Quy trình ghi sổ giao dịch kinh tế
- Giao dịch kinh tế phát sinh – Chứng từ (Hóa đơn,…)
- Phân loại giao dịch trên các sổ sách ghi nhận ban đầu
- Ghi nhận trên sổ cái
- Trình bày bảng cân đối thử
- Đưa lên BCTC
Các loại chứng từ kế toán thường gặp
Bước (Stage) | Quy trình bán hàng (Sale Process) | Quy trình mua hàng (Purchase Process) |
1. Yêu cầu báo giá từ bên mua hàng hóa, dịch vụ,… (Request) | Bảng báo giá (Quotation): Là một văn bản gửi tới khách hàng nêu rõ giá cố định cho hàng hóa hoặc dịch vụ. Bảng báo giá được sử dụng khi doanh nghiệp không có bảng giá tiêu chuẩn của sản phẩm. Báo giá không thể thay đổi khi khách hàng đã chấp nhận. | |
2. Đặt hàng (Order) | Đơn đặt hàng bán (Sales order): Là tài liệu nội bộ do bên bán phát hành để mô tả chi tiết yêu cầu của khách hàng trên đơn đặt hàng mua mà khách hàng gửi đến. Đơn đặt hàng bán thường được đánh số thứ tự để bên bán có thể theo dõi về tình trạng các đơn hàng đã đặt của khách hàng (tránh lập trùng lặp, bỏ sót hoặc không chính xác,…) | Đơn đặt hàng mua (Purchase order): Là tài liệu thể hiện đề nghị chính thức từ bên mua, nêu chi tiết về hàng hóa, dịch vụ sẽ mua từ bên bán. Đơn đặt hàng mua được đánh số thứ tự và thường được lập thành hai liên, trong đó một liên gửi cho bên bán, một liên lưu giữ nội bộ để theo dõi tình trạng của đơn đặt hàng đó. |
3. Chuyển giao hàng hóa (Despatch) | Phiếu xuất kho (Goods despatched note): Phiếu xuất kho là chứng từ liệt kê các hàng hóa mà bên bán xuất bán cho khách hàng. Bên bán giữ phiếu xuất kho để xử lý trong trường hợp khách hàng thắc mắc về hàng hóa đã gửi. Khách hàng so sánh các hàng hóa trên phiếu xuất kho với các hàng hóa nhận được đảm bảo các mục này đều đúng với đơn đặt hàng. | Phiếu nhập kho (Goods received note): Phiếu xuất kho là chứng từ liệt kê các hàng hóa mà bên mua nhận được từ bên bán, thường do bộ phận kho hoặc bộ phận nhận hàng lập. |
4. Yêu cầu thanh toán (Payment Request) | Hóa đơn bán hàng (Sales invoice): Là chứng từ do bên bán phát hành cho bên mua để yêu cầu thanh toán. Thông tin trên hóa đơn bán hàng phải trùng khớp với trên đơn đặt hàng bán (Sales order), được bên bán lập dựa trên đơn đặt hàng mua của khách hàng (Purchase order). | Hóa đơn bán hàng (Sales invoice): Khi mua hàng hóa, dịch vụ; bên mua nhận hóa đơn bán hàng (Sales invoice) từ bên bán, sau đó phải đối chiếu thông tin đảm bảo trùng khớp với đơn đặt hàng mua (Purchase order) đã gửi cho bên bán. Hóa đơn mua hàng (Purchase invoice): Là tài liệu do người mua xuất trình để xác nhận đơn đặt hàng. Nó được tạo ra sau khi đơn đặt hàng được gửi cho bên bán. Nó xác minh tất cả hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp mua và ghi lại số tiền phải trả cho nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ. |
5. Hàng hóa có thể bị trả lại người bán (Return goods) | Phiếu điều chỉnh giảm công nợ hay còn gọi là Hóa đơn âm (Credit note hoặc Negative invoice): Là một chứng từ người bán gửi cho người mua thông báo những những khoản liên quan đến việc người mua trả lại hàng hóa hoặc thanh toán thừa. Đây là loại hóa đơn điều chỉnh giảm. => Giảm khoản phải thu khách hàng Phiếu điều chỉnh giảm công nợ ít chi tiết hơn hóa đơn bán hàng và có thể được in màu đỏ để phân biệt với hóa đơn ban đầu | Phiếu yêu cầu điều chỉnh công nợ hay còn gọi là Hóa đơn tăng (Debit note): Là một chứng từ người mua gửi cho người bán yêu cầu thanh toán những khoản liên quan đến việc trả lại hàng hóa hoặc thanh toán thừa. Đây là yêu cầu chính thức để nhà cung cấp phát hành Credit Note (chấp nhận nghĩa vụ thanh toán hóa đơn còn thiếu). => Giảm khoản phải trả người bán |
6. Thanh toán (Payment) | Biên lai (Receipt): Là chứng từ xác nhận rằng một khoản thanh toán đã được nhận, thường liên quan đến các giao dịch bán hàng thu tiền mặt, hoặc Giấy báo có của ngân hàng (Credit note): Là chứng từ xác nhận việc đã nhận được tiền vào tài khoản ngân hàng, liên quan các giao dịch chuyển khoản. | Phiếu báo thanh toán (Remittance advice): Là một tài liệu được gửi đến nhà cung cấp chi tiết các khoản hóa đơn nào được thanh toán hoặc Credit note (Negative invoice) nào được bù trừ. Phiếu báo thanh toán cho phép nhà cung cấp cập nhật với khách hàng của họ xem hóa đơn nào được thanh toán, hóa đơn nào còn chưa thanh toán. Phiếu báo thanh toán cũng xác nhận khoản tiền nào đang được thanh toán và bất cứ sự chênh lệch nào cũng có thể được xác định dễ dàng để kiểm tra. |
Các loại sổ sách ghi nhận ban đầu và sổ cái
Các loại sổ sách ghi nhận ban đầu
Đây là nơi tóm tắt các tài liệu nguồn và ghi nhận lần đầu các giao dịch phát sinh.
7 loại sổ sách ghi nhận ban đầu chính trong doanh nghiệp:
- Sổ tiền (Cash book – Receipts or Payments)
- Sổ bán hàng (Sales day book)
- Sổ mua hàng (Purchase day book)
- Sổ tiền mặt (Petty cash book)
- Sổ hàng hóa bị trả lại (Sale returns book)
- Sổ hàng hóa đem trả nhà cung cấp (Purchase returns book)
- Sổ nhật kí (Journal book)
Sổ tiền (Cash book – Receipts or Payments)
Sổ tiền là sổ sách ban đầu, cũng là sổ nhật ký trực tiếp ghi lại các khoản tiền đã nhận và thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
Số tiền vào tài khoản ngân hàng có thể là tiền nhận được tại cơ sở kinh doanh dưới dạng tiền giấy, tiền xu và séc; sau đó được gửi vào ngân hàng. Ngoài ra còn có các khoản thu và thanh toán (chi) được thực hiện bằng chuyển khoản ngân hàng, lệnh thường trực, ghi nợ trực tiếp và lãi và phí ngân hàng, trực tiếp bởi ngân hàng.
Sổ tiền có thể là một bản ghi trên giấy hay là một file đánh trên máy tính, ghi nhận lại tất cả các giao dịch này.
Sổ bán hàng (Sales day book)
Sổ bán hàng là loại sổ sách ghi nhận ban đầu cho các khoản doanh thu bán chịu (credit sales). Nó được sử dụng để tập hợp các hóa đơn gửi tới khách hàng hàng ngày.
Hầu hết các phần mềm kế toán đều cho phép nhập hóa đơn bán hàng xong sẽ tự động báo cáo lên sổ bán hàng về những giao dịch đã nhập hóa đơn.
Sổ mua hàng (Purchase day book)
Sổ mua hàng là loại sổ sách ghi nhận ban đầu để ghi chép các khoản mua chịu (credit purchases). Các doanh nghiệp ghi chép trong sổ mua hàng danh sách các hóa đơn họ nhận được từ nhà cung cấp.
Hầu hết các phần mềm kế toán đều cho phép nhập hóa đơn mua hàng xong sẽ tự động báo cáo lên sổ mua hàng về những giao dịch đã nhập hóa đơn.
Sổ tiền mặt (Petty cash book)
Sổ tiền mặt sổ tiền ghi chép lại các khoản thanh toán nhỏ lẻ (small payments)
Quỹ tiền chi vặt (The cash float) cũng có thể là nơi lưu giữ những khoản thu nhỏ không thường xuyên, ví dụ như đồ ăn nhẹ cho nhân viên, tem bưu chính, trả cho người dọn dẹp văn phòng, tiền taxi,…
Mặc dù số tiền nhỏ nhưng các giao dịch tiền mặt nhỏ vẫn cần phải được ghi lại, nếu không tiền mặt có thể bị lạm dụng cho các chi phí cá nhân hoặc thậm chí bị đánh cắp.
Sổ hàng hóa bị trả lại (Sale returns book)
Khi khách hàng trả lại hàng hóa vì một số lý do nào đó, nhà cung cấp phát hành phiếu điều chỉnh giảm công nợ cho khách hàng (raise credit note).
Sổ hàng hóa bị trả lại là loại sổ sách ghi nhận ban đầu để ghi chép các khoản điều chỉnh này.
Sổ hàng hóa đem trả nhà cung cấp (Purchase returns book)
Khi trả lại hàng cho nhà cung cấp, bên mua hàng nhận
được phiếu điều chỉnh công nợ từ nhà cung cấp (receive credit note).
Sổ hàng hóa đem trả nhà cung cấp là loại sổ sách ghi nhận ban đầu để ghi chép các khoản này.
Sổ nhật ký (Journal book)
Sổ nhật ký dùng để ghi nhận bút toán của các giao dịch mà không được ghi nhận bởi bất kì sổ nào, như:
- Điều chỉnh cuối kì
VD: Bút toán trích khấu hao TSCĐ cho năm nay (Depreciation or Amortization), bút toán ghi nhận các khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán (Accruals),…
- Chỉnh sửa các lỗi sai
VD: Bút toán điều chỉnh sai sót trước khi khóa sổ,…
b. Sổ cái
- Sổ cái tài khoản (ledger accounts): tổng hợp tất cả các giao dịch riêng lẻ của mỗi tài khoản trong kỳ kế toán.
- Sổ cái chung (nominal/general ledger): tổng hợp tất cả các giao dịch tài chính của doanh nghiệp
Lưu ý phân biệt:
Receivables account Payables account | Receivables ledger Payables ledger |
=> Impersonal account |
=> Individual account |
Nguyên tắc của bút toán kép (double entry)
Phương trình kế toán
TÀI SẢN | = | NỢ PHẢI TRẢ | + | VỐN CHỦ SỞ HỮU |
Trong đó:
Vốn cuối kỳ | = | Vốn đầu kỳ | + | Vốn góp thêm | + | Lợi nhuận giữ lại | – | Vốn rút ra |
Bút toán kép
Nguyên tắc: Mọi giao dịch đều tạo ra ảnh hưởng kép (dual effect) lên cả hai bên Nợ và Có của các tài khoản kế toán
T – ACCOUNT | |
DEBIT
| CREDIT
|
QUY TẮC: TỔNG GIÁ TRỊ BÊN NỢ (DEBIT) = TỔNG GIÁ TRỊ BÊN CÓ (CREDIT)
Trong đó nhìn chung thì:
Bút toán Nợ thể hiện: | Bút toán Có thể hiện: |
Tăng tài sản | Giảm tài sản |
Giảm nợ phải trả | Tăng nợ phải trả |
Tăng chi phí | Tăng doanh thu |
VD: Giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ, ghi:
DR Cash/ Receivables $550
CR Sales $500
CR Sales tax $50
Chinh Phục ACCA Hiệu Quả Cùng KLE
Chứng chỉ ACCA (Association of Chartered Certified Accountants) – một trong những chứng chỉ nghề nghiệp uy tín nhất toàn cầu chính là “cánh cửa” giúp người học làm chủ kiến thức chuẩn mực kiểm toán quốc tế cũng như nắm bắt mối liên hệ chặt chẽ giữa chuẩn mực báo cáo tài chính và hoạt động kiểm toán thực tế.
Trong Khóa học ACCA tại KLE, học viên được hướng dẫn bởi đội ngũ giảng viên là chuyên gia kiểm toán, kế toán quốc tế có kinh nghiệm trong môi trường doanh nghiệp toàn cầu. Chương trình giảng dạy của KLE được xây dựng theo định hướng ứng dụng thực tế, kết hợp bài giảng lý thuyết, case study chuẩn quốc tế và các buổi workshop mô phỏng tình huống nghề nghiệp.
Đối tượng: Khóa học ACCA tại KLE được thiết kế dành cho:
- Sinh viên từ năm 1 đến năm 4 theo học chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán
- Sinh viên từ các ngành khác có sự quan tâm đến chứng chỉ này.
- Những người đã đi làm và muốn phát triển sự nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế.
Nội dung khóa học: Khóa học ACCA tại KLE cung cấp lộ trình học tập bài bản với các môn quan trọng như:
- F1 – Business & Technology (Kinh doanh và Công nghệ)
- F2 – Management Accounting (Kế toán Quản trị)
- F3 – Financial Accounting (Kế toán Tài chính)
- F4 – Corporate & Business Law (Luật Kinh doanh Toàn cầu)
- F5 – Performance Management (Quản trị Hoạt động)
- F6 – Taxation (Thuế Việt Nam)
- F7 – Financial Reporting (Lập Báo cáo Tài chính)
- F8 – Audit & Assurance (Kiểm toán và Dịch vụ Đảm bảo)
- F9 – Financial Management (Quản trị Tài chính)
Mục tiêu khóa học: Chương trình giúp học viên có nền tảng vững chắc để thi đậu các chứng chỉ ACCA, mở rộng cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực tài chính – kiểm toán toàn cầu.
Điểm đặc biệt của các khóa học tại KLE là:
- Đội ngũ giảng viên (mentors) toàn ACCA Member cùng kinh nghiệm thực chiến được tích lâu dài: 100% mentors tại KLE đều là ACCA Members và nhiều người còn đảm nhiệm các vai trò quản lý tại các tập đoàn lớn, giúp bạn học từ kiến thức chuyên môn đến góc nhìn thực tiễn của ngành. Bên cạnh kiến thức, họ còn chia sẻ bí kíp chinh phục kỳ thi tuyển dụng tại Big4 và các tập đoàn tài chính hàng đầu.
- Phương pháp học Flipped Learning – đảo ngược hiệu quả: Học viên được cung cấp tài khoản online đồng thời trong quá trình học offline, được giảng trước toàn bộ kiến thức lý thuyết, thời gian trên lớp được hướng dẫn tìm hiểu, phân tích, thảo luận, đào sâu nghiên cứu các case study thực tế, các phần kiến thức nội dung chuyên sâu, được chữa full các dạng bài tập, cải thiện toàn bộ kỹ năng mềm, phản biện, thuyết trình, làm việc nhóm. Phương pháp đảo ngược chú trọng phần kỹ năng thực hành giải bài tập – kỹ năng quan trọng nhất của việc học và thi ACCA, từ đó học viên sẽ không phải tự mày mò cách giải bài tập tại nhà mà luôn được đồng hành và hướng dẫn trên lớp học, rút ngắn thời gian học và ôn thi. Với phương pháp học này, thời gian KLE đồng hành với học viên tăng lên gấp đôi (từ online đến offline, từ lý thuyết đến thực hành) so với 1 khóa học được triển khai như thông thường.
- Quản lý trải nghiệm” (Experience Manager) – học viên không đơn độc: Mỗi lớp học được hỗ trợ bởi đội ngũ Quản lý trải nghiệm lớp, luôn cắm chốt giải đáp các thắc mắc của học viên, từ nội dung bài học đến chiến lược ôn thi. Môi trường học tập tại KLE tương tác cao, bạn không chỉ học từ mentor mà còn được kết nối, học hỏi từ các anh chị đi trước.
Bên cạnh khóa học ôn thi ACCA, các bạn cũng thể tham khảo thêm một số chương trình học kết hợp lý thuyết chuyên sâu với thực hành thực tế theo chuẩn mực Big4 và doanh nghiệp lớn nữa tại KLE như:
- Khóa học “Học làm trợ lý kiểm toán”: Hướng tới sinh viên năm 3-4 hoặc người mới bắt đầu, tập trung rèn luyện kỹ năng lập working paper từ cơ bản đến nâng cao, được review cá nhân hóa và mô phỏng công việc thực tế của trợ lý kiểm toán. Học viên sẽ thực hành trực tiếp các phần hành quan trọng như kiểm tra chứng từ, xác nhận công nợ và hoàn thiện hồ sơ kiểm toán.
Để hiểu sâu và vận dụng chuẩn mực hiệu quả, học viên có thể lựa chọn khóa học ACCA tại KLE. Đây chính là bước đệm giúp người học vững chuyên môn, tự tin hành nghề trong môi trường kiểm toán – tài chính toàn cầu.
———
KLE MENTORING PROGRAM
Cơ sở 1: Số 9, ngõ Chùa Liên Phái, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Cơ sở 2: Số 3, phố Thọ Tháp, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Hotline: 086 6638 196
Email: info@kle.edu.vn
Website: https://kle.edu.vn/
Nhận Tư Vấn Chi Tiết Lộ Trình Học ACCA Phù Hợp Riêng Cho Bạn Ngay Cùng KLE Mentoring Program!
KLE giúp người học (Mentees) đi từ mơ hồ đến có lộ trình chuẩn bị rõ ràng, nền tảng ACCA, kỹ năng thực tế và sự tự tin để bước vào nghề Kế toán – Kiểm toán – Tài chính. KLE không chỉ giúp Mentees thi đỗ ACCA mà còn trang bị toàn diện để gia tăng cơ hội việc làm ở Big4 và các Doanh nghiệp lớn. Ở KLE, chúng tôi coi sự nghiệp của Mentees như sự nghiệp của chính mình.
