Thư xác nhận từ bên thứ 3 cung cấp bằng chứng kiểm toán phù hợp và đáng tin cậy hơn khi thư xác nhận được gửi cho một bên xác nhận mà kiểm toán viên tin tưởng rằng có hiểu biết về các thông tin cần được xác nhận. Mục tiêu của kiểm toán viên và doanh nghiệp kiểm toán khi sử dụng các thủ tục xác nhận từ bên ngoài là thiết kế và thực hiện các thủ tục nhằm thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp.
Thư xác nhận kiểm toán là gì
Trong kiểm toán, thư xác nhận (Confirmation letter) là một bằng chứng kiểm toán quan trọng, được kiểm toán viên gửi đến bên thứ ba (thường là khách hàng, ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng của đơn vị được kiểm toán…) để xác minh tính đúng đắn của thông tin tài chính hoặc phi tài chính do đơn vị được kiểm toán cung cấp.
Mục đích của thư xác nhận kiểm toán
- Thu thập bằng chứng kiểm toán độc lập và đáng tin cậy từ các bên thứ ba.
- Xác minh số dư tài khoản (như tiền gửi ngân hàng, khoản phải thu, khoản phải trả…).
- Xác nhận điều khoản hợp đồng, nghĩa vụ bảo lãnh, các mối quan hệ pháp lý… có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
Các loại thư xác nhận trong kiểm toán báo cáo tài chính
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam VSA 505 – Thông tin xác nhận từ bên ngoài, thư xác nhận có thể được phân loại như sau:
Chia theo bản chất thư:
Thư xác nhận dạng khẳng định (Positive confirmation):
Thư xác nhận đề nghị bên thứ 3 (bên xác nhận) phúc đáp trực tiếp cho kiểm toán viên nêu rõ bên xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý với thông tin cần xác nhận, hoặc cung cấp thông tin yêu cầu xác nhận.
️ Ưu điểm:
- Tỷ lệ phản hồi cao (dù đúng dù sai bên xác nhận đều phải phản hồi lại KTV)
- Độ tin cậy cao
- Phù hợp với các khoản mục lớn, phức tạp hoặc có rủi ro gian lận cao
Hạn chế:
- Có thể bỏ sót các giao dịch hoặc số dư do chưa ghi nhận nếu nguồn thông tin bị thiếu sót ngay từ đầu
- Tốn thời gian xử lý nếu gửi với số lượng lớn
Thư xác nhận dạng phủ định (Negative confirmation):
Thư xác nhận đề nghị bên thứ 3 (bên xác nhận) phúc đáp trực tiếp cho kiểm toán viên chỉ khi bên xác nhận không đồng ý với thông tin được nêu trong thư xác nhận.
Thư xác nhận dạng phủ định cung cấp bằng chứng kiểm toán ít thuyết phục hơn xác nhận dạng khẳng định.
️ Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian, phù hợp khi số lượng xác nhận lớn.
- Dễ thực hiện, tỷ lệ gửi và xử lý cao.
Hạn chế:
- Độ tin cậy thấp hơn, vì không chắc người nhận có thực sự kiểm tra.
- Không phù hợp nếu có rủi ro gian lận, hoặc hệ thống kiểm soát nội bộ yếu.
Chia theo hình thức thư:
Thư xác nhận dạng đóng( Closed Confirmation)
Là thư xác nhận trong đó kiểm toán viên đã điền sẵn thông tin cần xác nhận (ví dụ: số dư công nợ, số tiền vay, ngày giao dịch…) và yêu cầu bên nhận chỉ cần đồng ý hoặc điều chỉnh nếu thấy sai.
Ưu điểm:
- Nhanh chóng, có sẵn số liệu, dễ theo dõi
- Tỷ lệ phản hồi cao
- Giảm rủi ro hiểu nhầm do nguồn dữ liệu đã được xác định rõ.
Hạn chế:
- Có thể bỏ sót các giao dịch hoặc số dư do chưa ghi nhận nếu nguồn thông tin bị thiếu sót ngay từ đầu
Thư xác nhận dạng đóng( Blank Confirmation)
Là thư trong đó không ghi sẵn số liệu; bên nhận được yêu cầu phải chủ động ghi thông tin cần xác nhận, ví dụ như số dư, điều khoản, nghĩa vụ…
Ưu điểm:
- Giảm rủi ro thiên vị thông tin do người gửi chuẩn bị
- Có thể phát hiện các khoản mục chưa được ghi nhận hoặc ghi nhận sai.
Hạn chế:
- Tỷ lệ phản hồi thấp hơn (vì tốn thời gian chobên xác nhận).
- Dễ bị bỏ qua nếu bên xác nhận không đủ thiện chí hợp tác.
>> Có thể bạn quan tâm: Cơ sở dẫn liệu trong kiểm toán, ý nghĩa và phân loại
Trường hợp Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán không đồng ý để kiểm toán viên gửi thư xác nhận
Việc Ban Giám đốc không đồng ý để kiểm toán viên gửi thư xác nhận làm hạn chế phạm vi thu thập bằng chứng kiểm toán mà kiểm toán viên mong muốn. Do đó, kiểm toán viên cần điều tra nguyên nhân của sự không đồng ý này.
Nguyên nhân phổ biến là giữa đơn vị được kiểm toán và bên xác nhận hiện đang tồn tại tranh chấp pháp lý hoặc hai bên đang thương lượng và việc thư xác nhận xuất hiện không đúng lúc có thể ảnh hưởng đến cách giải quyết tranh chấp hoặc thương lượng đó.
Kiểm toán viên cần tìm kiếm bằng chứng kiểm toán về tính hợp lý và hợp lệ của các lý do, vì có thể có rủi ro là Ban Giám đốc cố tình ngăn không cho kiểm toán viên thu thập bằng chứng kiểm toán cho thấy sự tồn tại của gian lận hoặc nhầm lẫn.
Quy trình gửi thư xác nhận trong kiểm toán
Lập kế hoạch gửi thư và xác định mục tiêu xác nhận
Đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu để quyết định có thực hiện thủ tục gửi thư xác nhận có hiệu quả hay không. Tiếp đó, kiểm toán viên xác định những khoản mục nào cần xác nhận (ví dụ: tiền gửi ngân hàng, khoản phải thu, …) và kựa chọn loại xác nhận phù hợp: Thư đóng hay thư mở, thư dạng khẳng định hay phủ định,…
Soạn thư và phê duyệt thư xác nhận
Kiểm toán viên soạn thảo mẫu thư xác nhận phù hợp với từng đối tượng xác nhận (khách hàng, ngân hàng, luật sư…). Nội dung cần rõ ràng, cụ thể, và dễ xác minh.
Thư xác nhận thường được công ty được kiểm toán soạn, in và gửi cho khách hàng của mình để họ, kiểm tra, đóng dấu và gửi đi trực tiếp cho bên xác nhận.
Gửi thư xác nhận
Địa chỉ nhận thư là địa chỉ kinh doanh của Công ty Kiểm toán. Kiểm toán viên sẽ kiểm tra gửi đúng địa chỉ của bên xác nhận và ghi chú cách phản hồi (trả lời bằng thư giấy/email/fax…).
Theo dõi và xử lý phản hồi
Theo dõi các thư đã gửi để đảm bảo nhận được phản hồi đúng hạn.
Nếu không nhận được phản hồi: Kiểm toán viên có thể gửi lại (lần 2) hoặc phản hồi lại với khách hàng kiểm toán để họ có những biện pháp thúc đẩy xác nhận thư, kiểm toán viên cũng có thể gọi điện nhắc nếu được cho phép
Nếu vẫn không phản hồi: kiểm toán viên cần phải đặt ra nghi ngờ xảy ra gian lận giữa hai bên, yêu cầu khách hàng giải thích và áp dụng thủ tục kiểm toán thay thế (ví dụ: xem đối chiếu sao kê ngân hàng, biên bản giao hàng, phiếu thu…).
Đánh giá và lưu trữ phản hồi
Đối chiếu nội dung phản hồi với số liệu kế toán của đơn vị được kiểm toán.
Xử lý các sai lệch (nếu có): yêu cầu giải trình, điều chỉnh sổ sách nếu cần.
Lưu trữ tất cả thư xác nhận gốc và phản hồi trong giấy tờ như một bằng chứng kiểm toán.
Đưa ra kết luận
Kết luận về tính đầy đủ và hợp lý của khoản mục được xác nhận.
Nếu không nhận được phản hồi mà không có thủ tục thay thế phù hợp, phải đánh giá ảnh hưởng đến báo cáo kiểm toán (có thể dẫn đến ý kiến kiểm toán ngoại trừ hoặc không thể đưa ý kiến).
>> Có thể bạn quan tâm: Ngành kiểm toán – Học những gì và làm nghề gì?
Trách nhiệm của các bên liên quan
Trong quy trình gửi thư xác nhận kiểm toán, các bên liên quan gồm: kiểm toán viên, đơn vị được kiểm toán, và bên thứ ba xác nhận (ví dụ: khách hàng, ngân hàng, luật sư…). Mỗi bên đều có trách nhiệm cụ thể để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của bằng chứng kiểm toán thu thập được.
Dưới đây là phân tích chi tiết:
Kiểm toán viên – Bên chủ động kiểm soát quy trình xác nhận
Trách nhiệm:
- Xác định các khoản mục cần xác nhận dựa trên rủi ro và tính trọng yếu.
- Thiết kế, soạn thảo và gửi thư xác nhận – luôn phải là người kiểm soát việc gửi và nhận thư.
- Đảm bảo nội dung thư là rõ ràng, trung lập, không thiên vị.
- Theo dõi và xử lý phản hồi từ bên thứ ba, hoặc thực hiện thủ tục thay thế nếu không phản hồi.
- Đánh giá độ tin cậy của phản hồi và ảnh hưởng đến báo cáo kiểm toán.
- Lưu trữ toàn bộ hồ sơ thư xác nhận như bằng chứng kiểm toán.
Lưu ý: Kiểm toán viên không được để khách hàng nhận phản hồi xác nhận.
Đơn vị được kiểm toán (khách hàng)
Trách nhiệm:
- Cung cấp danh sách đầy đủ và chính xác các bên liên quan cần xác nhận (ví dụ: danh sách khách hàng, ngân hàng, luật sư…).
- Hỗ trợ kiểm toán viên trong việc chuẩn bị thông tin (số dư, hợp đồng, chứng từ…) để soạn thảo thư xác nhận.
- Ký và đóng dấu vào thư xác nhận, nếu được yêu cầu, để thể hiện sự đồng ý với nội dung.
- Không được can thiệp vào việc gửi, nhận hay trả lời thư xác nhận.
- Giải trình và điều chỉnh (nếu cần) khi có chênh lệch giữa số liệu và phản hồi từ bên thứ ba.
Lưu ý: Đơn vị được kiểm toán có thể từ chối hỗ trợ thư xác nhận, nhưng kiểm toán viên sẽ phải xem xét ảnh hưởng tới ý kiến kiểm toán.
Bên xác nhận (bên thứ ba)
Trách nhiệm:
Phản hồi trung thực, khách quan và đúng thời hạn các thư xác nhận do kiểm toán viên gửi.
Kiểm tra kỹ thông tin được yêu cầu xác nhận và ghi rõ sự đồng ý hoặc sai lệch (nếu có).
Gửi trực tiếp phản hồi về cho kiểm toán viên (qua email, thư, fax… theo chỉ dẫn).
Nếu không đồng ý, cần nêu rõ lý do hoặc cung cấp bằng chứng liên quan.
Ví dụ: ngân hàng xác nhận số dư tài khoản, khách hàng xác nhận khoản công nợ, luật sư xác nhận vụ kiện…
Tóm lại, việc thực hiện thủ tục gửi thư xác nhận trong kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng vì nó là một trong những phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy cao nhất, đặc biệt là đối với các khoản mục nhạy cảm như tiền gửi, khoản phải thu, nợ vay, cam kết bảo lãnh hoặc các nghĩa vụ pháp lý,…vì đây là một bằng chứng từ bên ngoài, độc lập với đơn vị được kiểm toán và có độ tin cậy cao hơn so với chứng từ nội bộ. KLE hy vọng bài viết này sẽ mang lại nhiều kiến thức bổ ích cho bạn!
———
KLE Mentoring Program
Cơ sở 1: Số 9, ngõ Chùa Liên Phái, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Cơ sở 2: Số 3, phố Thọ Tháp, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Hotline: 097 7532090
Email: info@kle.edu.vn
Website: https://kle.edu.vn/
Đơn vị đào tạo ACCA, Thi tuyển dụng Kiểm toán, tư vấn tài chính Big4, Nonbig và Tiếng Anh giao tiếp, Ielts.
Với đội ngũ giảng viên là 100% ACCA Members cùng kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực kế toán – kiểm toán và tài chính, KLE không chỉ mang đến kiến thức nền tảng vững chắc mà còn giúp học viên phát triển kỹ năng ứng dụng thực tế. Không chỉ là chương trình đào tạo truyền thống, KLE tạo ra một môi trường học tập thực tiễn, nơi mối quan hệ giữa người học và giảng viên không dừng lại ở giảng dạy kiến thức mà còn phát triển sâu hơn thành mối quan hệ Mentee – Mentor.
