Tiếp nối bài viết “Sử dụng email chuyên nghiệp trong công việc (Phần 1)”, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách chuẩn bị những nội dung chính trong email trong bài viết này.
1. Tiêu đề email
Mọi email đều phải có tiêu đề để nêu lên mục đích gửi và giúp người nhận nhận diện được email của các bạn một cách nhanh chóng. Tiêu đề nên ngắn gọn để người nhận biết được vấn đề chính trong mail. Để dễ viết tiêu đề, hãy viết toàn bộ nội dung thư trước, sau đó dựa vào thông tin chính trong mail để đặt tiêu đề cho phù hợp. Nếu không có tiêu đề hoặc tiêu đề không đúng với chủ đề, người nhận có thể nghĩ mail đó không quan trọng và sẽ bỏ qua.
2. Nội dung email
Cấu trúc một email bao gồm 3 phần mở – thân – kết. Phần mở đầu là gửi lời chào đến đối tượng nhận thư, giới thiệu bản thân và vấn đề cần trình bày. Nếu là trao đổi lần đầu, phần giới thiệu bản thân sẽ là cần thiết hai bên xác lập mối quan hệ. Từ email sau, nội dung thư có thể đi thẳng vào vấn đề còn dở dang để tránh rườm rà. Điều này cũng giống như giao tiếp mặt đối mặt, giới thiệu bản thân chỉ cần đặt ở đầu cuộc hội thoại là đủ.
Phần thân sẽ là nơi người viết triển khai vấn đề. Tuỳ vào tính chất công việc, mục đích sử dụng như để hỏi, trao đổi thông tin, đề nghị, phàn nàn, xin lỗi, cảm ơn… mà cách trình bày và văn phong sẽ khác nhau. Dù viết theo hướng nào thì ngôn ngữ sử dụng trong email cần thoả mãn một số tiêu chí sau đây:
- Trình bày ngắn gọn, đủ ý, đúng trọng tâm và đề xuất giải pháp (nếu có), tránh lan man, trình bày những nội dung không liên quan.
- Tránh bộc lộ cảm xúc quá mức, nếu mục đích gửi email để trao đổi công việc.
- Tránh sử dụng từ chuyên môn, từ tối nghĩa, cấu trúc câu phức tạp khi trao đổi với người chưa có kiến thức liên quan. Tính hiệu quả trong truyền tải thông tin nên được đặt lên hàng đầu.
- Có thể sử dụng từ viết tắt nếu người nhận hiểu được và chỉ nên sử dụng với những cụm từ thông dụng. Không sử dụng từ viết tắt đối với đại từ nhân xưng.
- Sau khi trình bày một ý, nên cách ra một dòng
Đối với phần kết, người viết có thể để lại lời nhắn, hành động mà người nhận có thể thực hiện như đọc file đính kèm, phản hồi thư, gửi lời cảm ơn… và soạn chữ ký để người nhận có thể liên lạc trong trường hợp cần thiết.
3. Checklist
Sau khi viết xong email, người viết nên có động tác kiểm tra lại từ đầu đến cuối để đảm bảo mục đích truyền tải thông tin đã hiệu quả hay chưa. Dưới đây là checklist để các bạn tham khảo, soát xét lại email sau khi đã hoàn thiện:
- Kiểm tra người nhận phần To, Cc, Bcc đã đúng với mục đích gửi email chưa
- Kiểm tra file đính kèm đã được chèn trong file và đuôi file đã phù hợp chưa
- Định dạng thư có nhất quán không (trường hợp này thường xuất hiện khi copy văn bản ở nhiều nguồn. Do đó hãy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + A để chỉnh định dạng toàn bộ văn bản)
- Kiểm tra lỗi chính tả. Các nền tảng soạn thư hiện nay đều có chức năng tự sửa lỗi từ tiếng Anh, tiếng Việt. Ngoài ra các bạn có thể tham khảo Grammarly – extension hỗ trợ kiểm tra lỗi chính tả, lỗi dùng từ khi viết bằng tiếng Anh.
- Ngôn ngữ dùng trong thư có nặng tính cảm xúc không? Vấn đề cần giải quyết đã được nêu đầy đủ chưa, đã làm rõ trách nhiệm mỗi bên chưa?
- Đã chèn chữ ký vào mail chưa và đã đủ thông tin liên hệ cần thiết?
