Khi bắt đầu một vị trí mới trong công ty, có nhiều điều trong quá trình làm việc mà bạn không biết, và chắc chắn sẽ phải tự tìm hiểu hoặc đi hỏi những người xung quanh. Đối với môi trường kiểm toán thì điều này càng thể hiện rõ rệt hơn, khi khối lượng công việc nhiều, yêu cầu về kiến thức chuyên môn, thời gian training ngắn nên việc đặt câu hỏi thường xuyên khi on job là điều không hiếm gặp. Đây là một trong những kỹ năng mà chúng ta cần thành thạo, để vừa đạt mục đích có thông tin mình mong muốn, vừa tránh làm phiền người được hỏi quá mức. Hãy cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết này nhé.
1. Vì sao chúng ta ít khi đặt câu hỏi?
Một thực tế khá trái ngược đó là trong học tập và công việc, con người thường có xu hướng đặt ít câu hỏi hơn so với kỳ vọng của người được hỏi. Chẳng hạn như tham gia các buổi học trên giảng đường, có mấy khi bạn thấy sinh viên sẵn sàng đặt câu hỏi cho giảng viên, dù môi trường học trên đại học là lấy sinh viên làm trung tâm? Hay trong buổi phỏng vấn cá nhân, có nhiều bạn đến phần Q&A không đặt câu hỏi nào cho nhà tuyển dụng, mặc dù đó là cơ hội tốt để bạn biết thêm về văn hoá, môi trường làm việc và tính chất công việc.
Vậy đâu là nguyên nhân cho thực trạng này? Lý do đầu tiên và có lẽ là phổ biến nhất, đó là họ thường lo lắng rằng mình sẽ đặt câu hỏi một cách ngu ngốc và sợ bị người khác đánh giá là người kém cỏi, nên thà tự tìm hiểu hoặc im lặng thì hơn. Lý do khác đó là có những người tự tin quá mức về kiến thức bản thân và nghĩ rằng mình đã biết câu trả lời, tưởng rằng nghe đến đâu là hiểu đến đấy, nhưng khi áp dụng lại vô cùng lúng túng.
Tuy nhiên hãy lật ngược lại vấn đề, điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta né tránh việc đặt câu hỏi, hậu quả của chúng là gì và hãy thử so sánh với lợi ích nhận được nếu đặt câu hỏi xem sao. Giữa việc bế tắc trong dòng suy nghĩ không có đường ra với sự hiểu biết tức thì qua vài câu trao đổi, bạn mong muốn điều nào hơn? Giữa việc có thể bị mang tiếng là hỏi nhiều nhưng hoàn thành công việc, so với việc không hỏi gì nhưng công việc mãi không xong để rồi trễ deadline, bạn muốn mình rơi vào trường hợp nào? Hơn nữa đặt câu hỏi là một công cụ mạnh mẽ để xây dựng mối quan hệ và sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm, thúc đẩy việc học hỏi và trao đổi ý tưởng, từ đó thúc đẩy sự đổi mới và cải thiện hiệu suất.
Vì vậy, đặt câu hỏi là một kỹ năng không thể thiếu với mỗi người, và một trong những bước đầu để rèn luyện kỹ năng này, đơn giản là hãy hỏi nhiều hơn. Tất nhiên số lượng câu hỏi không chỉ là yếu tố duy nhất, bên cạnh đó thì loại câu hỏi, ngữ điệu, trình tự và thời điểm hỏi cũng rất quan trọng. Dưới đây là một số lưu ý mà bạn có thể áp dụng chúng ngay tức thì trong công việc cũng như trong cuộc sống thường ngày.
2. Nên có sự tìm hiểu từ trước
Công việc kiểm toán vốn luôn bận rộn với tất cả thành viên trong nhóm, nên thời gian rảnh để nghỉ ngơi cũng như trả lời thắc mắc của các bạn mới thực sự không nhiều. Do đó việc tự nghiên cứu trước câu trả lời là vô cùng cần thiết bởi một số lý do sau đây. Đầu tiên đó là cải thiện khả năng self-study, chỉ bạn mới có khả năng giúp đỡ chính mình, biết rõ nhất mình đang khúc mắc ở đâu. Sau này lên vị trí trưởng nhóm, chính bạn sẽ là người đi giải đáp cho các bạn staff và intern phía dưới nên không thể dựa dẫm mãi vào việc đi hỏi người khác được.
Thứ hai, khi có sự tìm hiểu từ trước, bạn sẽ tiếp nhận câu trả lời một cách dễ dàng hơn, dễ hiểu hơn và có thể mở rộng vấn đề thắc mắc của mình khi cần thiết. Tránh trường hợp chỉ mang một cái đầu rỗng tuếch đi hỏi, anh chị sẽ mất nhiều thời gian hơn để giải thích, đôi bên đều lãng phí thời gian một cách không cần thiết. Có những trường hợp đã được giải thích, nhưng do không tìm hiểu từ trước nên khả năng hiểu và nhớ câu trả lời không được tốt, dẫn đến tình trạng hỏi một vấn đề tương tự ở những lần sau. Chắc chắn câu hỏi này sẽ không được đánh giá cao và bản thân người được hỏi cũng cảm thấy không mấy dễ chịu.
3. Đừng ngắt lời
Đừng ngắt lời người đang trả lời câu hỏi của bạn. Đầu tiên, điều này biểu hiện rằng bạn không coi trọng những gì họ đang nói. Việc ngắt lời sẽ ngăn dòng suy nghĩ của người được hỏi và hướng cuộc trò chuyện theo cách bạn muốn, nhưng điều này là không cần thiết. Thay vào đó, đặt câu hỏi của bạn, sau đợi câu trả lời đầy đủ, ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn không nhận được câu trả lời như mong muốn. Lắng nghe đầy đủ và sử dụng điều đó để hướng trở lại chủ đề trong câu hỏi tiếp theo. Trong một số trường hợp khi thời gian tương đối gấp gáp và người được hỏi bị lạc chủ đề, tất nhiên bạn có thể ngắt lời. Kỹ năng của bạn sẽ cải thiện theo thời gian. Hãy nhớ rằng nếu bạn muốn có câu trả lời tốt, chúng đến từ việc đặt ra những câu hỏi hay.
Còn tiếp…
