Tiếp nối câu chuyện sau khi kết thúc kỳ training trước mùa, hãy cùng nhau theo dõi những diễn biến tiép theo của series Nhật ký thực tập kiểm toán, bắt đầu từ công việc đầu tiên của một thực tập sinh, là chứng kiến kiểm kê và làm job đầu đời nhé.
Bạn có đang bỏ lỡ nội dung phần 1 của series Nhật ký thực tập kiểm toán? Hãy đọc thêm tại link này nhé:
2. Tuần 2: Kiểm kê + Job 1
Công việc đầu tiên tôi được giao là đi kiểm kê cùng một chị staff ở Hải Dương vào cuối tuần training. Vì công việc giao khá gấp nên việc đặt phòng đã được chị staff đặt hộ. Sau khi trao đổi với chị SIC của job, tôi biết mình sẽ kiểm kê tiền, tài sản cố định và hỗ trợ chị staff kiểm kê một phần nguyên vật liệu nếu công việc của chị quá nhiều. Trước khi đi tôi ngồi nhẩm lại kiến thức các anh chị đã training về quá trình kiểm kê cho các khoản mục này, quyết tâm mình sẽ hoàn thành tốt công việc được giao.
Đúng 7h sáng chủ nhật, không dám đến muộn bất cứ lần nào nữa, tôi cùng chị staff lên xe công ty đặt để đến địa điểm khách hàng kiểm kê. Ban đầu, tôi nghĩ khi đi cùng staff thì sẽ luôn đi cùng nhau nên cảm giác lo lắng cũng có phần lắng xuống, trong quá trình nếu có vấn đề gì thì tôi có thể hỏi ngay. Đến khách hàng tôi mới nhận ra, những thứ tôi kiểm kê ở trong khu hành chính, còn chị staff thì ở khu vực kho cách đó một đoạn. Thấy tôi căng thẳng, chị staff cũng dặn dò tôi bình tĩnh, cứ làm như lời chị SIC dặn. Danh sách kiểm kê đã được lên từ trước, tôi chỉ cần đi kiểm tra là được.
Sau khi chào hỏi các anh chị kế toán khách hàng, tôi và chị tách ra. Tôi đi theo chị thủ quỹ để kiểm kê tiền và tài sản. Số lượng không nhiều nên tôi đã hoàn thành xong khi chưa đến giờ ăn trưa. Nội dung kiểm kê tôi ghi lại bản nháp để đợi chị staff cùng làm biên bản kiểm kê rồi xin xác nhận từ khách hàng. Tôi liên lạc với chị staff xem chị có cần giúp kiểm kê nguyên vật liệu hay không. Sau khi đồng ý, tôi sang kho chỗ chị đang kiểm kê và được dẫn đi kiểm kê bởi người phụ trách kho ở đây.
Nhìn danh sách dài và số lượng lớn, tôi cố gắng đi qua các kho thật nhanh để hoàn thành công việc trong buổi sáng. Đặc thù ngành sản xuất là nguyên vật liệu của công ty được bảo quản tại các phòng khác nhau. Tôi kiểm kê lần lượt theo danh sách như kiểm kê tài sản cố định nhưng nó lại lòng vòng nhiều lần. Chưa kể các nguyên vật liệu tuy nhỏ nhưng số lượng lại lớn, có những loại bị để lẫn lộn, không có bất cứ thông tin gì được ghi chép bên ngoài khu vật liệu. Việc kiểm kê trở nên khó khăn, tôi yêu cầu anh phụ trách thực hiện kiểm đếm các vật liệu để ra được số mà các anh chị đang ghi trong sổ sách.
Bực mình vì đã đi vòng các phòng nhiều lần, anh tức giận đáp lại: “Cái vật liệu này ở đây bao năm rồi, số lượng nó vẫn thế thôi. Anh ở đây cứ mỗi lần mở ra đóng lại đều niêm phong, đảm bảo hàng hóa như thế chứ có ai làm gì đâu. Bây giờ em bảo anh đi đếm mấy cái này thì đến bao giờ. Mới hôm trước có chị kế toán vừa xuống kho kiểm kê, số lượng khớp rồi. Em cứ lấy luôn đi. Các em kiểm toán cứng nhắc quá. Đi nhiều vòng thế rồi mà vẫn chưa kiểm kê xong, mất thời gian quá.”
Nghe xong tôi khá rén, cũng giải thích với anh đây là quy trình bắt buộc mà chúng tôi phải thực hiện, mong anh hiểu cho. Cũng gần đến giờ trưa, và lo lắng sự việc này sẽ bị khách hàng phàn nàn lại với SIC và Manager, tôi ghi lại kết quả kiểm kê giống như thông tin mà khách hàng đã đưa rồi quay lại gặp chị staff. Dựa theo bản nháp tôi ghi lại, chị làm báo cáo kiểm kê. Chị nhắc: “Form kết quả kiểm kê intern cũng nhận được, sao em không làm luôn rồi xin xác nhận của các anh chị kiểm kê cho mình, đến giờ nhỡ họ có việc bận thì làm sao xin chữ ký được bây giờ”. Tôi có chút ngỡ ngàng vì nghĩ đây là công việc của staff, còn tôi chỉ hỗ trợ thực hiện. Tôi xin lỗi chị rồi tự làm báo cáo kiểm kê cho phần mình làm rồi đi tìm chị thủ quỹ xác nhận. May mắn thay, tôi vẫn kịp gặp trước khi chị đi nghỉ trưa để hoàn thành biên bản trong buổi sáng. Còn phần nguyên vật liệu, chị lấy số liệu của tôi để làm biên bản, xin xác nhận và scan toàn bộ gửi lại cho SIC.
Tôi cứ ngỡ mọi thứ về công việc đầu tiên đã kết thúc khá êm đẹp như vậy. Cho đến mấy tuần sau là fieldwork của job tôi đã kiểm kê, vì phát hiện ra vấn đề trong quản lý nguyên vật liệu, chị SIC nghi ngờ kết quả của tôi quá khớp với khách hàng. Chị liên lạc với tôi và yêu cầu kể lại trung thực toàn bộ quá trình đã diễn ra trong buổi hôm ấy. Sau khi biết chuyện, chị nhắc nhở tôi đáng nhẽ phải liên lạc ngay với chị về tình hình nếu không thể kiểm kê, cố gắng nói chuyện với khách hàng để xem có thể kiểm kê lại hay không. Ước gì hôm đó tôi gọi điện ngay với chị xin hướng dẫn thì mọi thứ sẽ không rắc rối như vậy. Tôi biết việc kiểm kê lại sẽ không dễ dàng và tạo ấn tượng không tốt với khách hàng.
Rút kinh nghiệm đã xảy ra từ job đầu tiên đi fieldwork, có bất kì vấn đề nào phát sinh tôi đều trao đổi với các thành viên trong nhóm, thường là với anh chị staff 2. Họ cũng vừa là intern một năm trước nên khi hỏi tôi cũng không quá run và có thể trình bày đầy đủ vấn đề. Thực sự khoảng cách giữa lý thuyết học và làm working paper khác nhau rất nhiều. Mặc dù tôi có thể đọc vanh vách mỗi phần hành cần làm gì, thông tư nói những gì nhưng lại không thể xử lý trên số liệu mà khách hàng cung cấp. Mọi số liệu đều lệch, tôi không giải thích được đây là lỗi của tôi hay khách hàng.
Nhận lấy sổ cái của khách hàng gửi, tôi ước gì lúc trước mình học một khóa excel thực hành để có thể phân tích và lọc sổ nhanh và chính xác hơn. Không biết nên bắt đầu tra lỗi từ đâu, tôi quay ra hỏi anh staff 2. Anh trả lời: “Mấy cái này có trong working paper anh làm từ đợt interim, em cứ roll lên là được cho nhanh. Job mình deadline sát lắm, em mày mò như thế đến bao giờ mới xong”. Lúc ấy tôi bắt đầu nghi ngờ về khả năng của mình, tại sao tôi không thể áp dụng được những thứ đã được training vào working paper này, dù đây là những phần hành vẫn được các anh chị gọi là “phần hành intern”.
Thấy mọi người miệt mài làm việc, tôi đành chấp nhận mặc kệ và thay lại số liệu mà anh chị đã làm lúc trước. Vì có một số phần hành phải kiểm tra chứng từ giao dịch, nên tôi còn phải gặp trực tiếp anh chị kế toán khách hàng để xin tài liệu. Là một đứa suốt ngày ôm sách vở, trước những lúc ấy tôi rất run. Trừ buổi phỏng vấn ra, tôi chưa có lần nào nói chuyện cùng các anh chị lớn như vậy, hẳn còn đáng tuổi bố mẹ mình, làm sao để vừa lễ phép mà không rụt rè khi trao đổi ý kiến đây. Tôi phải lên tinh thần 100% và an ủi bản thân hàng chục lần rằng mọi việc sẽ không sao đâu, ai cũng có một lần đầu tiên thất bại. Dù vậy nhưng đến khi gặp chị kế toán, tôi vẫn khép nép xin chị cho xem chứng từ. Chị cười hỏi tôi mới ra trường à, tôi đỏ bừng mặt xấu hổ, cố gắng phủ định lời nói của chị.
Quả thực, với tôi giao tiếp là một thử thách, không chỉ với khách hàng mà còn với anh chị trong team, ngoài vấn đề công việc thì những chủ đề khác tôi cũng khó mở lời. Ngoài giờ làm việc với những job tỉnh, chúng tôi thường đi ăn tối với nhau trước khi về khách sạn. Mọi người thường vui đùa để bớt căng thẳng sau ngày làm việc. Các anh chị nói chuyện, tôi cũng muốn tham gia để networking nhưng còn sợ hãi và rụt rè, sợ làm ảnh hưởng đến công việc và đánh giá của các anh chị team leader với tôi. Vì thế các bữa cơm, tôi thường im lìm cúi đầu ăn và lắng nghe các anh chị nói chuyện. Có lúc anh chị thấy tôi im lặng quá cũng hỏi han một chút, nhưng sau đó vì không biết tiếp tục chủ đề câu chuyện thế nào nên tôi lại yên tĩnh chìm vào một góc.
Còn tiếp…
