Môi trường đại học thường cho sinh viên một deadline tương đối rõ cho từng bài tập. Trong môi trường kiểm toán, một người có thể đồng thời theo dõi nhiều đầu việc với mức độ ưu tiên khác nhau.

Intern có thể đang hoàn thiện một Working Paper, chờ khách hàng bổ sung chứng từ cho một mẫu khác, cần sửa comment từ senior và đồng thời nhận thêm một task mới.

Khi đó, vấn đề không còn đơn thuần là “có làm được task hay không”, mà là biết ưu tiên công việc nào trước và chủ động báo cáo khi deadline có nguy cơ bị ảnh hưởng.

Một lỗi phổ biến là intern nhận tất cả task nhưng không xác nhận thời hạn hoặc mức độ ưu tiên. Đến khi nhiều deadline trùng nhau mới thông báo rằng mình không thể hoàn thành.

Ngay từ thời điểm nhận việc, intern nên xác nhận deadline và đặt câu hỏi nếu có xung đột với các đầu việc hiện tại. Khi nhận thấy một task có khả năng chậm hơn dự kiến, việc trao đổi sớm giúp senior có cơ sở điều chỉnh kế hoạch hoặc hỗ trợ xử lý vấn đề.

Deadline không chỉ là thời điểm phải nộp kết quả. Quản lý deadline còn là khả năng nhận diện sớm nguy cơ không hoàn thành đúng hạn.

Không theo dõi và xử lý Review Comments một cách có hệ thống

Review là một phần bình thường của quy trình làm việc trong kiểm toán. Đối với intern, việc Working Paper xuất hiện comment không mặc nhiên đồng nghĩa với việc làm kém.

Điều quan trọng hơn là cách thực tập sinh phản ứng với những comment đó.

Nếu cùng một lỗi liên tục xuất hiện ở nhiều file, intern không ghi lại góp ý hoặc sửa comment một cách máy móc mà không hiểu nguyên nhân, người review có thể phải dành thời gian nhắc lại cùng một vấn đề.

Ngược lại, review comments chính là một trong những nguồn học tập trực tiếp nhất trong quá trình thực tập. Mỗi comment có thể phản ánh một vấn đề về kiến thức chuyên môn, cách trình bày Working Paper, cách sử dụng bằng chứng hoặc cách tư duy khi thực hiện thủ tục.

Intern nên hình thành thói quen phân loại những lỗi mình thường gặp, hiểu lý do phải sửa và áp dụng kinh nghiệm đó vào task tiếp theo. Khi không hiểu comment, nên trao đổi để làm rõ thay vì chỉ chỉnh file cho “hết comment”.

Mục tiêu cuối cùng không phải là một Working Paper chưa từng bị review, mà là số lỗi lặp lại giảm dần và chất lượng công việc được cải thiện qua từng lần thực hiện.

Tác phong nghề nghiệp chưa phù hợp

Đối với một thực tập sinh, năng lực chuyên môn thường chưa thể tương đương với nhân sự đã có kinh nghiệm. Vì vậy, nhà tuyển dụng không chỉ quan sát intern qua độ khó của những task có thể thực hiện.

Tác phong làm việc là một phần quan trọng của quá trình đánh giá.

Đi đúng giờ, chuẩn bị trước cuộc họp, sử dụng email phù hợp, ghi chú khi được hướng dẫn, tôn trọng quy định bảo mật, giao tiếp đúng mực với khách hàng và đồng nghiệp, giữ lời khi đã cam kết deadline… đều là những biểu hiện cơ bản của tính chuyên nghiệp.

Đặc biệt, kiểm toán liên quan trực tiếp đến dữ liệu tài chính và nhiều thông tin không công khai của khách hàng. Do đó, ý thức về confidentiality – bảo mật thông tin cần được hình thành ngay từ những ngày đầu.

Một thực tập sinh giỏi không nhất thiết phải biết mọi thứ ngay khi bước vào công ty. Nhưng họ cần cho thấy khả năng học hỏi, tiếp nhận phản hồi và điều chỉnh hành vi sau mỗi lần được hướng dẫn.

Từ “đỗ tuyển dụng” đến “làm được việc” là hai giai đoạn khác nhau

Một kỳ tuyển dụng thường đánh giá tiềm năng của ứng viên thông qua hồ sơ, bài kiểm tra và các vòng phỏng vấn. Trong khi đó, kỳ thực tập bắt đầu kiểm chứng khả năng biến tiềm năng ấy thành hiệu quả công việc thực tế.

Vì vậy, khoảng thời gian từ lúc nhận offer đến ngày bắt đầu internship không nhất thiết phải là một giai đoạn “xả hơi” hoàn toàn. Đây có thể là thời điểm phù hợp để sinh viên chuyển trọng tâm chuẩn bị: từ “làm thế nào để thi đỗ?” sang “mình cần biết và làm được gì khi thực sự bước vào một nhóm kiểm toán?”

Kiến thức kế toán – kiểm toán vẫn quan trọng. Tuy nhiên, để thích nghi tốt hơn với kỳ thực tập, sinh viên còn cần làm quen với Excel, Working Paper, cách nhận và cập nhật task, xử lý review comments, quản lý deadline, giao tiếp trong môi trường công sở và những nguyên tắc cơ bản khi làm việc với khách hàng.

Bởi offer có thể mở cánh cửa đầu tiên vào nghề, nhưng cách một thực tập sinh học hỏi và làm việc trong những tháng tiếp theo mới là yếu tố quyết định giá trị mà kỳ Internship thực sự mang lại.