Một nghịch lý của cuộc sống hiện đại đó là khoa học công nghệ càng phát triển, con người càng trở nên bận rộn hơn. Vì vậy giữ vững và cải thiện năng suất trong công việc là điều mà nhiều bạn trẻ mong muốn tìm câu trả lời. Và một bộ phận không nhỏ các bạn đang có thói quen làm việc đa nhiệm (multitasking) với suy nghĩ rằng làm nhiều việc cùng lúc thì mới kịp deadline. Liệu cách hiểu này có phù hợp không?
1. Con người có thực sự multitasking?
Sẽ có bạn nói rằng: mình có thể vừa nghe nhạc vừa học bài, hoặc vừa chạy bộ vừa suy nghĩ về công việc hay kế hoạch ngày mai mà không gặp trở ngại gì cả. Đặc điểm chung của những hoạt động này là chỉ thực sự một việc sử dụng đến não, hoạt động còn lại thì không. Đối với hai ví dụ trên, chỉ hoạt động “học bài” và “suy nghĩ” mới thực sự dùng đến não, còn bạn hoàn toàn có thể kết hợp hoạt động “nghe nhạc” và “chạy bộ” với một hoạt động khác mà không gặp trở ngại như trên. Đây không được gọi là multitask.
Ngược lại, khi xử lý nhiều tác vụ cần dùng nhiều “não”, thực chất chúng ta không xử lý chúng cùng lúc. Giả sử như có 2 công việc A và B, thì cơ chế xử lý sẽ là não bộ tiếp nhận toàn bộ quá trình thực hiện công việc A và hành động. Khi chuyển sang công việc B, chúng ta sẽ xả toàn bộ thông tin trước đó để nạp toàn bộ quá trình thực hiện công việc B, và quá trình này tiếp tục diễn ra.
Để dễ hình dung hơn, hãy thực hành ví dụ sau: hai tay cùng cầm bút vẽ hình cùng lúc, một tay vẽ hình tròn, một tay vẽ hình vuông, liệu bạn có vẽ đẹp được không? Hoặc giữa việc đếm từ 1 đến 26, sau đó đọc bảng chữ cái từ A-Z, so với việc đọc và đếm kết hợp (1-A, 2-B,…, 26-Z) và xem cách làm nào tiết kiệm thời gian hơn nhé.
Như vậy, con người chỉ có thể tập trung làm một việc tại một thời điểm, còn multitasking thực chất là quá trình não bộ chuyển qua chuyển lại giữa các luồng thông tin mà thôi.
2. Tại sao chúng ta thích multitasking và hậu quả của nó
Một lời giải thích “nghe có vẻ hợp lý” với những người thích làm việc đa nhiệm là vì có cảm giác bản thân được việc hơn. Mặc dù không giúp ích gì trong việc cải thiện hiệu suất nhưng điều này lại mang cho con người sự thoả mãn về cảm xúc. Họ luôn muốn cảm thấy bản thân bận rộn, thay vì thực sự đo đếm chính xác hiệu suất của mình khi làm việc đơn nhiệm.
Nếu đã thực hiện những ví dụ trên, chắc hẳn bạn sẽ thấy rằng làm 2 việc dùng nhiều “não” cùng lúc sẽ đem lại kết quả vô cùng tồi tệ. Với cơ chế nạp và xả thông tin cùng lúc, thực tế bạn đang mất rất nhiều thời gian chết chỉ để xác định mình phải làm gì tiếp theo, khiến thời gian cần thiết để giải quyết công việc bị kéo dài thêm, thậm chí độ chính xác và sự tập trung bị suy giảm đáng kể. Bên cạnh đó, việc chuyển đổi các công việc nhỏ lẻ sẽ khiến hệ thần kinh buộc phải tiếp nhận và phân loại nhiều luồng thông tin khác nhau một cách liên tục, là nguồn cơn cho sự căng thẳng, mệt mỏi về lâu dài.
3. Những giải pháp để hạn chế multitasking
Trên thực tế, công việc sẽ không chỉ có một tác vụ đơn giản mà sẽ luôn đẩy con người vào tình trạng phải làm việc đa nhiệm. Tuy nhiên như đã đề cập ở phần trên, cơ chế làm việc thực sự sẽ là: làm xong việc A, gửi kết quả đi và đợi phản hồi. Trong khi chờ đợi thì làm việc B, nếu có việc C gấp thì tạm dừng việc B để làm C trước… Nói một cách khác thì ”multitasking” nên được hiểu là “khai thác sức lao động” để không lãng phí thời gian vào việc chờ đợi. Hiểu được vấn đề này, hãy tham khảo một số giải pháp sau đây:
Luôn có công cụ ghi chép.
Công việc thực tế vốn dĩ không tuyến tính như tưởng tượng hay theo kế hoạch, trong quá trình làm bạn có thể phát sinh ý tưởng mới hoặc có phát sinh thêm một số việc nhỏ. Do đó hãy luôn giữ bên mình một quyển sổ nhỏ, tờ giấy để ghi lại chúng. Sau đó hãy phân loại xem việc gì cần làm ngay hoặc có thể trì hoãn sang một khung giờ khác. Hãy phân biệt tính khẩn cấp và sự thiếu kiên nhẫn.
Xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể, ít nhất là cho ngày mai
Để không tốn thời gian chờ đợi hay phải suy nghĩ xem mình nên làm gì tiếp theo, hãy xây dựng một kế hoạch làm việc như một công cụ nhắc nhở. Và tại sao nên lập kế hoạch cho ngày tiếp theo? Để tránh sự trì hoãn khi bắt đầu một ngày mới.
Lựa chọn thời điểm cố định trong ngày để trả lời tin nhắn: việc này thường không mất nhiều thời gian, nhưng tần suất lớn sẽ ảnh hưởng đến khả năng tập trung. Do đó, hãy chọn những thời điểm cố định trong ngày để trả lời một lượt. Nếu bạn lo rằng mình có thể bỏ lỡ việc khẩn cấp và quan trọng nếu không check tin nhắn, hãy sử dụng phương pháp Pomodoro. Một cách đơn giản thì phương pháp này sẽ yêu cầu bạn tập trung trong khoảng 25-35 phút, sau đỏ nghỉ 5 phút rồi tiếp tục quá trình. Lúc này bạn hoàn toàn có thể tận dụng 5 phút nghỉ ngơi để kiểm tra tin nhắn và không bỏ lỡ những thông báo quan trọng.
