Chỉ còn vài tháng nữa thôi, mùa tuyển dụng Thực tập sinh tại các công ty sẽ kết thúc, các bạn sinh viên sẽ được trải nghiệm 3 tháng mùa bận đầu đời, thường sẽ bắt đầu từ tháng 12. Tuy với vai trò là một thực tập sinh, các bạn sẽ chưa cần đảm nhiệm quá nhiều phần hành trọng yếu nhưng với đặc thù của nghề, của “mùa bận báo cáo tài chính”, sẽ có khá nhiều bạn gặp khó khăn, bị overload, bị stressed trong kỳ thực tập.
Những khó khăn đa số thực tập sinh gặp phải là gì?
Thích nghi với công việc, quản lý khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn
Thực tế lý thuyết được học trên trường và khi áp dụng khi đi làm rất khác nhau, dù Kế – Kiểm là một trong những ngành nghề vận dụng sát nhất những kiến thức được học trên trường. Do vậy, một hoạt động đặc trưng của ngành dành cho các bạn mới on board chính là training và training on job. Thường các bạn Intern sẽ được các anh chị nhiều kinh nghiệm từ cấp bậc Senior trở lên training về các phần hành, cũng như các phương pháp luận (Methodology) riêng của công ty Kiểm toán (nếu có) hoặc tham khảo Chương trình Kiểm toán mẫu của Bộ tài chính. Đây sẽ là khoảng thời gian chill nhất để các bạn làm quen với môi trường mới, cũng như chuẩn bị cho mình kiến thức trước khi bước vào mùa bận. Đến khi bắt đầu tiếp nhận những job đầu tiên, bạn có thể sẽ được đi những job đặc thù, cần phải update kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực kinh doanh của khách hàng, đòi hỏi kỹ năng tự tìm tòi và nghiên cứu. Tuy bạn sẽ luôn được các anh chị trong team đồng hành, “training on job” giúp bạn giải quyết các vấn đề nhưng thực sự trong mùa ai cũng bận, không phải lúc nào anh chị cũng có thể khai sáng cho bạn 24/7 vì họ còn có tasks của riêng họ cho nên cũng có nhiều bạn sẽ bị ngợp bởi cường độ công việc lớn, thời gian fieldwork gấp khi có job chỉ đi có 3 ngày, job này nối tiếp job kia. Đang đi fieldwork job này thì SIC gọi clear review notes của job kia,… Đây là điều mà bất cứ ai cũng sẽ gặp phải trong mùa bận. Vậy bạn cần làm gì khi gặp những vấn đề trên?
- Điều đầu tiên là các bạn luôn cần chuẩn bị trước khi đi fieldwork. Bạn cần phải nắm được mình sẽ cần làm gì trong khi đi job đó. Hãy chủ động nhắn cho SIC để xin xem trước các tài liệu và working papers của job đó của năm ngoái hay của đợt interim để hình dung được xem việc mình cần làm có bao gồm những phần gì. Bạn sẽ hiểu được mình cần làm gì để thực hiện audit, nhặt số từ đâu và có thể thực hành lại dựa trên tài liệu của năm ngoái để xem mình nhặt có khớp với working papers mà năm ngoái các anh chị làm hay không. Có rất nhiều bạn cho đến lúc này mới được nhìn thấy working papers và không biết bắt đầu từ đâu. Đây cũng là điều dễ hiểu khi mà có quá nhiều dòng, nhiều số, và nhiều chữ trong từng file working papers. Ai cũng có lúc chập chững làm những working papers đầu đời mất hàng giờ, thậm chí mất cả mấy ngày nhưng mà sau này nhìn lại, bạn cũng không hiểu sao hồi đấy mình lại tốn nhiều thời gian cho một working đơn giản đến thế. Lâu một chút cũng được, nhưng mình sẽ dần quen và tốc độ làm sẽ nhanh hơn ở các working sau.
- Trong quá trình đi fieldwork, luôn khớp số tổng và breakdown trước cho những phần hành được giao, lên danh sách những chứng từ, sổ sách kế toán để gửi yêu cầu cho khách hàng. Thời gian fieldwork là khoảng thời gian quý báu khi bạn có thể giao tiếp với khách hàng dễ dàng nhất do vậy cần chú ý tận dụng để tìm ra những vấn đề để trao đổi với khách hàng. Bạn cũng cần theo dõi các phần công việc được giao và tự đặt deadline cho mình trước deadline được giao để đảm bảo kịp tiến độ. Sẽ rất không ổn nếu báo cáo ra chậm chỉ vì vướng mắc ở phần hành của bạn đúng không nào?
- Một thủ tục mà chắc chắn bạn intern nào cũng sẽ được trải qua, đó chính là gửi thư xác nhận. Thường thư xác nhận sẽ được chuẩn bị và gửi đi cho ngân hàng, bên thứ 3 xác nhận trước khi đi fieldwork để đảm bảo tiến độ nhận thư. Giả sử tuần đầu bạn làm job A và phải gửi 10 thư. Sang tuần 2, bạn làm job B và phải gửi 19 thư đồng thời sẽ phải follow cả 10 thư của job A và 19 thư của job B. Cứ tiếp tục như thế trong các tuần tiếp theo thì số lượng thư phải follow là rất nhiều sẽ về lẻ tẻ nên các bạn phải để ý tiến độ phản hồi thường xuyên để còn biết thư nào chưa có phản hồi, thư nào bị thất lạc, thư nào ngân hàng mãi chưa trả lời để xử lý kịp thời.
Gặp vấn đề trong việc giao tiếp với khách hàng, giữa các thành viên trong team
Với vai trò là một thực tập sinh kiểm toán, bạn không chỉ giao tiếp với các thành viên trong team, các anh chị cấp trên trong công ty mà còn phải giao tiếp với khách hàng thật hiệu quả để làm sao bên khách hàng luôn hỗ trợ, cung cấp cho mình những chứng từ, sổ sách mỗi khi mình cần. Trong khi đó, đối tượng bên phía khách hàng mà mình giao tiếp, sẽ là các anh chị kế toán, hay những anh chị ở phòng ban khác, những người đã có thâm niên kinh nghiệm trong nghề. Nhiều bạn lần đầu nói chuyện với khách hàng hay bị một tâm thế tự ti, sợ sệt vì so sánh kinh nghiệm và kiến thức của mình với họ. Có rất nhiều trường hợp, bên phía khách hàng sẽ từ chối giao tiếp với mình khi biết mình vẫn còn hơi “non”. Vậy bạn cần làm gì nếu bị khách hàng từ chối như vậy?
- Điều đầu tiên mà bạn luôn cần giữ trong đầu đó chính là khi mình đã được giao phần hành nào có nghĩa là anh chị đã tin tưởng bạn có đủ kiến thức và bản lĩnh để phụ trách phần hành đó. Nên nếu bị bên phía khách hàng “át vía”, hãy cứ tự tin và giữ bình tĩnh, đừng sợ hãi hay tự ti vì nghĩ rằng mình chưa có kinh nghiệm để đối đáp với bên họ. Hãy tôn trọng khách hàng, và hành động một cách chỉn chu, chuyên nghiệp. Đây chính là những từ khóa cho các bạn mới trải nghiệm ở một cương vị là đi cung cấp các “professional services” (các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp). Trường hợp nếu bên khách hàng từ chối, thì hãy trao đổi lại với SIC hoặc MIC để anh chị hỗ trợ và trao đổi trực tiếp với khách hàng, vì dù gì thì bên cạnh việc kiểm toán thông tin trên báo cáo tài chính, mình cũng cần giúp cho khách hàng có một trải nghiệm tốt nhất, một ấn tượng đẹp về mình, về nhóm kiểm toán, về công ty.
- Đối ngoại đã khó, vậy còn đối nội, giao tiếp với các thành viên trong team thì sao? Thường nhóm kiểm toán sẽ có ít nhất là 3 người, ở các level khác nhau. Và vì đặc thù của ngành nghề nên độ tuổi mỗi level sẽ không cách nhau quá nhiều, nên do đó việc giao tiếp cũng sẽ thoải mái, khi được làm việc với những người “cùng lứa tuổi”. Tuy nhiên, vấn đề giao tiếp chúng ta sẽ nói đến ở đây chính là việc “giao tiếp kịp thời”. Nhiều trường hợp có vấn đề trong việc thực hiện thủ tục này, hay trong việc giao tiếp với khách hàng kia nhưng không báo cáo và nói chuyện với SIC, MIC kịp thời dẫn đến việc chậm trễ khi xử lý vấn đề, ảnh hưởng đến tiến độ ra báo cáo, ảnh hưởng đến kết quả của team.
- Việc bạn gặp vướng mắc và tự tìm cách xử lý sẽ được đánh giá cao nếu bạn tìm ra được hướng giải quyết vấn đề luôn và không làm ảnh hưởng đến ai, tuy nhiên nếu đã dày công nghiên cứu rồi mà vẫn chưa ra, đừng ngần ngại trình bày vấn đề đó với các anh chị. Bởi các anh chị đều là những người đã có kinh nghiệm hơn mình, họ sẽ có cái nhìn bao quát hơn. Lúc đó mình vừa giải quyết được vấn đề, lại được học thêm điều mới và đảm bảo tiến độ. Nên đừng sợ hỏi mà bị đánh giá nhé. Hãy học cách trình bày vấn đề một cách mạch lạc và ngắn gọn, nêu lên suy nghĩ của mình thì anh chị nào cũng rất sẽ sẵn sàng để lắng nghe và giúp đỡ bạn.
Trên đây có lẽ là 2 vấn đề mà nhiều bạn sinh viên khi lần đầu đảm nhiệm vai trò thực tập sinh kiểm toán gặp phải nhiều nhất. Trên hết, để có thể vượt qua mùa bận đầu tiên, và nhiều mùa bận hơn thế nữa thì mục tiêu đặt ra ban đầu lúc nào cũng sẽ là kết quả của team. Mong rằng bạn đọc sẽ có một cái nhìn sâu hơn để chuẩn bị một tâm thế sẵn sàng với những thử thách mới và những điều thú vị mà kiểm toán mang lại!
