Thuật ngữ TB là gì trong kế toán? Các loại và quy trình lập Trial Balance

TB là gì trong kế toán? TB (Trial Balance – Bảng cân đối thử) là một công cụ quan trọng giúp kiểm tra tính chính xác của hệ thống ghi sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Nắm vững khái niệm TB không chỉ giúp nhân sự kế toán hạn chế sai sót mà còn nâng cao kỹ năng phân tích dữ liệu và lập kế hoạch tài chính. Bài viết này sẽ giúp làm rõ TB là gì, vai trò của Trial Balance, cách lập và sử dụng bảng cân đối thử trong thực tế doanh nghiệp.

TB là gì trong kế toán?

TB là viết tắt của Trial Balance – bảng cân đối thử, một báo cáo kế toán tổng hợp liệt kê toàn bộ số dư Nợ và Có của các tài khoản tại một thời điểm nhất định. Theo chuẩn mực kế toán, Trial Balance được lập dựa trên số dư cuối kỳ của từng tài khoản trong sổ cái để kiểm tra tính chính xác của số liệu trước khi lập báo cáo tài chính.

Tên gọi Trial Balance bắt nguồn từ việc đây là bảng cân đối thử nghiệm (trial) để kiểm tra (trial) và cân đối (balance) dữ liệu kế toán trước khi hoàn thiện báo cáo chính thức. Nó không phải là báo cáo tài chính chính thức mà chỉ là bước trung gian nhằm đảm bảo độ chính xác và tính minh bạch của hệ thống sổ sách.

Ví dụ Bảng cân đối thử 

Đọc thêm về các loại báo cáo tài chính trong những bài viết dưới đây:

>>> Phân biệt báo cáo tài chính năm, quý và tháng

>>> Báo cáo tài chính hợp nhất là gì? Tất cả những nội dung về loại báo cáo này

>>> Báo cáo tài chính riêng lẻ là gì? Đặc điểm và nội dung chính

Vai trò của TB trong doanh nghiệp là gì?

Về công tác kế toán

Kiểm soát tài chính nội bộ

Trial Balance (TB) là công cụ giúp kế toán viên rà soát và kiểm tra tính cân đối giữa tổng Nợ và tổng Có trong hệ thống sổ sách. Việc lập TB định kỳ giúp doanh nghiệp:

• Phát hiện nhanh sai sót như định khoản nhầm, bỏ sót nghiệp vụ, hoặc sai số khi ghi sổ.
• Đảm bảo dữ liệu kế toán luôn chính xác trước khi sử dụng để lập báo cáo tài chính.
• Khi phát hiện sai lệch, kế toán có thể điều chỉnh trực tiếp từ TB ban đầu, không cần phải sửa sổ chi tiết và xuất lại toàn bộ, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả kiểm soát.

Hỗ trợ lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế

TB đóng vai trò như bản “tổng hợp trung gian” trước khi lập báo cáo tài chính. Từ TB, kế toán có thể:

• Lấy số dư từng tài khoản để lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh.
• Đảm bảo số liệu phục vụ quyết toán thuế minh bạch và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Về công tác kiểm toán

Ứng dụng trong công tác kiểm toán

Trong quá trình kiểm toán, TB giúp:

• Kiểm toán viên dễ dàng đối chiếu, rà soát số dư tài khoản với chứng từ và sổ sách.
• Giảm thời gian và chi phí kiểm toán nhờ hệ thống dữ liệu được trình bày rõ ràng, cân đối.             

Kiểm tra tính cân đối Nợ – Có

• Trial Balance giúp kế toán viên xác minh rằng tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có trong kỳ đã được ghi nhận chính xác và cân đối theo nguyên tắc kép.

Phát hiện sai sót khi ghi sổ

• Nếu tổng số dư Nợ không bằng tổng số dư Có, điều này cảnh báo khả năng có lỗi trong quá trình hạch toán, ghi sổ hoặc cộng dồn số liệu.

Bước đệm để lập báo cáo tài chính

Trial Balance đóng vai trò như “bản draft” quan trọng, cung cấp dữ liệu kiểm tra trước khi kế toán viên thực hiện các bút toán điều chỉnh và lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các báo cáo tài chính khác.

Các loại TB thường dùng trong kế toán

TB là gì trong kế toán? Có thể nói đây là công cụ quan trọng để kiểm tra và xác minh số liệu trước khi lập báo cáo tài chính. Dựa trên mục đích sử dụng, Trial Balance được chia thành ba loại chính, mỗi loại đóng vai trò khác nhau trong quy trình kiểm soát tài chính:

Bảng cân đối thử ban đầu (Initial trial balance)

• Đây là loại bảng cân đối thử cơ bản nhất, tổng hợp toàn bộ tài khoản chính trong sổ cái cùng số dư Nợ và Có.
• Giúp kế toán viên có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể.
• Thường được lập định kỳ để đảm bảo mọi giao dịch đã được ghi nhận chính xác theo nguyên tắc kế toán kép.

TB Điều Chỉnh (Adjusted Trial Balance)

• Được lập sau khi thực hiện các bút toán điều chỉnh như khấu hao, dự phòng, chi phí trả trước,…
• Mục tiêu là phản ánh chính xác giá trị thực của các tài khoản trước khi lập báo cáo tài chính.
• Đây là cơ sở quan trọng để phát hiện và khắc phục kịp thời những sai lệch hoặc thiếu sót trong quá trình hạch toán.

TB Sau Điều Chỉnh (Post-Closing Trial Balance)

• Lập sau khi hoàn tất bút toán kết chuyển và đóng sổ.
• Chỉ còn lại các tài khoản tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, còn tài khoản doanh thu và chi phí được đưa về 0 để bắt đầu kỳ kế toán mới.
• Đảm bảo hệ thống sổ sách kế toán “clean” và sẵn sàng cho kỳ báo cáo tiếp theo.

Cấu trúc và nội dung của một Trial Balance (TB)

TB là gì trong kế toán? Trial Balance (TB) là bảng tổng hợp số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản kế toán, được lập nhằm kiểm tra tính cân đối giữa tổng số dư Nợ và tổng số dư Có trong hệ thống sổ sách. Một bảng TB chuẩn thường được trình bày theo dạng bảng với các cột chính như sau:

Tài khoản (Account Title)

• Liệt kê tên hoặc mã tài khoản kế toán theo Hệ thống Tài khoản (Chart of Accounts) của doanh nghiệp.
• Các tài khoản thường được sắp xếp theo trình tự trong sổ cái: Tài sản → Nợ phải trả → Vốn chủ sở hữu → Doanh thu → Chi phí.

Số dư Nợ (Debit Balance)

• Ghi tổng số dư Nợ cuối kỳ của từng tài khoản.
• Thông thường, tài sản và chi phí có số dư Nợ.

Số dư Có (Credit Balance)

• Ghi tổng số dư Có cuối kỳ của từng tài khoản.
• Các khoản nợ, vốn chủ sở hữu và doanh thu thường có số dư Có.

Cách sắp xếp dữ liệu trong Trial Balance:

• Theo hệ thống tài khoản: Sắp theo mã/tên tài khoản từ thấp đến cao để dễ kiểm tra và đối chiếu.
• Theo loại tài khoản: Nhóm các tài khoản cùng tính chất (Tài sản, Nợ phải trả, Vốn, Doanh thu, Chi phí) để tiện phân tích.
• Theo thứ tự ghi sổ cái: Đảm bảo tính nhất quán giữa các báo cáo tài chính và hệ thống sổ sách.
• Tổng cộng Nợ = Tổng cộng Có: Đây là nguyên tắc cơ bản để kiểm tra tính cân đối số liệu trước khi lập báo cáo tài chính.

Điểm cần lưu ý:

• Trial Balance không đảm bảo dữ liệu hoàn toàn chính xác; nó chỉ giúp phát hiện sai sót về mặt cộng dồn hoặc định khoản một bên.
• Đây là bước trung gian trước khi lập báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ).
• Trong hệ thống phần mềm kế toán, TB thường được xuất tự động theo kỳ (tháng/quý/năm), song kế toán viên vẫn cần rà soát để đảm bảo tính đầy đủ và hợp lệ.

Quy trình lập Trial Balance (Bảng cân đối thử) trong kế toán

Cân đối các tài khoản trên sổ cái (Balancing off)

Từng tài khoản trên sổ cái được đối chiếu và ghi lại số dư cuối kỳ. Đây là dữ liệu nền tảng để xây dựng TB, đảm bảo mỗi giao dịch đã được ghi nhận đúng tài khoản và đúng bên Nợ hoặc Có.

Ví dụ:

• TK 111 – Tiền mặt: số dư cuối kỳ 50.000.000 VNĐ (Nợ).
• TK 131 – Phải thu khách hàng: số dư 80.000.000 VNĐ (Nợ).
• TK 331 – Phải trả nhà cung cấp: số dư 30.000.000 VNĐ (Có).

Tổng hợp và phân loại tài khoản

Tất cả tài khoản được phân loại theo nhóm tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Việc phân loại chuẩn mực giúp TB phản ánh đúng cấu trúc kế toán, tạo thuận lợi cho bước lập báo cáo tài chính sau này.

Ví dụ:

• TK 111, TK 131 → Nhóm Tài sản (dư Nợ).
• TK 331 → Nhóm Nợ phải trả (dư Có).
• TK 511 – Doanh thu bán hàng: dư Có, nhóm Doanh thu.
• TK 632 – Giá vốn hàng bán: dư Nợ, nhóm Chi phí.

Lập bảng cân đối thử (Trial Balance)

Số dư Nợ và Có của từng tài khoản được ghi vào bảng Trial Balance, với bố cục gồm cột Tài khoản, Số dư Nợ, Số dư Có. Đây là phiên bản tổng hợp của toàn bộ sổ sách, thể hiện trạng thái tài chính tại một thời điểm cụ thể.

Ví dụ bảng cân đối thử (rút gọn):

Kiểm tra cân đối tổng số Nợ – Có

Tổng số Nợ và tổng số Có trong TB phải bằng nhau. Nếu không, cần rà soát lại bút toán, số dư, và các giao dịch phát sinh để tìm lỗi.

Ví dụ:

• Tổng Nợ = 50.000.000 + 80.000.000 + 60.000.000 = 190.000.000 VNĐ
• Tổng Có = 30.000.000 + 160.000.000 = 190.000.000 VNĐ

⭢ Bảng cân đối thử cân đối, phản ánh hệ thống sổ sách đã ghi chép đúng nguyên tắc kép.

Lưu ý để hạn chế sai sót khi lập Trial Balance

• Đảm bảo ghi nhận đầy đủ tất cả chứng từ trước khi lập bảng.
• Soát lại số dư đầu kỳ và phát sinh trong kỳ để tránh lệch số liệu.
• Lưu ý các tài khoản lưỡng tính (có thể dư Nợ hoặc dư Có).
• Sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa, giảm rủi ro cộng nhầm.

Các lỗi thường gặp khi lập Trial Balance và cách xử lý

Trong quá trình lập bảng cân đối thử (Trial Balance), việc ghi sổ sai sót có thể khiến báo cáo tài chính mất tính chính xác. Dưới đây là những lỗi phổ biến và hướng khắc phục cụ thể:

Transposition errors (Lỗi đảo vị trí chữ số)

Xảy ra khi các chữ số trong một khoản tiền bị ghi nhầm vị trí, ví dụ: 54.000.000 VNĐ ghi thành 45.000.000 VNĐ.

Cách xử lý: Đối chiếu lại từng bút toán, kiểm tra số liệu gốc (hóa đơn, chứng từ) để điều chỉnh con số chính xác.

Omission errors (Lỗi bỏ sót nghiệp vụ)

Một giao dịch bị bỏ quên hoàn toàn, không được ghi nhận vào sổ cái hoặc Trial Balance, dẫn đến cả bên Nợ và Có đều thiếu.

Cách xử lý: Soát xét chứng từ gốc theo trình tự thời gian và đối chiếu với sổ cái để phát hiện giao dịch còn thiếu.

Commission errors (Lỗi ghi sai tài khoản)

Giao dịch được ghi đúng bên Nợ hoặc Có, nhưng hạch toán nhầm vào tài khoản khác. Ví dụ: chi phí lương lại ghi nhầm vào tài khoản tiền thuê văn phòng.

Cách xử lý: Kiểm tra bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, điều chỉnh bút toán về đúng tài khoản liên quan.

Compensating errors (Lỗi bù trừ lẫn nhau)

Một sai sót bị che khuất do có một sai sót khác với giá trị tương đương nhưng ngược chiều, khiến Trial Balance vẫn cân. Ví dụ: ghi thừa 5.000.000 VNĐ ở TK Nợ và cũng ghi thừa 5.000.000 VNĐ ở TK Có.

Cách xử lý: Rà soát chi tiết từng giao dịch, không chỉ dừng ở việc thấy tổng Nợ = tổng Có, mà cần kiểm tra nội dung từng tài khoản.

Errors of principle (Lỗi nguyên tắc kế toán)

Xảy ra khi ghi nhận sai bản chất kế toán, chẳng hạn chi phí sửa chữa máy móc (expense) lại được ghi tăng nguyên giá tài sản cố định (asset).

Cách xử lý: Xem xét lại chuẩn mực kế toán và chính sách tài chính của doanh nghiệp, điều chỉnh bút toán để phản ánh đúng nguyên tắc.

Kỹ năng cần thiết để thành thạo lập Trial Balance

Hiểu hệ thống tài khoản kế toán

Để lập Trial Balance chính xác, người làm kế toán phải nắm vững hệ thống tài khoản kế toán (chart of accounts). Mỗi tài khoản đều được phân loại theo nhóm (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí), và có kết cấu bên Nợ – bên Có riêng. 

Sự hiểu biết này giúp kế toán viên định khoản đúng và tránh nhầm lẫn khi cộng số dư, đảm bảo bảng Trial Balance luôn cân đối.

Thành thạo phần mềm kế toán

Trong doanh nghiệp, Trial Balance thường được xuất tự động từ phần mềm kế toán như MISA, FAST, SAP hoặc Oracle. Tuy nhiên, kế toán viên vẫn cần hiểu cơ chế vận hành: phần mềm tổng hợp số dư tài khoản dựa trên nhật ký chung (General Journal), sổ cái (General Ledger) và các bút toán điều chỉnh. Thành thạo phần mềm giúp:

• Kiểm tra nhanh sai sót phát sinh khi nhập liệu hoặc khi chạy báo cáo.
• Tùy chỉnh kỳ báo cáo, định dạng Trial Balance theo yêu cầu quản lý hoặc kiểm toán.
• Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót so với làm thủ công trên Excel.

Rèn luyện tư duy phân tích số liệu

Lập Trial Balance không chỉ là cộng số mà còn đòi hỏi khả năng soát xét logic. Người làm kế toán cần phát hiện bất thường, như:

• Tài khoản doanh thu có số dư bên Nợ
• Tài khoản chi phí xuất hiện số dư Có
• Chênh lệch giữa tổng Nợ và tổng Có

Tư duy phân tích giúp kế toán viên nhanh chóng lần ngược lại sổ nhật ký để tìm lỗi định khoản, đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính. Đây cũng là kỹ năng quan trọng khi làm việc với kiểm toán viên, vì Trial Balance là cơ sở để kiểm toán chọn mẫu và soát xét báo cáo.

Học ACCA tại KLE – Nâng tầm kỹ năng kế toán từ nền tảng vững chắc

Trial Balance chỉ là bước khởi đầu để kiểm soát tính chính xác của số liệu tài chính. Với những ai mong muốn tiến xa hơn trong nghề kế toán – kiểm toán, việc trang bị chứng chỉ ACCA sẽ mở ra cơ hội làm việc trong môi trường quốc tế và hệ thống hóa kiến thức chuyên môn ở tầm cao.

Tại KLE, học viên được đồng hành với đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm thực tế, chương trình học khoa học cùng lộ trình ôn thi cá nhân hóa. Đây là lựa chọn tối ưu để biến kiến thức kế toán cơ bản thành nền tảng vững chắc, giúp nâng cao năng lực phân tích báo cáo tài chính và phát triển sự nghiệp bền vững.

Khóa học ACCA tại KLE

ACCA không chỉ giúp nâng cao kiến thức chuyên môn mà còn trang bị cho bạn những kỹ năng cần thiết để thăng tiến trong sự nghiệp, mở ra nhiều cơ hội mới trong môi trường làm việc toàn cầu.

Đối tượng: Khóa học ACCA tại KLE được thiết kế dành cho:

• Sinh viên từ năm 1 đến năm 4 theo học chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán
• Sinh viên từ các ngành khác có sự quan tâm đến chứng chỉ này.
• Những người đã đi làm và muốn phát triển sự nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế.

Nội dung khóa học: Khóa học ACCA tại KLE cung cấp lộ trình học tập bài bản với các môn quan trọng như:

• F1 – Business & Technology (Kinh doanh và Công nghệ)
• F2 – Management Accounting (Kế toán Quản trị)
• F3 – Financial Accounting (Kế toán Tài chính)
• F4 – Corporate & Business Law (Luật Kinh doanh Toàn cầu)
• F5 – Performance Management (Quản trị Hoạt động)
• F6 – Taxation (Thuế Việt Nam)
• F7 – Financial Reporting (Lập Báo cáo Tài chính)
• F8 – Audit & Assurance (Kiểm toán và Dịch vụ Đảm bảo)
• F9 – Financial Management (Quản trị Tài chính)

Mục tiêu khóa học: Chương trình giúp học viên có nền tảng vững chắc để thi đậu các chứng chỉ ACCA, mở rộng cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực tài chính – kiểm toán toàn cầu.

Khám phá Chương trình đào tạo ACCA tại KLE để lựa chọn lộ trình học phù hợp và bắt đầu hành trình chinh phục ACCA ngay hôm nay nhé!

Điểm đặc biệt của các khóa học tại KLE là:

• Đội ngũ giảng viên (mentors) toàn ACCA Member cùng kinh nghiệm thực chiến được tích lâu dài: 100% mentors tại KLE đều là ACCA Members và nhiều người còn đảm nhiệm các vai trò quản lý tại các tập đoàn lớn, giúp bạn học từ kiến thức chuyên môn đến góc nhìn thực tiễn của ngành. Bên cạnh kiến thức, họ còn chia sẻ bí kíp chinh phục kỳ thi tuyển dụng tại Big4 và các tập đoàn tài chính hàng đầu.
• Phương pháp học Flipped Learning – đảo ngược hiệu quả: KLE áp dụng mô hình học đảo ngược: học viên chủ động học lý thuyết trước ở nhà và sử dụng thời gian trên lớp để giải đề, thực hành, tương tác cùng mentor. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tăng cường tư duy phản biện và khả năng ứng dụng kiến thức vào tình huống thực tế.
• Quản lý trải nghiệm” (Experience Manager) – học viên không đơn độc: Mỗi lớp học được hỗ trợ bởi đội ngũ Quản lý trải nghiệm lớp, luôn cắm chốt giải đáp các thắc mắc của học viên, từ nội dung bài học đến chiến lược ôn thi. Môi trường học tập tại KLE tương tác cao, bạn không chỉ học từ mentor mà còn được kết nối, học hỏi từ các anh chị đi trước.

Bên cạnh khóa học ôn thi ACCA, các bạn cũng thể tham khảo thêm một số chương trình học kết hợp lý thuyết chuyên sâu với thực hành thực tế theo chuẩn mực Big4 và doanh nghiệp lớn nữa tại KLE như:

• Khóa học “Chuẩn bị tuyển dụng kiểm toán”: Dành riêng cho những ai nhắm đến Big4 hoặc công ty kiểm toán top đầu, với lộ trình rèn luyện kiến thức chuyên môn, kỹ năng phỏng vấn – test tuyển dụng và tư duy xử lý tình huống.
• Khóa học “Học làm trợ lý kiểm toán”: Hướng tới sinh viên năm 3-4 hoặc người mới bắt đầu, giúp nắm vững toàn bộ quy trình kiểm toán từ A-Z, thực hành kiểm tra chứng từ, xác nhận công nợ, viết hồ sơ kiểm toán.

Hiểu TB là gì trong kế toán và thành thạo cách lập Trial Balance không chỉ giúp kế toán viên nắm rõ tình hình tài chính doanh nghiệp mà còn tạo nền tảng vững chắc để nâng cao chuyên môn. Để đi xa hơn trong nghề, việc học các chứng chỉ quốc tế như ACCA sẽ giúp kế toán viên xây dựng tư duy chuẩn quốc tế, dễ dàng thăng tiến và làm việc trong môi trường chuyên nghiệp.

Khám phá khóa học ACCA tại KLE với lộ trình cá nhân hóa, giảng viên chuyên môn cao và hỗ trợ đăng ký thi từng môn học. Đăng ký học thử miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm phương pháp học tập hiệu quả và định hướng rõ ràng cho sự nghiệp kế toán – tài chính nhé!

———-

KLE Mentoring Program

Cơ sở 1: Số 9, ngõ Chùa Liên Phái, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

Cơ sở 2: Số 3, phố Thọ Tháp, quận Cầu Giấy, Hà Nội.

Hotline: 097 7532090

Email: info@kle.edu.vn

Website: https://kle.edu.vn/

KLE Mentoring Program

Đơn vị đào tạo ACCA, Thi tuyển dụng Kiểm toán, tư vấn tài chính Big4, Nonbig và Tiếng Anh giao tiếp, Ielts.
Với đội ngũ giảng viên là 100% ACCA Members cùng kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực kế toán – kiểm toán và tài chính, KLE không chỉ mang đến kiến thức nền tảng vững chắc mà còn giúp học viên phát triển kỹ năng ứng dụng thực tế. Không chỉ là chương trình đào tạo truyền thống, KLE tạo ra một môi trường học tập thực tiễn, nơi mối quan hệ giữa người học và giảng viên không dừng lại ở giảng dạy kiến thức mà còn phát triển sâu hơn thành mối quan hệ Mentee – Mentor.