Vậy là hành trình Internship 2024 đã dần đi đến hồi kết. Chúng mình luôn cảm thấy may mắn vì đã được đồng hành và lắng nghe chia sẻ không chỉ từ các bạn mentees nhà K đỏ mà còn nhiều bạn sinh viên khác trên hành trình này. Dạo gần đây, chúng mình hay nhận được những câu hỏi, thắc mắc về công việc hay các trải nghiệm trong tương lai gần mà các bạn Intern có thể được “tận hưởng” trong mùa bận sắp tới này. Và để trả lời cho những câu hỏi này, chúng mình xin được chia sẻ đến các bạn series “Thực tập có gì?” cùng với chủ đề bài viết hôm nay – một trong một rổ “signature tasks” mà các bạn Intern chắc chắn sẽ trải qua, và tất nhiên chính là thủ tục kiểm kê.
Kiểm kê được chia làm nhiều loại, tương ứng với các phần hành khác nhau có thể kể đến như inventory, cash, CIP, PPE,… Kiểm kê là một trong các thủ tục kiểm toán vô cùng quan trọng, có sức ảnh hưởng lan toả đến các thủ tục khác. Vì vậy, chúng ta đã học, hiểu và nắm vững lý thuyết về kiểm kê, tuy nhiên trên thực tế, liệu thủ tục kiểm kê tại các công ty kiểm toán có giống như trong sách vở? Và làm thế nào để một bạn Intern có thể hoàn thành tốt được thủ tục kiểm kê trong lần đầu?
Sau khi chính thức onboard (đối với các Big4 firms thường rơi vào tháng 12), các bạn Intern sẽ đăng nhập được vào tài khoản của mình trong hệ thống công ty và thực hiện kiểm tra các code job đã lên của mình. Sau khi kiểm tra kỹ code job, các bạn sẽ note lại các job của mình, phân loại ra các job chỉ đi kiểm kê và tìm kiếm thông tin liên hệ của Incharge (IC) job. Khi nhận được thông tin code job kiểm kê, nếu vô tình rơi vào ngày bạn có lịch thi trên trường và không thể nghỉ, vui lòng liên hệ lại HR nhanh chóng để HR có thể sắp xếp lại và hỗ trợ bạn swap job khác.
Trước kiểm kê:
Thông thường, với mỗi job kiểm kê sẽ chỉ có 1 người (1 Intern) hoặc có thể có 2 người (1 Intern và 1 A1/A2) đối với các job phức tạp hơn. Bước tiếp theo sẽ là kết nối với Incharge (thường là các senior) hay liên hệ trực tiếp với người đồng hành cùng mình đi kiểm kê. Điều cần làm lúc này là xin hướng dẫn kiểm kê, tự khái quát về đặc trưng job này thông qua thông tin IC cung cấp, tra cứu thêm công ty trên internet.
Khi nhận được hướng dẫn kiểm kê, có một số thông tin cần chú ý và đọc thật kỹ như:
- Thời gian kiểm kê: chú ý thật kỹ về ngày kiểm kê, giờ kiểm kê vì một số bạn có thể nhầm lẫn.
- Địa điểm: đặc biệt chú ý địa điểm kho hàng cần kiểm kê, xa hay gần để lựa chọn phương tiện di chuyển phù hợp. Ví dụ, nếu trong nội thành Hà Nội thì thường chúng ta sẽ tự di chuyển bằng xe máy, tuy nhiên với các địa điểm xa hơn thì cần di chuyển bằng ô tô/máy bay.
- Nội dung công việc cần làm: xem kỹ nội dung kiểm kê cho items nào, kiểm kê những loại hàng nào, yêu cầu về số lượng mẫu, lưu ý khi chọn mẫu, lưu ý khi chứng kiến kiểm kê, lưu ý khi làm working paper kiểm kê… Lưu ý nên in trước stocklist (nếu KH gửi trước) để hạn chế trường hợp mất mạng khi xuống kho kiểm kê.
- Các lưu ý đặc biệt khi xuống kho kiểm kê của khách hàng: có cần mặc đồ bảo hộ không,… Kiểm kê ở kho đông hay các công trình xây dựng thì cần chuẩn bị gì,… Ví dụ, mình đã từng đi job kiểm kê trong đó KH lưu ý rõ rằng khi xuống kho không được phép bôi kem chống nắng, trang điểm và đeo trang sức vì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của công ty. Lưu ý, việc quay chụp cũng hết sức nhạy cảm và nhiều công ty là nghiêm cấm thực hiện.
- Trang phục: Hãy mặc quần áo lịch sự, thoải mái. Các bạn nên chuẩn bị một đôi giày thoải mái, thuận tiện cho việc đi lại, leo trèo vì trong khi kiểm kê mình sẽ phải di chuyển khá nhiều
Trước ngày kiểm kê, các bạn cần lấy số điện thoại của khách hàng, gọi điện xác nhận lại về thời gian, địa điểm, các nội dung công việc của buổi kiểm kê, lưu ý hỏi xem khi xuống dưới kho có thể liên hệ với anh/chị nào.
Sau tất cả các bước trên, điều bạn cần làm là đặt xe nếu đi xa. Đặc biệt, nếu đi cùng với 1 anh/chị nữa, các bạn có thể support anh chị bằng cách hỗ trợ anh chị đặt xe. Đối với các job kiểm kê cần đi dài hơn 1 ngày, các bạn cũng lần liên hệ để đặt phòng khách sạn. Từng công ty sẽ có quy định riêng về việc đặt xe, có firm sẽ có form request đặt xe cho bạn, và HR sẽ process rồi gửi lại thông tin tài xế cho bạn qua mail trước ngày đi; có firm sẽ cấp cho bạn thẻ taxi để tiện di chuyển. Đặt báo thức, đặt báo thức, đặt báo thức, điều quan trọng nhắc 3 lần!!! Các job kiểm kê sẽ thường phải di chuyển khá sớm vào buổi sáng, vì vây, hãy nhớ đặt báo thức trước ngày đi kiểm kê để tránh ngủ quên nhé.
Trong kiểm kê:
Luôn luôn đem theo căn cước công dân trong người. Khi đến các kho hàng, xưởng của khách hàng, bạn sẽ phải xuất trình căn cước công dân để được cấp thẻ khách vào công ty/ khu công nghiệp. Địa điểm tiếp đến chính là phòng kế toán, các bạn sẽ trao đổi với kế toán trưởng và các kế toán khác về các đầu mục cần kiểm kê hôm ấy và thống nhất về các mẫu kiểm kê đã được lựa chọn trước đó. Trong quá trình kiểm kê, sẽ có quản đốc phân xưởng/ quản lý kho và các kế toán của công ty sẽ chỉ dẫn vị trí mẫu cần kiểm kê và đi cùng kiểm toán viên đến khi hoàn thành hết các đầu mục.
Có nhiều trường hợp trước khi kiểm kê, KH vẫn chưa chốt được số để gửi tất cả danh sách cho KTV chọn mẫu do dây truyền của họ chưa thể tạm dừng. Cho đến ngày các KTV đi kiểm kê, họ mới cho công nhân nghỉ và tạm dừng dây truyền sản xuất, khi ấy, kế toán mới chốt số và gửi cho KTV chọn mẫu được. Vì vậy, lúc này ta sẽ phải chạy mẫu ngay ở công ty KH. Chính vì vậy, điều này sẽ làm mất khá nhiều thời gian kiểm kê và KTV phải đảm bảo chạy ra đúng đủ số lượng mẫu cần kiểm tra, và các mẫu có rủi ro được chọn.
Tuỳ thuộc vào loại hình công ty sẽ có những nhiều kho được kiểm kê cùng một lúc trong cùng một ngày, ví dụ kho ở Hải Phòng, kho ở Bắc Ninh, kho ở Hưng Yên. Trước khi tiến hành chọn mẫu, các bạn hãy hỏi kỹ các anh chị kế toán (hoặc đọc kỹ hướng dẫn) xem vị trí các mặt hàng được để như thế nào, cùng một mặt hàng có để ở nhiều vị trí trong kho hay không, có để ở nhiều kho khác nhau hay không. Trong trường hợp một mặt hàng để ở nhiều vị trí khác nhau ở trong kho thì các bạn hãy hỏi các chị kế toán lọc ra tất cả vị trí của mặt hàng đó để tiện lợi cho việc chứng kiến kiểm kê nhé.
Khi quan sát kiểm kê, các bạn cũng cần quan sát kỹ tình trạng của các mặt hàng, xem liệu có hỏng hóc, cũ nát gì không, liệu trong nhà máy có cái máy nào trông rất cũ và bụi và có vẻ là lâu chưa được sử dụng hay chưa. Đối với một số doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm đóng gói, có sử dụng bao bì nilon hay giấy, cần kiểm tra kỹ xem các bao bì này đã để lâu hay chưa, có bị dễ gãy vụn, mọt hay chảy nhựa không. Trong thời gian kiểm kê, các bạn cũng cần quan sát xem doanh nghiệp có hoạt động xuất, nhập hàng hay không nha, thường thì hoạt động xuất, nhập hàng nên được tạm ngừng trong thời gian kiểm kê, tuy nhiên tuỳ công ty thì vẫn có thể xuất, nhập hàng.
Nếu phát hiện sự chênh lệch và khác biệt trong quá trình kiểm kê trên thực tế so với sổ sách khách hàng gửi, về số lượng, chất lượng,…, các bạn nên take notes lại và hỏi ngay các kế toán, quản lý kho xem họ giải thích ra sao, có hợp lý hay không và minh chứng của họ cho sự chênh lệch này là gì. Nếu bên KH không đưa ra được bằng chứng và giải thích hợp lý cho vấn đề, hãy gọi cho IC và note thêm vào biên bản kiểm kê.
Hãy luôn đảm bảo an toàn cho bản thân nếu phải kiểm kê ở những địa hình, vị trí nguy hiểm bằng cách mặc đồ bảo hộ chắc chắn, một số bạn có thể sẽ kiểm kê gạch, công trình đang xây dựng, nhà máy sản xuất xi măng, hay trèo lên những tank dầu, silo cao chót vót 20 – 30m,… Trong quá trình kiểm kê, tuỳ quy định của từng firm mà KTV có thể ghi hình, chụp lại những hình ảnh mà doanh nghiệp sắp xếp, bảo quản hàng hoá, máy móc làm minh chứng xem DN có áp dụng các biện pháp để bảo vệ hàng hoá, sắp xếp khoa học hay chất lượng hàng còn tốt, mới hay không. Một phần việc lưu lại các hình ảnh này cũng sẽ là bằng chứng để các bạn làm báo cáo kiểm kê để nộp lại cho IC, đây cũng là một trong những bằng chứng chứng minh thử nghiệm kiểm soát của doanh nghiệp được kiểm toán có tốt hay không.
Sau kiểm kê:
Sau khi kiểm kê xong, chúng mình hãy nhớ obtain biên bản kiểm kê có đầy đủ chữ ký của người phụ trách bộ phận kho và bộ phận kế toán (lưu ý là chúng mình sẽ không ký vào bất kỳ loại giấy tờ nào nhé, chúng mình chỉ chứng kiến kiểm kê thui). Bên cạnh đó, tuỳ vào mỗi job thì các bạn cũng có thể được phân công obtain các phiếu xuất kho xung quanh thời gian diễn ra cuộc kiểm kê, các bạn nhớ kiểm tra kỹ các thông tin trên các loại tài liệu trước khi ra về, trao đổi lại với khách hàng nếu có sai sót gì để tránh phát hiện ra lỗi sai khi đã về đến văn phòng nha. Tuỳ quy định của các khách hàng thì chúng mình có thể được cầm bản cứng của tài liệu về, nhưng cũng có khách hàng không cho phép thì các bạn có thể sử dụng điện thoại để scan lại tài liệu.
Thêm vào đó, có thể có firm sẽ có quy định về form mẫu biên bản kiểm kê, vì vậy chúng ta có thể in ra trước khi đến khách hàng hay có thể đến khách hàng và nhờ các chị kế toán in giúp sau khi đã điền xong mẫu. Trong những form mẫu BBKK này có thể có ô “Kiểm toán viên chứng kiến kiểm kê”, chúng mình có thể ký vào ô này nhé các bạn. Trong trường hợp khách hàng nhất quyết yêu cầu KTV ký vào biên bản dù không có ô “Người chứng kiến kiểm kê”, trong trường hợp này, ta có thể gọi điện cho IC và hỏi rằng “em có thể ký kèm với dòng “KTV chứng kiến kiểm kê” được không ạ?“ rồi mới ký nha các bạn.
Khi hoàn thành xong việc chứng kiến kiểm kê thì chúng mình cũng nên nhanh chóng hoàn thành working paper kiểm kê và gửi lại cho IC, các anh chị A1 A2 càng sớm càng tốt. Các firm thường sẽ có working paper kiểm kê mẫu, rất dễ hiểu và rất dễ trình bày, các bạn chỉ cần trình bày theo mẫu cũng như attach các tài liệu đính kèm (biên bản kiểm kê, các chứng từ liên quan, hoá đơn,…). Tuỳ vào quy định trình bày của mỗi firm thì các bạn có thể cũng cần phải highlight, chú thích chữ số trong bản scan của các tài liệu để thuận tiện cho các anh chị review sau này, các bạn hãy hỏi lại kỹ các anh chị cách trình bày nếu chưa rõ nhé.
Sau khi đã lướt đến đây, chúng mình có một câu hỏi nhỏ cho các bạn đọc: “Vậy nếu doanh nghiệp không dừng dây truyền sản xuất lại thì kiểm toán viên sẽ kiểm kê như thế nào?”.
Bài viết đã dài, cảm ơn các bạn đã đọc. Chúc mọi người có một ngày vui vẻ!
