Tiếp nối phần đầu tiên của bài viết của những tips để Work from home hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu những phương pháp khác mà bạn có thể áp dụng nhé.
4. Cân nhắc đầu tư vào các trang thiết bị
Máy tính bàn, laptop là những công cụ chính mà chúng ta sẽ sử dụng khi học tập và làm việc trực tuyến. Và để công việc được thực hiện một cách dễ dàng và tối ưu hoá về thời gian, chúng ta sẽ có xu hướng muốn trang bị cho bản thân những công cụ tốt nhất, và một trong số đó là đầu tư cho trang thiết bị của máy tính. Tại sao vậy? Vì về lâu dài, khoảng thời gian tiết kiệm được khi đổi mới công nghệ sẽ giúp bạn có thêm thời gian nghỉ ngơi, hoặc làm những công việc khác đem lại nhiều giá trị hơn.
Mỗi ngày bạn đều dành thời gian sử dụng máy tính, quá trình khởi động mất khoảng 2 phút. Bây giờ với một khoản nâng cấp nhỏ, thay ổ cứng thành SSD và quá trình khởi động chỉ mất khoảng 30 giây, nhân lên với khoảng 300 ngày làm việc 1 năm (mặc dù có thể nhiều hơn thế), thì thực chất bạn đang lãng phí hơn 7 tiếng đồng hồ chỉ để chờ máy tính khởi động. Đó là chưa kể đến những công việc đòi hỏi công nghệ cao như thiết kế, không chỉ đầu tư về phần cứng mà còn yêu cầu cao về chất lượng màn hình để màu sắc được hiển thị một cách chân thực nhất.
Bên cạnh phần cứng, hãy để ý đến màn hình, chúng là thứ mà chúng ta nhìn vào thường xuyên. Liệu không gian đã đủ để cho bạn tiện theo dõi chưa, hay thường xuyên phải phải sử dụng chức năng Alt Tab và sau đó loạn lạc trong đống ứng dụng mình đã mở? Đối với những bạn chuyên soạn thảo văn bản, bạn có muốn đầu tư một chiếc bàn phím có chất lượng cao, có thiết kế tuỳ biến, hành trình phím sâu hơn, lực nhấn nhẹ hơn, trải nghiệm gõ phím tốt hơn để đôi bàn tay gõ lâu không bị mỏi?
Không chỉ về các sản phẩm công nghệ, hãy xem xét chính chiếc ghế mà bạn đang ngồi. Bạn không cần đầu tư vào một chiếc ghế thật đắt, mà hãy hướng đến sự phù hợp của bạn khi sử dụng. Liệu độ cao của ghế đã phù hợp để đầu không bị chúc về phía trước, chỗ dựa có đủ vững chãi để bạn ngồi thẳng lưng? Bạn muốn có một chiếc ghế thật vững chãi để giữ nguyên tư thế ngồi, tập trung trong thời gian dài, hay một chiếc ghế có bánh xe để di chuyển một cách dễ dàng trong không gian làm việc? Lưng và cơ thể của bạn sẽ biết ơn bạn rất nhiều mà chỉ đến một sự thay đổi nhỏ thôi đấy.
5. Tìm khoảng thời gian công việc thực sự đạt năng suất
Khi bàn về mức độ năng suất trong công việc, nhiều người nghĩ rằng trong cả 8 tiếng làm việc đấy thì mức độ tập trung và hiệu quả trong công việc sẽ như nhau. Tuy nhiên thực tế đang chứng minh điều ngược lại, càng dành nhiều thời gian tập trung cho công việc thì mức độ tập trung và năng suất sẽ giảm dần khi về cuối ngày, đó là lý do sau 8-10 tiếng làm việc, chúng ta cần thời gian nghỉ ngơi, thư giãn và ngủ để tái tạo sức lao động.
Đó là còn chưa kể ở môi trường làm việc thực sự, liệu bạn có dành toàn bộ 8-10 tiếng đó chỉ để đắm chìm trong công việc? Hãy thử xem lại những hoạt động trong một ngày của bạn, sẽ có những lúc bạn tập trung hoàn toàn vào xử lý công việc, có những lúc bạn làm những điều “không hái được ra tiền” như kiểm tra danh sách việc cần làm, ngáp ngắn ngáp dài, đi pha cà phê hoặc ít nhất là dành thời gian cho các quãng nghỉ ngắn.
Do đó, khi làm việc tại nhà thì nguyên tắc này càng phải được chú trọng, khi sự tập trung của bạn có thể bị ngắt quãng bất kỳ lúc nào. Để khắc phục, hãy đánh giá hiệu quả công việc của bản thân qua một số tiêu chí sau:
- Khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất: là những thời điểm trong ngày mà bạn có thể tập trung một cách dễ dàng mà không mệt mỏi. Có người dễ dàng tập trung vào buổi sáng, nhưng cũng có người theo trường phái cú đêm. Đối với những công việc có thể linh động thời gian thì tiêu chí này hoàn toàn có thể áp dụng.
- Quãng thời gian có thể tập trung lâu nhất: có người có thể tập trung liên tục 2-3 tiếng, cũng có những người chỉ tập trung được trong nửa tiếng hoặc ít hơn.
- Tổng thời gian thực sự làm việc trong ngày: là thời gian thực sự bạn đắm chìm trong công việc.
Sau khi tổng hợp, hãy sử dụng khoảng thời gian đó cho vấn đề giải quyết công việc, và hạn chế tối đa sự làm phiền bằng việc áp dụng những cách trên. Cũng đừng quên sử dụng các công cụ theo dõi công việc nhé, có một nguyên tắc để làm việc hiệu quả là hãy để thứ khác nhớ hộ mình, chứ đừng tốn nhiều thời gian để suy nghĩ nên làm gì tiếp theo. Về công cụ theo dõi thì sẽ có người dùng sổ tay, có người dùng điện thoại, lựa chọn là ở bạn. Đừng để đến lúc giở quyển sổ ra thì lật qua lật lại, hay hành động đầu tiên khi cầm vào điện thoại là mở Facebook lên xem, cái trò làm việc ở nhà là một khi đã dông dài thì sẽ dông dài cả ngày đấy.
6. Luôn sẵn sàng cho những sự thay đổi đột ngột trong lịch trình
Giả sử rằng bạn đã biết khoảng thời gian mình có thể tập trung tốt nhất, lên kế hoạch cụ thể về những công việc quan trọng để giải quyết trong khoảng thời gian đó. Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu có sự thay đổi đột ngột trong lịch trình và phá vỡ kế hoạch ban đầu của bạn, như một cuộc họp đột xuất hay có việc gia đình?
Đầu tiên, đừng kỳ vọng quá cao rằng kế hoạch đã lập ra thì có thể tuân thủ tuyệt đối, đặc biệt là khi làm việc tại nhà, khả năng bạn sẽ bị làm phiền bởi những người xung quanh sẽ nhiều hơn, cũng như không thể lường trước mọi tình huống có thể xảy ra. Thay vào đó, hãy đặt kỳ vọng rằng những sự thay đổi chắc chắn sẽ diễn ra nhưng với tần suất nhỏ, chỉ 1-2 lần mỗi tuần, từ đó hãy đặt mục tiêu lên kế hoạch nhưng có sự linh hoạt nhất định trong việc phân chia khung giờ làm việc và các vấn đề khác. Một bản kế hoạch linh hoạt sẽ giúp bạn dễ dàng thay đổi khung giờ làm việc, thay vì phải loại bỏ nó và phải kéo dài deadline sang một vài ngày tiếp theo.
