Bài viết dưới đây là lời chia sẻ về hành trình thực tập đầy ắp kỷ niệm và bài học quý giá của cô gái Phương Nhung – một mentee đầy tài năng của KLE Mentoring Program, xin mời quý bạn đọc cùng lắng nghe…
Tadaaa, và mình đã vừa trải qua kỳ thực tập 3 tháng tại Firm xanh dương và may mắn là đã nhận được chiếc offer quý giá lên vị trí nhân viên chính thức tại công ty vào tháng 9 tới đây.
Với bản thân mình, nó là khoảng thời gian rất đáng nhớ với mọi cung bậc cảm xúc, được làm việc và học hỏi từ các anh chị siêu giỏi, được trải nghiệm văn hoá công ty, và đặc biệt, hiểu được rằng thái độ và tư duy khi đi làm cần chuyên nghiệp và khác biệt như thế nào để đạt hiệu quả công việc. Chắc chắn trải nghiệm của mỗi người là khác nhau, vậy nên những chia sẻ dưới đây hoàn toàn dựa trên những cảm nhận cá nhân mà mình rút ra sau quá trình thực tập tại công ty.
1. Kỳ thực tập mình đã được làm những gì?
Công ty mình, intern được onboard vào ngày 1.12 và trong 1 tuần đầu tiên, bọn mình được trainning technique, tìm hiểu về Methology của công ty, và được anh chị trainning 1 số kỹ năng mềm khác. Đây cũng là thời gian để chúng mình làm quen với các bạn cùng batch nữa.
Từ tuần thứ 2 trở đi,chúng mình bắt đầu được book đi Job, công việc chính sẽ làm Working papers, tuỳ từng job sẽ được giao làm các phần hành khác nhau, tuy nhiên, 1 số các phần hành mà intern có thể được giao như: Cash and Cash equivalent, Borrowing, Other BS, other PL, Staff cost, Fixed Asset, Prepayment,…Ngoài ra, chúng mình có nhiệm vụ vouching chứng từ, follow thư xác nhận ngân hàng, hỗ trợ làm Confirmation control list,… và đảm nhiệm 1 số công việc admin khác phục vụ cho job. Job thường sẽ có job 3 ngày, job 1 tuần và job nhiều tuần (đối với consol và job to), sẽ có job ở tỉnh, ngoại thành và cũng có job trong nội thành Hà Nội.
Có 1 điều không thể không nhắc đến trong kỳ thực tập mà hầu hết bạn intern nào cũng được trải nghiệm đó là đi kiểm kê. Thường lịch kiểm kê dày nhất sẽ xuất hiện vào những ngày cuối năm dương lịch. Ngoài việc chứng kiến khách hàng kiểm đếm thì KTV cũng sẽ phải obtain 1 số giấy tờ tài liệu cần thiết, ngoài ra hoàn thiện WP kiểm kê và gửi lại cho SIC của job ấy.
Trước đây, chuẩn bị cho quá trình đi làm, mình cũng cố gắng trang bị trước 1 số kỹ năng, mình chuẩn bị vì đơn giản nghĩ đó là điều cần thiết. Nhưng có những kiến thức và kỹ năng công việc
chỉ khi thực sự bước chân vào môi trường công sở, đặc biệt là kiểm toán, tự mình nếm trải những áp lực, khó khăn, mình mới thấm được rằng, nó quan trọng và lợi hại như thế nào.
2. Kiến thức và kỹ năng phù hợp
2.1. Nhận thức và tư duy đúng đắn, phù hợp
Không ngại khó, ngại khổ và luôn luôn sẵn sàng với mọi công việc được giao.
Để hoàn thành xong 1 job không phải chỉ hoàn thiện xong WPs là xong, WPs chỉ là 1 trong rất nhiều các bước để ra được báo cáo kiểm toán, ngoài WPs, còn hàng tá các công việc không tên khác mà team cần thực hiện. Vì vậy, khi đã hoàn thành phần công việc của mình, hãy luôn willing hỗ trợ anh chị cùng team, làm với tâm thế đây là công việc chung và tất cả mọi người cần phải cố gắng vì mục tiêu chung thay vì nghĩ đó là việc SIC hay của riêng mình ai.
Mỗi nhiệm vụ mình được làm đồng nghĩa với việc mình được học thêm và làm quen thêm 1 thứ mới, vì vậy ngay cả khi anh chị chưa mở lời, hãy chủ động đề xuất sự support nha, sự chủ động sẽ luôn được đánh giá cao. Có 1 người chị cùng công ty đã nói với mình như thế này: “Yên tâm đi, mọi sự nỗ lực của em chắc chắn sẽ không bị ngó lơ hay bỏ qua đâu”, mình cũng tin như vậy và nhờ đó mà mình có thêm nhiều động lực cố gắng.
2.2. Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp chủ động và hiệu quả
Kiểm toán là công việc chủ yếu làm việc với con người: với khách hàng, team members, với SIC, với MIC,…Vì vậy, kỹ năng giao tiếp là 1 trong các kỹ năng cực kỳ quan trọng.
Mỗi job bạn sẽ làm việc với các anh chị khách hàng khác nhau, mỗi người 1 tính cách và mỗi người 1 cách làm việc, sẽ có những người rất support nhưng cũng có những người khó tính hơn 1 chút trong việc cung cấp tài liệu và giải đáp các vấn đề kiểm toán băn khoăn, gặp những trường hợp như vậy, hiểu tâm lý khách hàng và lựa chọn lối giao tiếp khéo léo sẽ giúp chúng ta có được thứ ta cần và giải quyết được công việc của mình 1 cách suôn sẻ hơn.
Giao tiếp thường xuyên và cập nhật kịp thời các vấn đề với SIC và các anh chị cùng team. Vì mình là thực tập sinh nên có nhiều vấn đề mình chưa có kinh nghiệm giải quyết, do đó, cách
tốt nhất là trao đổi ý kiến của mình và tham khảo lời khuyên giải pháp từ các anh chị giàu kinh nghiệm đi trước. Luôn chủ động hỏi và thành thật tiếp thu với các vấn đề còn chưa biết rõ. Đồng thời, confirm để hiểu thật kỹ yêu cầu và cách thức thực hiện với mỗi nhiệm vụ được giao, chủ động cập nhật, báo cáo tiến độ công việc với anh chị, để anh chị luôn luôn nắm được mình đang làm gì, làm như thế nào, tránh trường hợp last minute, làm sai yêu cầu và để SIC phải đích thân sửa lại.
2.3. Kỹ năng Planning và quản lý thời gian: Luôn lên kế hoạch cho mọi việc và lên kế hoạch thật chi tiết cẩn thận
Mùa bận thường mỗi bạn sẽ phải đi tầm 9-12 jobs. Ngoài việc hoàn thành các công việc được giao và hỗ trợ anh chị ở job hiện tại thì còn phải follow cả jobs các tuần trước, follow thư, các công việc admin và clear queries của 3 cấp (IC, MIC, D/P) cho các jobs trước đó. Vì vậy, khi được allocate job của mình thì hãy lên plan budget time cho từng job, lên plan công việc chi tiết cho từng ngày và đặc biệt follow theo nó, tránh trường hợp job chồng job vì nó thực sự rất panic.
Chuẩn bị kỹ trước khi đi fieldwork: Thường trước khi đi fieldwork mình sẽ chủ động nhắn tin anh chị SIC xin tài liệu của Job trước để tự đọc và tự tìm hiểu, đọc trước WPs, đọc biên bản họp kỳ trước để xem vấn đề đã từng xuất hiện ở đâu và kỳ này có tái diễn không, nhờ sự chuẩn bị đó mà khi đi fieldwork, mình có thêm nhiều thời gian để trao đổi với anh chị cùng team, với khách hàng, và hỏi xin các tài liệu cần thiết ngay tại khách hàng vì đôi khi có những khách hàng họ chỉ hỗ trợ cung cấp tài liệu tại ngày thực địa, sau đó, việc xin PBC sẽ rất khó khăn.
2.4. Kỹ năng excel và các kỹ năng tin học văn phòng khác
Vì khối lượng công việc kiểm toán trong mùa bận là rất lớn, ngoài việc làm cẩn thận, làm đúng, chúng ta cần phải làm nhanh nữa. WPs sẽ được thực hiện trên excel, ngoài ra các công việc admin khác cũng đòi hỏi bạn phải thành thạo cả word và các công cụ khác. Do đó, kỹ năng
excel và tin học văn phòng là vô cùng cần thiết, nó sẽ là sợ thủ đắc lực giúp bạn chạy deadline trong những giây phút căng thẳng khi bị giục từ tứ phía SIC, MIC, khách hàng,…
Bản thân mình cũng từng là cô sinh viên thiếu trải nghiệm, chỉ đến trường và đi về nhà trong suốt những năm tháng đại học, để may mắn có được offer thực tập tai KPMG, có được những trải nghiệm và đúc rút thành những chia sẻ trên, với mình, phần nhiều nhờ những mối lương duyên, lương duyên với chương trình học bổng KLE để rồi may mắn nhận được học bổng. Sau đó là quá trình vừa học chuyên môn, vừa tham gia các hoạt động ngoại khóa tại KLE để từ đó học được những tư duy, kinh nghiệm trong làm việc thực tế. Chính những điều ấy đã giúp mình chuẩn bị tốt, và vượt qua các thử thách của mùa Internship vừa qua.
3. Kết luận
Hành trình thực tập kiểm toán của mentee KLE Mentoring Program khép lại, mang theo những bài học quý giá và những kỷ niệm khó quên. Kỳ thực tập không chỉ giúp mentee củng cố kiến thức chuyên môn mà còn rèn luyện cho bản thân những kỹ năng mềm cần thiết, đồng thời khơi dậy niềm đam mê với nghề kiểm toán.
Với những chia sẻ chân thành và hữu ích, bài viết hy vọng sẽ góp phần truyền cảm hứng cho các bạn sinh viên đang quan tâm đến ngành kiểm toán. Chúc các bạn thành công trên con đường chinh phục ước mơ của mình!