[FA/F3] Lesson 3: The use of double entry and accounting system

Bước 

(Stage) 

Quy trình bán hàng 

(Sale Process) 

Quy trình mua hàng 

(Purchase Process) 

1. Yêu cầu báo giá từ bên mua hàng hóa, dịch vụ,…

(Request) 

Bảng báo giá (Quotation): 

Là một văn bản gửi tới khách hàng nêu rõ giá cố định cho hàng hóa hoặc dịch vụ. Bảng báo giá được sử dụng khi doanh nghiệp không có bảng giá tiêu chuẩn của sản phẩm.  

Báo giá không thể thay đổi khi khách hàng đã chấp nhận. 

2. Đặt hàng 

(Order) 

Đơn đặt hàng bán (Sales order): 

Là tài liệu nội bộ do bên bán phát hành để mô tả chi tiết yêu cầu của khách hàng trên đơn đặt hàng mua mà khách hàng gửi đến. 

Đơn đặt hàng bán thường được đánh số thứ tự để bên bán có thể theo dõi về tình trạng các đơn hàng đã đặt của khách hàng (tránh lập trùng lặp, bỏ sót hoặc không chính xác,…) 

Đơn đặt hàng mua (Purchase order): 

Là tài liệu thể hiện đề nghị chính thức từ bên mua, nêu chi tiết về hàng hóa, dịch vụ sẽ mua từ bên bán.  

Đơn đặt hàng mua được đánh số thứ tự và thường được lập thành hai liên, trong đó một liên gửi cho bên bán, một liên lưu giữ nội bộ để theo dõi tình trạng của đơn đặt hàng đó. 

3. Chuyển giao hàng hóa (Despatch) 

Phiếu xuất kho (Goods despatched note): 

Phiếu xuất kho là chứng từ liệt kê các hàng hóa mà bên bán xuất bán cho khách hàng. 

Bên bán giữ phiếu xuất kho để xử lý trong trường hợp khách hàng thắc mắc về hàng hóa đã gửi. 

Khách hàng so sánh các hàng hóa trên phiếu xuất kho với các hàng hóa nhận được đảm bảo các mục này đều đúng với đơn đặt hàng. 

Phiếu nhập kho (Goods received note): 

Phiếu xuất kho là chứng từ liệt kê các hàng hóa mà bên mua nhận được từ bên bán, thường do bộ phận kho hoặc bộ phận nhận hàng lập.  

4. Yêu cầu thanh toán  

(Payment Request) 

Hóa đơn bán hàng (Sales invoice):  

Là chứng từ do bên bán phát hành cho bên mua để yêu cầu thanh toán. 

Thông tin trên hóa đơn bán hàng phải trùng khớp với trên đơn đặt hàng bán (Sales order), được bên bán lập dựa trên đơn đặt hàng mua của khách hàng (Purchase order). 

Hóa đơn bán hàng (Sales invoice): 

Khi mua hàng hóa, dịch vụ; bên mua nhận hóa đơn bán hàng (Sales invoice) từ bên bán, sau đó phải đối chiếu thông tin đảm bảo trùng khớp với đơn đặt hàng mua (Purchase order) đã gửi cho bên bán. 

Hóa đơn mua hàng (Purchase invoice):  

Là tài liệu do người mua xuất trình để xác nhận đơn đặt hàng. Nó được tạo ra sau khi đơn đặt hàng được gửi cho bên bán. Nó xác minh tất cả hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp mua và ghi lại số tiền phải trả cho nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ. 

5. Hàng hóa có thể bị trả lại người bán  

(Return goods) 

Phiếu điều chỉnh giảm công nợ hay còn gọi là Hóa đơn âm (Credit note hoặc Negative invoice):  

Là một chứng từ người bán gửi cho người mua thông báo những những khoản liên quan đến việc người mua trả lại hàng hóa hoặc thanh toán thừa. Đây là loại hóa đơn điều chỉnh giảm. 

=> Giảm khoản phải thu khách hàng 

Phiếu điều chỉnh giảm công nợ ít chi tiết hơn hóa đơn bán hàng và có thể được in màu đỏ để phân biệt với hóa đơn ban đầu  

Phiếu yêu cầu điều chỉnh công nợ hay còn gọi là Hóa đơn tăng (Debit note):  

Là một chứng từ người mua gửi cho người bán yêu cầu thanh toán những khoản liên quan đến việc trả lại hàng hóa hoặc thanh toán thừa. Đây là yêu cầu chính thức để nhà cung cấp phát hành Credit Note (chấp nhận nghĩa vụ thanh toán hóa đơn còn thiếu). 

=> Giảm khoản phải trả người bán 

6. Thanh toán (Payment) 

Biên lai (Receipt): 

Là chứng từ xác nhận rằng một khoản thanh toán đã được nhận, thường liên quan đến các giao dịch bán hàng thu tiền mặt, hoặc 

Giấy báo có của ngân hàng (Credit note):  

Là chứng từ xác nhận việc đã nhận được tiền vào tài khoản ngân hàng, liên quan các giao dịch chuyển khoản. 

Phiếu báo thanh toán (Remittance advice):  

Là một tài liệu được gửi đến nhà cung cấp chi tiết các khoản hóa đơn nào được thanh toán hoặc Credit note (Negative invoice) nào được bù trừ.  

Phiếu báo thanh toán cho phép nhà cung cấp cập nhật với khách hàng của họ xem hóa đơn nào được thanh toán, hóa đơn nào còn chưa thanh toán. 

Phiếu báo thanh toán cũng xác nhận khoản tiền nào đang được thanh toán và bất cứ sự chênh lệch nào cũng có thể được xác định dễ dàng để kiểm tra. 

Receivables account  

Payables account  

Receivables ledger 

Payables ledger  

• Ghi nhận trong sổ cái chung  

• Ghi nhận toàn bộ các khoản phải thu, phải trả 

 => Impersonal account 

• Ghi nhận từng khoản phải thu, phải trả của từng khách hàng, từng nhà cung cấp 

=> Individual account 

TÀI SẢN  

= 

NỢ PHẢI TRẢ  

+ 

VỐN CHỦ SỞ HỮU 

Vốn cuối kỳ  

= 

Vốn đầu kỳ 

+  

Vốn góp thêm 

+ 

Lợi nhuận giữ lại  

– 

Vốn rút ra  

T – ACCOUNT  

DEBIT  

CREDIT  

Bút toán Nợ thể hiện: 

Bút toán Có thể hiện: 

Tăng tài sản 

Giảm tài sản 

Giảm nợ phải trả 

Tăng nợ phải trả 

Tăng chi phí 

Tăng doanh thu