Chương 7: Kế toán Hàng tồn kho

Khái niệm, phân loại Hàng Tồn Kho

Khái niêm và phân loại

Hàng Tồn Kho là các loại tài sản được Doanh nghiệp

(1) nắm giữ trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường

(2) nắm giữ trong quá trình kinh doanh để bán

(3) được thể hiện dưới dạng vật liệu/vật tư sử dụng cho sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.

Đối với DN thương mại, HTK bao gồm hàng hóa mua và nắm giữ để bán.

Đối với DN sản xuất, HTK bao gồm thành phẩm, SPDD và nguyên vật liệu.

Dòng chi phí về hàng tồn kho

Dòng chí phí về Hàng tồn kho khác nhau giữa các doanh nghiệp do khác nhau về đặc điểm sản xuất kinh doanh.

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, Hàng tồn kho đầu kỳ và Hàng tồn kho tăng trong kỳ tạo ra Hàng tồn kho có thể bán/sử dụng, sau đó loại trừ Hàng tồn kho đã bán/sử dụng cho kết quả Hàng tồn kho cuối kỳ.

Đối với doanh nghiệp sản xuất: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung phát sinh tạo ra thành phẩm sau khi loại trừ sản phẩm dở dang, khi thành phẩm được bán tạo ra chỉ tiêu giá vốn hàng bán.

Đối với DNTM: Hàng hóa đã mua làm tăng hàng hóa sẵn sàng bán, khi hàng hóa được bán tạo ra chỉ tiêu giá vốn hàng bán.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho

Các NVKT biến động HTK được phản ánh trên TK Hàng tồn kho.

Nguyên vật liệu, hàng hóa tăng trong kỳ được ghi Nợ TK Hàng tồn kho.

Chi phí vận chuyển được ghi Nợ TK Hàng tồn kho

Hàng mua trả lại, Giảm giá hàng mua và Chiết khấu mua hàng được ghi Có TK Hàng tồn kho

Khi Hàng tồn kho xác định đã bán, TK Giá vốn hàng bán được ghi Nợ đối ứng với ghi Có TK Hàng tồn kho

Số dư của TK Hàng tồn kho và số phát sinh của TK Giá vốn hàng bán được xác định một cách thường xuyên, liên tục.

Hệ thống kê khai thường xuyên

Xác định số lượng Hàng tồn kho hiện có một cách định kỳ.

Hàng tồn kho tăng trong kỳ được ghi nhận bên Nợ TK Mua hàng.

Độ chính xác của GVHB phụ thuộc vào kiểm kê HTK cuối kỳ

Hệ thống kiểm kê định kỳ

Ghi nhận giao dịch tăng hàng tồn kho trong suốt kỳ kế toán ở bên Nợ của tài khoản mua hàng

So sánh hệ thống kê khai định kì – thường xuyên

Khi Hàng tồn kho tăng: Kiểm kê thường xuyên ghi Nợ TK Hàng tồn kho, Kiểm kê định kì ghi Nợ TK Mua hàng.

Khi bán Hàng tồn kho, Kiểm kê thường xuyên ghi nhận GVHB và Doanh thu, Kiểm kê định kì ghi nhận Doanh thu (không ghi GVHB).

Cuối kỳ, Kiểm kê định kì ghi nhận GVHB, Hàng tồn kho cuối kỳ (bên Nợ) và xóa Hàng tồn kho đầu kỳ và Mua hàng trong kỳ (bên Có).

Theo KKTX, chênh lệch HTK giữa sổ kế toán và kết quả kiểm kê được phản ánh trên TK Thừa và thiếu Hàng tồn kho, sau đó điều chỉnh cho GVHB. 

Theo Kiểm kê định kì, kế toán không sử dụng TK Thừa và thiếu Hàng tồn kho mà phản ánh trực tiếp vào chỉ tiêu Giá vốn hàng bán 

Kiểm soát hàng tồn kho

Việc dự trữ HTK phù hợp về chủng loại, số lượng, chất lượng sẽ ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của DN với khách hàng.

Lượng HTK dự trữ ảnh hưởng đến chi phí tài chính.

Để hạn chế thiếu hụt hoặc dư thừa quá mức HTK, DN áp dụng hệ thống KKTX có điều chỉnh –thiết bị ghi nhớ ngoài hệ thống sổ kế toán xác định biến động và mức tồn kho của HTK về số lượng.

Kiểm kê HTK là biện pháp quan trọng trong quản lý và kiểm soát HTK nhằm xác nhận, đối chiếu giữa sổ kế toán với tồn kho thực tế.

Kiểm soát hàng tồn kho

Việc dự trữ HTK phù hợp về chủng loại, số lượng, chất lượng sẽ ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của DN với khách hàng.

Lượng HTK dự trữ ảnh hưởng đến chi phí tài chính.

Để hạn chế thiếu hụt hoặc dư thừa quá mức HTK, DN áp dụng hệ thống KKTX có điều chỉnh –thiết bị ghi nhớ ngoài hệ thống sổ kế toán xác định biến động và mức tồn kho của HTK về số lượng.

Kiểm kê HTK là biện pháp quan trọng trong quản lý và kiểm soát HTK nhằm xác nhận, đối chiếu giữa sổ kế toán với tồn kho thực tế.

Tính giá nhập, xuất hàng tồn kho

Tính giá nhập HTK

Chi phí sản phẩm

Là CP liên quan đến hình thành HTK, được ghi nhận trong TK HTK, bao gồm: CP mua hàng, CP chuyển đổi và CP phát sinh đưa HTK đến địa điểm bán/sẵn sàng bán.

CP mua hàng gồm: Giá mua, thuế nhập khẩu, thuế khác DN không được hoàn lại, CP vận chuyển hàng mua và CP xử lý, đóng gói hàng mua.

Trong DNSX, CP chuyển đổi HTK gồm: CPNVLTT, CPNCTT và CPSXC.

Chi phí thời kỳ

Là CP liên quan gián tiếp đến thu mua hoặc sản xuất HTK.

CPBH và CPQLDN liên quan gián tiếp đến quá trình sản xuất, ảnh hưởng đến giá thành toàn bộ của HTK.

CP lãi vay cho HTK sẵn sàng để bán có 2 cách tiếp cận: (1) Ghi nhận vào CP tài chính (CP thời kỳ), (2) Ghi nhận vào giá trị HTK (vốn hóa). CP lãi vay không nên vốn hóa khi liên quan đến HTK thường xuyên sản xuất hoặc sản xuất với số lượng lớn.

Chiết khấu và giảm giá hàng mua:

Thông lệ quốc tế chiết khấu mua hàng được ghi giảm giá trị HTK.

Hệ thống KKĐK sử dụng TK Chiết khấu mua hàng và ghi nhận khoản chiết khấu và PTNB theo phương pháp giá gộp.

Theo phương pháp giá gộp, chiết khấu mua hàng được ghi giảm khoản mua hàng.

Theo phương pháp giá thuần, tổn thất về chiết khấu mua hàng trong thời gian chiết khấu được ghi nhận là chi phí trên TK Chiết khấu mua hàng bị mất.

Tính giá xuất HTK

HTK hình thành ở các thời điểm khác nhau với giá đơn vị khác nhau.

DN có thể sử dụng 1 trong 3 phương pháp để xác định chi phí về HTK: FIFO, giá đích danh và giá đơn vị bình quân.

Phương pháp tính giá HTK khác nhau ảnh hưởng đến chi phí về HTK và ảnh hưởng đến giá trị HTK cuối kỳ.

Phương pháp giá đích danh:

Thực hiện xác định riêng rẽ theo từng loại HTK.

Khi sử dụng hoặc bán HTK, HTK được tính theo đúng giá hình thành (xác định cả về số lượng và đơn giá tương ứng của HTK).

Đòi hỏi DN phải quản lý theo từng lần mua, đợt mua; thích hợp với DN có ít loại HTK, HTK có giá trị và dễ quản lý riêng. Đối với DNSX, đơn hàng đặc biệt hoặc sản phẩm sản xuất theo hệ thống chi phí công việc thích hợp áp dụng phương pháp giá đích danh

Giá đích danh có đặc điểm dòng chi phí phù hợp với dòng vật chất của HTK, có kết quả chính xác tuyệt đối.

Giá đích danh có thể cho phép DN thao túng lợi nhuận bằng cách khi bán hoặc sử dụng HTK, DN có thể chọn giá thấp nhất hoặc giá cao nhất trong các lần hình thành HTK để tính chi phí.

Phương pháp giá đơn vị bình quân:

Áp dụng cho các loại HTK tương tự của DN; có ưu điểm đơn giản, dễ thực hiện và mang tính khách quan.

2 phương án tính: giá đơn vị bình quân cả kỳ và giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Giá bình quân cả kỳ có thể áp dụng cho hệ thống KKTX và KKĐK; giá bình quân sau mỗi lần nhập thích hợp cho hệ thống KKTX.

Giá đơn vị bình quân cả kỳ được tính cho toàn bộ kỳ, tính vào cuối kỳ nên đơn giản nhưng công việc kế toán bị dồn vào cuối kỳ.

Giá đơn vị bình quân liên hoàn thực hiện tính đơn giá bình quân sau mỗi nghiệp vụ tăng HTK.

Giá trị HTK xuất được xác định bằng tích số giữa số lượng HTK xuất và giá đơn vị bình quân của HTK.

Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO):

Tính giá HTK dựa trên giả định DN sử dụng hoặc bán HTK theo đúng trình tự hình thành HTK.

HTK được tính theo trình tự hình thành về mặt giá, không khớp đúng về mặt hiện vật; giá trị HTK cuối kỳ được tính theo giá của những lần mua sau cùng trong kỳ.

Đối với hệ thống KKĐK, kế toán xác định giá trị HTK cuối kỳ dựa trên giá những lần mua sau cùng rồi mới xác định GVHB hoặc chi phí HTK.

Đối với hệ thống KKTX, kế toán xác định GVHB hoặc chi phí HTK dựa trên giả định của FIFO, sau đó tính giá trị HTK cuối kỳ.

Kết quả tính HTK giữa hệ thống KKTX và KKĐK là như nhau.

FIFO giúp hạn chế hiện tượng thao túng lợi nhuận và giá trị HTK cuối kỳ sát với chi phí hiện hành.

Theo FIFO, chi phí hiện hành không phù hợp với doanh thu hiện hành nên dễ bóp méo chỉ tiêu lợi nhuận

Lưu ý khi tính giá HTK:

DN có thể áp dụng kết hợp các phương pháp tính giá HTK, chẳng hạn áp dụng FIFO trong tính giá NVL và áp dụng giá đơn vị bình quân cho thành phẩm.

Phương pháp tính giá HTK đã chọn phải áp dụng nhất quán trong niên độ kế toán.

Khi thay đổi phương pháp tính giá HTK, DN phải giải trình rõ sự thay đổi và công bố ảnh hưởng của thay đổi phương pháp tính giá HTK trên BCTC

Ảnh hưởng của các sai sót hàng tồn kho đến báo cáo tài chính

Sai sót về HTK cuối kỳ:

Khi HTK cuối kỳ được báo cáo thấp hơn thực tế dẫn đến chỉ tiêu GVHB sẽ tăng và lợi nhuận giảm, đồng thời vốn lưu động và hệ số thanh toán nợ ngắn hạn sẽ giảm

Sai sót về HTK mua trong kỳ

Khi giao dịch mua hàng bị bỏ sót (để ngoài sổ sách) dẫn đến HTK mua trong kỳ, HTK cuối kỳ và khoản PTNB giảm. Sai sót này không ảnh hưởng đến GVHB và lợi nhuận của kỳ báo cáo do HTK mua vào và HTK cuối kỳ không được ghi nhận với cùng 1 lượng. Vốn lưu động không bị ảnh hưởng nhưng hệ số thanh toán nợ ngắn hạn tăng vì sai sót này ảnh hưởng cùng một lượng đến HTK và khoản PTNB

Xác định giá trị HTK theo giá thấp hơn giữa giá phí và giá trị thuần có thể thực hiện được

HTK được ghi nhận theo nguyên tắc giá phí, tuy nhiên khi HTK bị giảm giá DN cần ghi giảm giá trị HTK xuống mức giá trị thuần có thể thực hiện được (NRV). DN không áp dụng nguyên tắc giá phí khi khả năng tạo doanh thu bị giảm xuống dưới mức chi phí ban đầu của tài sản.

Giá trị thuần có thể thực hiện được

NRV bằng hiệu số giữa giá bán ước tính trong điều kiện kinh doanh bình thường với chi phí ước tính để hoàn thiện hoặc bán HTK.

Khi NRV < giá gốc của HTK thì chênh lệch được ghi nhận vào chi phí để báo cáo HTK theo mức giá thu hồi ước tính.

Xác định giá thấp hơn giữa giá phí và NRV

Các phương án xác định giá thấp hơn giữa giá phí và NRV:

• Theo từng loại HTK
• Theo nhóm HTK tương tự
• Theo nhóm HTK có liên quan
• Theo tất cả các loại HTK.

Các phương án còn lại (trừ phương án theo từng loại HTK), sự tăng giá có xu hướng bù dắp cho sự giảm giá thị trường.

Ghi nhận NRV thay cho giá phí

Kế toán có thể ghi nhận theo 1 trong 2 phương pháp:

• Phương pháp giá vốn hàng bán: Ghi Nợ TK GVHB số tiền giảm giá trị HTK xuống bằng NRV.
• Phương pháp tổn thất: Ghi Nợ TK Tổn thất số tiền giảm giá trị HTK xuống bằng NRV.

Phương pháp tổn thất ưu việt hơn phương pháp GVHB vì trình bày rõ ràng hơn khoản lỗ do ghi giảm HTK về NRV

Sử dụng TK dự phòng

DN thường sử dụng TK Dự phòng giảm HTK về NRV thay cho việc ghi Có TK HTK:

Nợ TK Lỗ do ghi giảm HTK về NRV

Có TK Dự phòng giảm HTK về NRV

Khôi phục khoản tổn thất về HTK

Khi điều kiện kinh tế, thị trường thay đổi làm cho NRV của HTK lớn hơn giá phí, kế toán ghi đảo bút toán đã điều chỉnh HTK về NRV:

Nợ TK Dự phòng giảm HTK về NRV

Có TK Khôi phục tổn thất về HTK

Số tiền ở bút toán đảo là hiệu số giữa NRV trước đây – NRV mới.

KLE Mentoring Program

Đơn vị đào tạo ACCA, Thi tuyển dụng Kiểm toán, tư vấn tài chính Big4, Nonbig và Tiếng Anh giao tiếp, Ielts.
Với đội ngũ giảng viên là 100% ACCA Members cùng kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực kế toán – kiểm toán và tài chính, KLE không chỉ mang đến kiến thức nền tảng vững chắc mà còn giúp học viên phát triển kỹ năng ứng dụng thực tế. Không chỉ là chương trình đào tạo truyền thống, KLE tạo ra một môi trường học tập thực tiễn, nơi mối quan hệ giữa người học và giảng viên không dừng lại ở giảng dạy kiến thức mà còn phát triển sâu hơn thành mối quan hệ Mentee – Mentor.