Đặc thù của nghề kiểm toán là khối lượng công việc tương đối lớn vào mùa bận, deadline dí liên tục. Do đó trong quá trình làm việc, các bạn sẽ rút ra những bài học kinh nghiệm để cải thiện năng suất công việc, tối ưu hoá các quy trình và tự tạo sự chuẩn bị cần thiết. Vậy ở trên môi trường giảng đường, vốn chưa được tiếp xúc với công việc thực tế thì chúng ta có thể chuẩn bị trước điều gì?

Bên cạnh kiến thức chuyên ngành, kỹ năng mềm thì kỹ năng sử dụng Excel sẽ tạo ra một khoảng cách tương đối rõ rệt, vì hầu hết các công ty kiểm toán đều trình bày giấy tờ làm việc của mình trên đó. Nếu có cơ hội quan sát, các bạn sẽ thấy một đặc điểm chung của dân kiểm toán đó là:

1. Làm việc trên Excel hầu hết không dùng chuột

Có 2 lý do cho việc này, thứ nhất là tính tiện lợi. Khi đến làm việc tại các doanh nghiệp, không phải lúc nào cũng có bàn ghế tử tế để dùng chuột đâu. Cần phỏng vấn ai thì bê máy laptop đến hỏi, đặt lên đùi rồi khách hàng nói đến đâu thì gõ đến đấy và trình bày file luôn. Đối với kiểm toán thì cả thế giới thu bé lại vừa bằng một chiếc laptop, file Excel và 10 ngón tay hoa mỹ đang múa phím mà thôi.

Thứ hai, Excel có rất nhiều phím tắt. Hầu hết các tính năng có phím tắt sẽ chỉ cần 3-4 nút ấn, nếu thuộc thì bạn chỉ tốn đúng 1 giây để gọi chúng ra, nhanh hơn rất nhiều so với việc cầm chuột di chuyển đến từng vị trí để ấn. Lấy ví dụ đơn giản nhé, đối với một cột được đánh số từ 1 đến 10000, bạn mất bao lâu để bôi đen toàn bộ, và so sánh với việc ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên xuống? Có sự chênh lệch không hề nhẹ đúng không?

2. Vậy nên rèn luyện như thế nào?

Học trực tuyến đang đem lại cho chúng ta một cơ hội rèn luyện không thể tuyệt vời hơn. Các bạn có thể sử dụng file Excel như một cuốn vở ghi và làm bài tập, chỉ cần tạo 1 file và có nhiều sheet nhỏ bên trong là chúng ta có thể bắt đầu rồi. Đồng thời nếu muốn ôn tập thì cũng rất tiện lợi nữa, các công thức tính toán có thể được kiểm tra dễ dàng và dễ chỉnh sửa, không như ghi chép truyền thống có thể xuất hiện các vết tẩy xoá.

Ngoài ra, các hàm Excel sử dụng trong kiểm toán cũng không quá phức tạp. Chủ yếu là các hàm mà các bạn đã học trong học phần tin học như tính tổng, hàm điều kiện, hàm tham chiếu, hàm xử lý chuỗi… quan trọng là tư duy khi xử lý dữ liệu thô. Nhưng trước khi có thể đạt đến mức độ tư duy vận dụng, thì chúng ta cần biết cách sử dụng hàm đã.

Để bắt đầu, hãy vứt con chuột đi và bắt đầu từ các tổ hợp phím di chuyển, bôi đen trong trang tính. Sau đó đến phím Alt thần thánh, bạn có thể học phím tắt của rất nhiều chức năng. Tiếp đó là sử dụng các hàm đã học, nếu đã quen thì có thể tham khảo một số nguồn học các tính năng khác của Excel, chúng có rất nhiều trên mạng và hoàn toàn miễn phí, nhưng quan trọng là nếu xem video thì hãy tải file thực hành về, có trải nghiệm thực sự thì mới nhớ lâu và hình thành kỹ năng được.

3. Một số nguồn tự học Excel tham khảo

1. Các phím tắt thông dụng trong Excel bạn cần biết: 
2. Các hàm Excel quan trọng nhất: 
3. Pivot Table trong Excel: 
4. Tạo báo cáo động trong Excel (Dashboard): 
5. Excel cho Kế toán cơ bản đến nâng cao: 
6. Hàm Excel thông dụng: IF, SumIF, CountIF, SumIFs, CountIFs: 
7. Top 25 thủ thuật nâng cao: