phải phù hợp với chế độ quản lý và cơ chế quản lý trong giai đoạn lịch sử ban hành chế độ
• Tổ chức hệ thống tài khoản phải tôn trọng tính đặc thù về đối tượng, về đơn vị kế toán
• Hệ thống tài khoản kế toán được tổ chức phải tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế

Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Các yêu cầu khi tổ chức hệ thống tài khoản:

• Hệ thống TK phải được chia thành từng loại, từng nhóm, từng TK với số hiệu và tên gọi dễ nhận biết giữa hình thức pháp lý và bản chất kinh tế của đối tượng ghi trên TK.
• Hệ thống TK kế toán xây dựng phải có tính mở và tính thích ứng tính tuân thủ cao khi ứng dụng, tính khả thi trong thực tiễn.
• Hệ thống tài khoản kế toán phải có tính logic về số hiệu, tên gọi, nội dung ghi chép trên các tài khoản.
• Hệ thống tài khoản phải có tính thống nhất về đơn vị ban hành, phạm vi áp dụng trong các ngành, đơn vị kế toán cơ sở.

Xây dựng các loại tài khoản cho đối tượng kế toán

Xây dựng nội dung, kết cấu, hình thức cho tài khoản

Xây dựng mối quan hệ ghi chép cho từng tài khoản

Chế độ tài khoản kế toán hiện hành và tổ chức vận dụng

Chế độ tài khoản kế toán hiện hành

Chế độ tài khoản kế toán hiện hành được ban hành theo thông tư 200/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

• TK tài sản: tuỳ theo tài sản của doanh nghiệp.
• TK công nợ phải trả: tuỳ theo tính chất công nợ.
• TK vốn chủ sở hữu: tuỳ theo cơ cấu vốn chủ sở hữu.
• TK DT, CP và kết quả: tuỳ theo loại hình doanh nghiệp, tính chất hoạt động, quy mô của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp được cụ thể hoá, bổ sung thêm TK chi tiết. Doanh nghiệp được đề nghị bổ sung TK cấp 1 hoặc cấp 2.

Việc cụ thể hoá hệ thống TK kế toán chi tiết phải đảm bảo các yêu cầu:

• Phản ánh, hệ thống hoá đầy đủ, cụ thể mọi đối tượng kế toán trong DN.
• Phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và cấp trên.
• Phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
• Phải hướng tới cung cấp thông tin thực hiện cho công tác quản trị nội bộ

KLE Mentoring Program

Đơn vị đào tạo ACCA, Thi tuyển dụng Kiểm toán, tư vấn tài chính Big4, Nonbig và Tiếng Anh giao tiếp, Ielts.
Với đội ngũ giảng viên là 100% ACCA Members cùng kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực kế toán – kiểm toán và tài chính, KLE không chỉ mang đến kiến thức nền tảng vững chắc mà còn giúp học viên phát triển kỹ năng ứng dụng thực tế. Không chỉ là chương trình đào tạo truyền thống, KLE tạo ra một môi trường học tập thực tiễn, nơi mối quan hệ giữa người học và giảng viên không dừng lại ở giảng dạy kiến thức mà còn phát triển sâu hơn thành mối quan hệ Mentee – Mentor.