Chương 2: Phân tích nghiệp vụ và ghi nhận trong hệ thống kế toán 

Khái quát chung 

Các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp sẽ xuất hiện trong các quá trình kinh doanh chủ yếu sau: 

• Quá trình mua hàng: là quá trình doanh nghiệp mua các yếu tố đầu vào chuẩn bị cho quá trình kinh doanh 

• Quá trình sản xuất: là quá trình doanh nghiệp sử dụng các yếu tố đầu vào để sản xuất ra thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho khách hàng. 

• Quá trình tiêu thụ: là quá trình bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp cho khách hàng. 

Chu trình kế toán bao gồm các bước sau: 

• Bước 1: Thu thập chứng từ kế toán. Đây là bằng chứng và cơ sở pháp lý để kế toán tiến hành ghi nhận các nghiệp vụ kế toán. 

• Bước 2: Ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký, sau đó ghi lên sổ cái các tài khoản riêng biệt, cuối kỳ tính ra số dư trên các tài khoản. 

• Bước 3: Thực hiện bút toán điều chỉnh cuối kỳ 

• Bước 4: Lập bảng cân đối thử từ số dư trên các tài khoàn 

• Bước 5: Lập báo cáo tài chính để cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản lý trồng doanh nghiệp cũng như các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. 

• Bước 6: Khóa sổ kế toán cuối kỳ 

Phương trình kế toán 

Phương trình kế toán cơ bản : Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu  

Phương trình kế toán mở rộng: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn góp – Rút vốn + Doanh thu – Chi phí 

Tài khoản kế toán và ghi kép vào tài khoản 

Tài khoản kế toán  

Khái niệm 

• TÀI KHOẢN là một công cụ của kế toán được sử dụng để phán ánh, ghi chép cho tình hình số hiện có đầu kỳ (cuối kỳ) và tình hình biến động tăng/giảm trong kỳ theo từng đối tượng kế toán cụ thể  

• MỖI DOANH NGHIỆP sẽ có nhiều tài khoản để theo dõi từng khoản mục như tiền, chi phí lương, phải trả người bán…

Nguyên tắc xây dựng

• Do mỗi TK kế toán chỉ phán ánh cho một đối tượng KT mà đối tượng KT lại mang tính “đa dạng” nên cần hình thành nên nhiều TK kế toán
• khác nhau, mỗi TK cần có tên gọi và số hiệu riêng  

• Do đối tượng kế toán luôn có 2 chiều vận động hoặc tăng – hoặc giảm vì vậy phải chia kết cấu TK thành 2 bên: Một bên ghi tăng và một bên ghi giảm  

• Do TS và NV là hai mặt đối lập vì vậy tài khoản TS và NV có kết cấu đối ngược nhau  

• Số dư đầu kỳ, cuối kỳ cùng bên với bên phát sinh tăng, phát sinh giảm sẽ ghi bên còn lại. 

Kết cấu một số tài khoản cơ bản 

Ghi kép vào tài khoản 

• Ghi sổ kép là việc phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên ít nhất hai tài khoản kế toán theo kiểu đối ứng Nợ – Có nghĩa là ghi vào bên Nợ của TK này đồng thời ghi vào bên Có của TK khác với cùng một số tiền.  

Trong hệ thống ghi sổ kép, số tiền ghi Nợ và số tiền ghi Có trong mỗi nghiệp vụ bằng nhau. 

Do đó tổng số tiền ghi Nợ luôn bằng tổng số tiền ghi Có và công thức cơ bản của kế toán luôn cân bằng. 

• Định khoản kế toán là việc phân định một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được ghi nợ lên tài khoản nào, ghi có lên tài khoản nào với số tiền là bao nhiêu. Để ghi nhận chính xác một bút toán, cần phải thực hiện các việc sau:  

• Phân tích nghiệp vụ để đánh giá đối tượng bị ảnh hưởng của nghiệp vụ 

• Xác định tài khoản cần sử dụng để ghi Nợ/Có.  

• Xác định số tiền ghi Nợ, ghi Có vào từng tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ 

• Kiểm tra tính cân bằng giữa ghi Nợ và ghi Có của bút toán.  

VD: Ngày 1/9/2012, DTL đầu tư 15,000 USD tiền vốn vào kinh doanh và đặt tên công ty là DTL Co,.Ltd  

Phân tích NV: Tài sản tăng một khoản 15,000 (Tiền) và phần tăng tương ứng của VCSH 15,000 (Vốn đầu tư) 

Bút toán kép:  

Các bút toán điều chỉnh cuối kỳ 

Các bút toán điều chỉnh được chia thành 2 nhóm là các bút toán điều chỉnh với khoản trả trước, doanh thu nhận trước và các bút toán điều chỉnh với doanh thu sẽ nhận, và chi phí phải trả. 

Điều chỉnh chi phí trả trước  

Chi phí trả trước phát sinh khi doanh nghiệp thanh toán một khoản chi phí và sẽ nhận được những lợi ích từ khoản thanh toán đó trong nhiều kỳ kế toán tiếp theo. Chi phí trả trước sẽ được kế toán ghi nhận như một tài sản của doanh nghiệp. Tài khoản phản ánh chi phí trả trước có kết cấu như các tài khoản phản ánh tài sản khác tăng bên nợ, giảm bên có và số dư cuối kỳ năm bên nợ.  

Các khoản chi phí trả trước thường là các khoản chi phí bảo hiểm, chi phí đi thuê, chi phí khấu hao, chi phí văn phòng phẩm,… 

VD: Chi phí bảo hiểm trả trước 

Ngày 01/04/N, Công ty Thăng Long ký kết hợp đồng bảo hiểm 24 tháng cho thiết bị sản xuất X với tổng chi phí bảo hiểm 36 triệu đồng (chi tiêu).  

=> Chi phí bảo hiểm/tháng: 36/24 = 1.5 tr/tháng  

Ngày 1/4/N, Khi toán tiền mua bảo hiểm:  

Kết thúc kỳ kế toán, giả sử 31/12/N, chi phí bảo hiểm được tính như sau 

=> Chi phí bảo hiểm = 36 x 9 tháng/24 tháng = 13,5 triệu  

Đồng thời kế toán thực hiện bút toán điều chỉnh – Tăng chi phí bảo hiểm và giảm chi phí trả trước  

Doanh thu nhận trước (doanh thu chưa thực hiện) 

Khi doanh nghiệp nhận tiền trước khi thực hiện xong dịch vụ hoặc hoàn thành xong sản phẩm cho khách hàng thì khoản tiền này được gọi doanh thu nhận trước hay doanh thu chưa thực hiện.   

Khi doanh nghiệp nhận trước khoản tiền cho phần dịch vụ chưa hoàn thành cho khách hàng, doanh nghiệp sẽ có nghĩa vụ phải thực hiện dịch vụ này trong tương lai. Vì vậy, các khoản doanh thu nhận trước chính là khoản nợ phải trả của doanh nghiệp.  

Tài khoản doanh thu nhận trước sẽ ghi tăng bên Có, ghi giảm bên Nợ và số dư cuối kỳ bên Có phản ánh phần doanh thu chưa hoàn thành cho khách hàng. Kết thúc kỳ kế toán, kế toán viên sẽ xác định phần doanh thu hoàn thành và thực hiện bút toán điều chỉnh giảm khoản doanh thu nhận trước và tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ. 

VD Doanh thu chưa thực hiện:  

Ngày 01/07/N, công ty Thăng Long nhận được tiền thuê văn phòng của khách hàng trong 2 năm bằng chuyển khoản là 360 triệu đồng. (1/7/N – 30/6/ N+2) Khi nhận được 360 triệu đồng vào ngày 01/07/N, kế toán không được phép ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ mà phải ghi nhận một khoản doanh thu nhận trước vì dịch vụ này chỉ hoàn thành sau hai năm cho thuê.  

Kế toán ghi:  

Giả sử kỳ kế toán kết thúc vào ngày 31/12/N, dịch vụ cho thuê chưa hoàn thành kế toán viên sẽ phải tính ra và ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ tương ứng với thời gian cho thuê đã thực hiện là 6 tháng. Kế toán ghi:  

Chi phí dồn tích (Chi phí phải trả) 

Chi phí dồn tích (Chi phí phải trả) là những chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán và lập báo cáo tài chính.   

Đối với các khoản chi phí dồn tích như chi phí lãi vay kế toán sẽ ghi nhận như một khoản nợ phải trả của doanh nghiệp. Tài khoản phản ánh các chi phí dồn tích ghi nhận phát sinh tăng bên Có, phát sinh giảm bên Nợ và số dư cuối kỳ bên Có phản ánh phần chi phí dồn tích phải thực hiện nghĩa vụ trong tương lai. 

VD Chi phí dồn tích:  

Ngày 01/02/N công ty Thăng Long đi vay ngắn hạn ngân hàng 100 triệu đồng với kỳ hạn 1 năm, lãi suất 12%/năm, trả lãi cuối kỳ.  

Như vậy thời điểm kết thúc kỳ hạn vay là 31/01/(N+1), doanh nghiệp sẽ phải trả cho ngân hàng khoản lãi 100tr *12%/năm = 12 triệu đồng.  

Nếu kỳ kế toán kết thúc vào 31/12/N, khoản vay chưa đến hạn nhưng hoạt động vay đã thực hiện được 11 tháng. Kế toán sẽ ghi nhận một khoản vay tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán và đồng thời ghi nhận chi phí lãi vay tương ứng với 11 tháng trong năm N.  

Chi phí lãi vay phải trả = 100 x 12% x (11/12) = 11 (triệu đồng)  

Kế toán ghi: 

Doanh thu dồn tích 

Doanh thu dồn tích (hoặc Doanh thu sẽ thu) là những khoản doanh thu đã thực hiện nhưng chưa được ghi nhận tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán và báo cáo tài chính.  

VD Doanh thu dồn tích  

Ngày 30/6/N, công ty Thăng Long gửi 100 triệu đồng tiền mặt vào ngân hàng, kỳ hạn 3 năm, lãi suất 8%/năm, trả lãi cuối kỳ.  

Ngày 30/6/(N+3), công ty sẽ nhận khoản lãi bằng tiền: 100×8%x3= 24 triệu đồng.  

Tại 31/12/N, có một khoản tiền đã sinh lãi cho công ty nhưng công ty chưa nhận được vì chưa hết kỳ hạn 3 năm. Khi ấy kế toán sẽ ghi nhận một khoản doanh thu dồn tích tương ứng với 6 tháng là: 100 x 8% x 6/12 = 4 (triệu đồng). 

Bảng cân đối thử  

Bảng cân đối thử là bảng được sử dụng để kiểm tra tính chính xác của quá trình ghi chép. Bảng được lập theo cách kế toán liệt kê tên các tài khoản kế toán đã sử dụng trong kỳ và số dư tương ứng của chúng tại một thời điểm. 

Quy trình lập  

• Bước 1: Tên Công ty, tên Bảng cân đối thử và ngày tháng lập Bảng cân đối thử.  

• Bước 2: Liệt kê các tài khoản từ Sổ Cái, và nhập số dư Nợ hoặc số dư Có của Bảng cân đối thử.  

• Bước 3: Tính tổng tiền bên cốt Nợ và cột Có của Bảng cân đối thử.  

• Bước 4: Xác nhận tổng số tiền bên cột Nợ bằng tổng số tiền bên cột Có. 

Hạn chế của Bảng cân đối thử  

Bảng cân đối thử chỉ kiểm tra được tính cân bằng về mặt số học giữa số phát sinh bên Nợ của tất cả các tài khoản và số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản chứ chưa kiểm tra được toàn bộ sai sót, gian lận của quá trình ghi sổ.  

Những sai sót phổ biến chẳng hạn:  

• Kế toán bỏ sót nghiệp vụ kinh tế phát sinh không ghi sổ  

• Kế toán kết chuyển thiếu số liệu của nghiệp vụ kinh tế từ Sổ Nhật ký sang Sổ Cái 

• Kế toán ghi bút toán sai trên sổ Nhật ký chung  
• Kế toán chuyển nhầm số liệu khi thực hiện chuyển số liệu từ sổ Nhật ký sang Sổ Cái 

Tổng hợp ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế tới các báo cáo tài chính  

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Trình bày doanh thu, chi phí, thu nhập ròng hoặc lỗ ròng phát sinh trong một giai đoạn 

• Báo cáo vốn chủ sở hữu: Tóm tắt những thay đổi trong vốn chủ sở hữu trong một giai đoạn  

• Bảng cân đối kế toán: Báo cáo tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại một ngày 

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Tóm tắt thông tin về dòng tiền vào(số thu) và dòng tiền ra (các khoản chi) trong một giai đoạn 

KLE Mentoring Program

Đơn vị đào tạo ACCA, Thi tuyển dụng Kiểm toán, tư vấn tài chính Big4, Nonbig và Tiếng Anh giao tiếp, Ielts.
Với đội ngũ giảng viên là 100% ACCA Members cùng kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực kế toán – kiểm toán và tài chính, KLE không chỉ mang đến kiến thức nền tảng vững chắc mà còn giúp học viên phát triển kỹ năng ứng dụng thực tế. Không chỉ là chương trình đào tạo truyền thống, KLE tạo ra một môi trường học tập thực tiễn, nơi mối quan hệ giữa người học và giảng viên không dừng lại ở giảng dạy kiến thức mà còn phát triển sâu hơn thành mối quan hệ Mentee – Mentor.