Kiểm toán hàng tồn kho là gì? Tất tần tật những điều cần biết về công việc này

Kiểm toán hàng tồn kho là một trong những phần hành quan trọng và phức tạp trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, thương mại có lượng hàng hóa lớn và biến động thường xuyên.

Kiểm toán hàng tồn kho là gì?

Kiểm toán hàng tồn kho là quy trình kiểm toán viên thực hiện nhằm đánh giá mức độ trung thực, hợp lý và tuân thủ chuẩn mực kế toán trong việc ghi nhận, định giá và trình bày hàng tồn kho của doanh nghiệp trên báo cáo tài chính. Đây là một trong những phần hành quan trọng và phức tạp nhất trong kiểm toán báo cáo tài chính, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại có quy mô lớn, nơi hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tài sản ngắn hạn.

Hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều loại tài sản: nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa đang lưu kho, hàng đang đi đường hoặc hàng gửi bán/gửi gia công. Việc định giá và kiểm kê chính xác từng loại hàng hóa này là yếu tố then chốt để đảm bảo số liệu trên báo cáo tài chính phản ánh đúng giá trị tài sản doanh nghiệp tại thời điểm chốt sổ kế toán.

Mục đích và ý nghĩa của kiểm toán hàng tồn kho

Mục tiêu kiểm toán hàng tồn kho nhằm đảm bảo rằng thông tin liên quan đến hàng tồn kho được trình bày trên báo cáo tài chính là đầy đủ, chính xác và phù hợp theo các chuẩn mực kế toán hiện hành. Cụ thể, các mục tiêu chính bao gồm: 

Hướng tiếp cận kiểm toán hàng tồn kho

Kiểm toán hàng tồn kho là một phần hành mang tính chất phức tạp và rủi ro cao, đòi hỏi kiểm toán viên phải lựa chọn phương pháp tiếp cận phù hợp nhằm thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán và đưa ra kết luận đáng tin cậy về tính trung thực của số liệu được trình bày. Trong đó, ba khía cạnh cốt lõi cần được phân tích là: Số lượng – Giá trị – Trình bày & thuyết minh.

Đánh giá số lượng hàng tồn kho (Quantity)

Số lượng hàng tồn kho thường được xác định thông qua kiểm kê vật lý. Đây là một thủ tục bắt buộc giúp kiểm toán viên xác minh tính hiện hữu (existence) và tính đầy đủ (completeness) của hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm hoặc sản phẩm dở dang vào thời điểm cuối kỳ.

Tùy vào tình huống, kiểm toán viên có thể lựa chọn tham gia kiểm kê vào ngày chốt sổ hoặc vào thời điểm trước/sau ngày kết thúc năm tài chính (kết hợp với thủ tục roll-forward hoặc roll-backward để điều chỉnh số liệu). Việc quan sát kiểm kê cần được thực theo cách chọn mẫu kiểm toán, có trọng tâm, nhất là đối với hàng hóa giá trị cao, dễ hư hỏng hoặc có nguy cơ gian lận.

Đánh giá giá trị hàng tồn kho (Valuation)

Hàng tồn kho cần được định giá theo nguyên tắc thận trọng – cụ thể là giá thấp hơn giữa nguyên giá (cost) và giá trị thuần có thể thực hiện được (net realizable value – NRV) theo chuẩn mực IAS 2.

Kiểm toán viên sẽ thực hiện các thủ tục như:

• Kiểm tra phương pháp tính giá: FIFO, LIFO, bình quân gia quyền…
• Xác minh chi phí cấu thành nguyên giá (giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí đưa vào trạng thái sử dụng)
• Đánh giá khả năng tiêu thụ để xác định NRV, thông qua việc phân tích hàng chậm luân chuyển, hư hỏng, lỗi thời hoặc không còn nhu cầu sử dụng
• Đối chiếu với hóa đơn bán hàng sau ngày kết thúc kỳ để xác định giá bán thực tế

Mục tiêu là đảm bảo rằng giá trị hàng tồn kho được ghi nhận không bị thổi phồng, và các khoản dự phòng giảm giá (nếu cần) đã được trích lập đầy đủ.

Đánh giá việc trình bày và thuyết minh (Disclosure)

Ngoài số lượng và giá trị, hàng tồn kho cũng cần được trình bày đúng chuẩn mực kế toán trên báo cáo tài chính và trong thuyết minh BCTC. Kiểm toán viên sẽ kiểm tra:

• Việc phân loại hàng tồn kho theo đúng tính chất: nguyên liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng gửi bán…
• Phương pháp kế toán được áp dụng có nhất quán giữa các kỳ hay không
• Việc trình bày thông tin liên quan đến hàng giữ hộ, hàng ký gửi, hàng gửi gia công
• Các chính sách kế toán liên quan đến dự phòng, định giá, luân chuyển hàng hóa

Hướng tiếp cận này giúp đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến hàng tồn kho đều được trình bày rõ ràng, minh bạch và đáp ứng yêu cầu công bố của các chuẩn mực kế toán quốc tế và Việt Nam.

>> Quy trình kiểm toán – Các bước thực hiện từ A đến Z, bỏ túi bí kíp ngay TẠI ĐÂY

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến 

Kiểm kê định kỳ (Periodic inventory count) 

Đây là phương pháp KTV lựa chọn để thu thập bằng chứng về sự tồn tại, quyền sở hữu và tính đầy đủ của hàng tồn kho.  

Kiểm kê tại thời điểm kết thúc năm tài chính (At the year end): Được KTV đánh giá là thời điểm tốt nhất để thu thập bằng chứng vì kết quả của BCTC được chốt tại ngày này 

Kiểm kê trước hoặc sau ngày kết thúc năm (Before/After year end): Độ tin cậy của bằng chứng phụ thuộc vào: 

• Thời điểm từ lúc kết thúc năm tài chính đến lúc thực hiện kiểm kê: Thời gian càng dài, độ tin cậy của bằng chứng càng giảm 
• Độ đầy đủ của việc ghi chép các nghiệp vụ HTK phát sinh trong thời gian từ lúc kiểm kê đến lúc kết thúc năm tài chính 

Lưu ý: Đối với dạng kiểm kê này, KTV cần thực hiện thao tác roll-backward và roll-forward để xác định được số lượng HTK tại thời điểm kết thúc năm tài chính. 

Kiểm kê thường xuyên 

Là chương trình ban quản lý áp dụng kiểm kê HTK trong suốt cả năm. Hệ thống này sẽ liên kết các thông tin sổ sách HTK của doanh nghiệp với thông tin về nghiệp vụ mua hàng, bán hàng. Bằng cách này, số liệu trên sổ sách HTK sẽ được cập nhật đầy đủ và kịp thời mỗi khi có một nghiệp vụ liên quan đến HTK diễn ra. 

Một nhược điểm của phương pháp kiểm kê này là về lâu dài, số lượng thực tế kiểm kê được có xu hướng cách biệt rõ ràng với số liệu ghi nhận trên sổ sách. Điều này làm dấy lên rủi ro là có những giao dịch hệ thống bỏ sót, không ghi nhận hoặc có tình trạng trộm cắp HTK. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý một số lưu ý khi áp dụng phương pháp theo dõi HTK này.  

• HTK phải được kiểm kê ít nhất 1 năm 1 lần, đặc biệt là những hàng hóa có giá trị cao hoặc rủi ro cao 
• Ban quản trị có phương pháp điều chỉnh khi có sự sai lệch giữa giá trị có trong thực tế và giá trị được ghi nhận trên sổ sách. 

Các giai đoạn kiểm toán hàng tồn kho và thủ tục tương ứng

Quy trình kiểm toán hàng tồn kho được chia thành ba giai đoạn chính: trước kiểm kê – trong kiểm kê – sau kiểm kê. Mỗi giai đoạn đều đòi hỏi kiểm toán viên thực hiện một chuỗi các thủ tục cụ thể nhằm đảm bảo toàn diện các mục tiêu kiểm toán như: hiện hữu, đầy đủ, đúng kỳ, định giá chính xác và trình bày phù hợp. Dưới đây là tổng quan chi tiết từng giai đoạn:

Giai đoạn trước kiểm kê: Lập kế hoạch và đánh giá rủi ro

Trước khi tham gia kiểm kê thực tế, kiểm toán viên cần xây dựng kế hoạch phù hợp dựa trên hiểu biết về khách hàng, hệ thống kiểm soát nội bộ và đặc điểm hàng tồn kho. Một số thủ tục chính bao gồm:

• Rà soát hồ sơ năm trước để xác định những vấn đề tồn đọng và điểm yếu đã phát hiện.
• Thu thập bản hướng dẫn kiểm kê do doanh nghiệp ban hành, đánh giá mức độ đầy đủ và tính tuân thủ.
• Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến hàng tồn kho: quy trình nhập – xuất – lưu kho, phân công kiểm kê, cách ghi nhận và báo cáo.
• Xác định rủi ro trọng yếu như hàng hóa chậm luân chuyển, khả năng thất thoát, định giá không chính xác…
• Chọn địa điểm kiểm kê và bố trí nhân sự kiểm toán phù hợp, đặc biệt tại các kho chứa hàng có giá trị lớn hoặc rủi ro cao.
• Cân nhắc sự cần thiết của chuyên gia hỗ trợ, nhất là trong trường hợp hàng hóa mang tính kỹ thuật đặc thù hoặc cần định giá chuyên sâu.

Giai đoạn trong kiểm kê: Quan sát và xác minh thực tế

Đây là thời điểm kiểm toán viên trực tiếp tham gia kiểm kê vật lý để thu thập bằng chứng về sự tồn tại, quyền sở hữu và tình trạng của hàng tồn kho. Các thủ tục chủ yếu gồm:

• Quan sát trực tiếp quá trình kiểm kê: Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy trình kiểm kê đã ban hành, thực hiện đúng thao tác niêm phong, đếm hàng, lập biên bản.
• Đánh giá tình trạng hàng tồn kho: Ghi nhận hàng hư hỏng, lỗi thời, chậm luân chuyển.
• Kiểm tra sản phẩm dở dang, hàng hóa nhận/gửi gia công, hàng gửi bán hoặc giữ hộ bên thứ ba.
• Chọn mẫu để kiểm đếm ngược (test count): Đối chiếu số liệu trên thẻ kho/sổ sách với số lượng thực tế, hoặc kiểm đếm xuôi từ hàng hóa thực tế lên sổ sách.
• Thu thập GRN (Goods Received Note) và GDN (Goods Delivery Note) cuối cùng, phục vụ cho việc kiểm tra tính đúng kỳ ở giai đoạn sau.

>> Xem thêm: Bằng chứng kiểm toán là gì? Những khó khăn trong việc thu thập bằng chứng kiểm toán

Giai đoạn sau kiểm kê: Đối chiếu và kết luận kiểm toán

Sau khi kiểm kê vật lý, kiểm toán viên tiếp tục thực hiện một loạt thủ tục đối chiếu và phân tích để đảm bảo số liệu hàng tồn kho được ghi nhận chính xác trên báo cáo tài chính:

• Đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với sổ sách kế toán và BCTC, phát hiện và xử lý các chênh lệch (nếu có).
• Kiểm tra tính đúng kỳ (cut-off): Đối chiếu các GRN và GDN xung quanh thời điểm khóa sổ với hóa đơn mua – bán để đảm bảo hàng hóa được ghi nhận đúng kỳ.
• Xác minh quyền sở hữu hàng hóa: Kiểm tra biên bản giao nhận với bên thứ ba, thư xác nhận độc lập đối với hàng hóa nhận/gửi giữ hộ.
• Tính toán lại giá trị hàng tồn kho: Đối chiếu giữa nguyên giá và giá trị thuần có thể thực hiện được (NRV), đánh giá lại mức độ trích lập dự phòng giảm giá.
• Kiểm tra phản ánh đầy đủ trên sổ cái, bao gồm cả các điều chỉnh phát sinh từ kết quả kiểm kê.
• Đánh giá việc trình bày và thuyết minh trên BCTC: Đảm bảo phân loại đúng khoản mục, nêu rõ phương pháp tính giá, chính sách dự phòng và các thuyết minh liên quan theo chuẩn mực IAS 2 hoặc VAS 02.

Việc thực hiện kiểm toán hàng tồn kho một cách hệ thống, xuyên suốt cả ba giai đoạn trên sẽ giúp kiểm toán viên thu thập đủ bằng chứng kiểm toán phù hợp và đáng tin cậy, từ đó đưa ra kết luận chính xác về tính trung thực và hợp lý của khoản mục này trên báo cáo tài chính. Đây cũng là cơ sở để bảo vệ lợi ích của nhà đầu tư, cổ đông và các bên liên quan trong quá trình ra quyết định tài chính.

Những sai sót thường gặp trong kiểm toán hàng tồn kho

Hàng tồn kho là khoản mục dễ xảy ra sai lệch do liên quan đến cả giá trị vật chất lớn và nhiều yếu tố quản lý thực tế như kiểm kê, ghi nhận, định giá và trình bày. Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên thường gặp phải một số sai sót phổ biến sau:

Ghi nhận sai thời điểm (Cut-off error)

Đây là một trong những sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tính đúng kỳ và doanh thu – chi phí của kỳ kế toán. Một số tình huống thường gặp:

• Hàng đã nhận nhưng chưa lập hóa đơn vẫn bị ghi nhận doanh thu.
• Hàng hóa nhận sau ngày kết thúc năm tài chính nhưng vẫn được ghi tăng hàng tồn kho.
• Giao dịch mua bán gần thời điểm khóa sổ không được kiểm tra đầy đủ chứng từ GRN/GDN.

➔ Kiểm toán viên cần thực hiện kiểm tra các giao dịch mua – bán cận ngày kết thúc năm và đối chiếu với biên bản giao nhận thực tế, hóa đơn để đảm bảo hàng hóa được ghi nhận đúng kỳ kế toán.

Sai sót trong định giá hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán, hàng tồn kho cần được ghi nhận theo giá thấp hơn giữa nguyên giá (cost) và giá trị thuần có thể thực hiện được (NRV). Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp:

• Không đánh giá NRV đầy đủ, đặc biệt đối với hàng lỗi, chậm luân chuyển.
• Không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dẫn đến giá trị bị ghi nhận cao hơn thực tế.
• Gộp chung nhiều loại chi phí vào nguyên giá mà không phân bổ hợp lý.

➔ Đây là sai sót có thể dẫn đến gian lận trong trình bày lợi nhuận, do giá vốn hàng bán bị điều chỉnh sai. Kiểm toán viên cần kiểm tra kỹ phương pháp định giá, chính sách dự phòng và soát xét hàng hóa có rủi ro mất giá.

>> Có thể bạn quan tâm: Gian lận báo cáo tài chính: Hiểu rõ – Nhận diện – Ngăn chặn

Không kiểm kê đầy đủ hoặc sai lệch số liệu kiểm kê

Việc không kiểm kê định kỳ, kiểm kê thiếu mẫu, hoặc thiếu quy trình chuẩn có thể dẫn đến:

• Sai lệch về số lượng so với thực tế.
• Bỏ sót hàng hóa, hàng gửi bán, hàng đang giữ hộ bên thứ ba.
• Không phát hiện hàng hỏng, lỗi, hết hạn hoặc thất thoát.

➔ Kiểm toán viên phải đánh giá lại tính hiệu lực của quy trình kiểm kê, kiểm tra biên bản kiểm kê, đối chiếu với sổ sách và quan sát trực tiếp nếu cần thiết.

Ghi nhận sai quyền sở hữu

Một số doanh nghiệp ghi nhận hàng tồn kho không thuộc quyền sở hữu của mình hoặc không loại trừ hàng đang gửi bán, gửi gia công, giữ hộ.

➔ Sai sót này ảnh hưởng đến cơ sở dẫn liệu về quyền và nghĩa vụ (Rights & Obligations), làm sai lệch tổng tài sản. Kiểm toán viên cần xác minh kỹ qua hợp đồng, biên bản giao nhận, xác nhận độc lập từ bên thứ ba.

Trình bày không đầy đủ trên báo cáo tài chính

Một số sai sót thường gặp trong phần trình bày và thuyết minh như:

• Thiếu thông tin về phương pháp tính giá xuất kho.
• Không nêu rõ chính sách trích lập dự phòng hoặc chưa phân loại đúng khoản mục hàng tồn kho (nguyên liệu, thành phẩm…).
• Thiếu chi tiết về hàng hóa có rủi ro hoặc hàng thuộc quyền sở hữu bên ngoài.

➔ Những thiếu sót này làm giảm tính minh bạch và khả năng sử dụng của BCTC đối với nhà đầu tư và cơ quan quản lý.

Việc nhận diện và kiểm soát các sai sót trên không chỉ giúp kiểm toán viên nâng cao chất lượng kiểm toán, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro hiệu quả hơn đối với khoản mục hàng tồn kho.

Khám phá các khóa học kiểm toán tại KLE

KLE là đơn vị đào tạo chuyên sâu về kiểm toán, kế toán và tài chính, cung cấp các khóa học chất lượng cao giúp học viên chuẩn bị tốt nhất cho công việc trong lĩnh vực này. Các chương trình của KLE không chỉ tập trung vào lý thuyết mà còn chú trọng vào thực hành, giúp học viên làm quen với môi trường làm việc thực tế tại các công ty kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán Big 4.

Khóa học “Học làm trợ lý kiểm toán”

Đối tượng: Dành cho sinh viên năm 3, năm 4 và những ai muốn bước chân vào ngành kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán nội bộ doanh nghiệp.

Nội dung khóa học: Khóa học này giúp học viên hiểu rõ quy trình kiểm toán thực tế, từ cách tiếp cận khách hàng, thu thập bằng chứng kiểm toán đến lập báo cáo tài chính.

Mục tiêu khóa học: Chương trình giảng dạy kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, với các tình huống mô phỏng sát với công việc tại doanh nghiệp.

Khóa học “Chuẩn bị tuyển dụng kiểm toán”

Đối tượng: Khóa học này hướng đến những bạn có nguyện vọng ứng tuyển vào Big 4 (PwC, Deloitte, EY, KPMG) và các công ty kiểm toán hàng đầu.

Nội dung khóa học: Nội dung giảng dạy bao gồm kiến thức chuyên môn về kế toán, kiểm toán, thuế, cùng với các kỹ năng làm bài kiểm tra tuyển dụng, phỏng vấn và xử lý tình huống thực tế. Ngoài ra, học viên còn được rèn luyện tiếng Anh chuyên ngành và làm quen với các bài test IQ, EQ thường gặp trong quy trình tuyển dụng.

Mục tiêu khóa học: Trang bị toàn diện kiến thức và kỹ năng cần thiết để vượt qua quy trình tuyển dụng khắt khe tại các công ty kiểm toán hàng đầu.

Khóa học ACCA – Chứng chỉ kiểm toán quốc tế

Đối tượng: Dành cho những ai muốn phát triển sự nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế.

Nội dung khóa học: Khóa học ACCA tại KLE cung cấp lộ trình học tập bài bản với các môn quan trọng như kế toán tài chính (FA/F3), Kiểm toán và dịch vụ đảm bảo (AA/F8), kế toán quản trị (MA/F2)…

Mục tiêu khóa học: Chương trình giúp học viên có nền tảng vững chắc để thi đậu các chứng chỉ ACCA, mở rộng cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực tài chính – kiểm toán toàn cầu.

Bạn muốn hiểu sâu, làm thật, kiểm toán chuyên nghiệp ngay từ khi còn ngồi trên ghế giảng đường?
Đăng ký học thử MIỄN PHÍ tại KLE để trực tiếp trải nghiệm phương pháp đào tạo thực tiễn, hệ thống bài giảng chuẩn Big4 và lộ trình học tập bài bản cho nghề kiểm toán.

Điểm đặc biệt của các khóa học tại KLE là:

• Sự kết hợp giữa lý thuyết và thực hành: Khóa học tại KLE nổi bật với việc kết hợp hoàn hảo giữa lý thuyết và thực tiễn. Học viên được hướng dẫn bởi các giảng viên có kinh nghiệm từ những công ty kiểm toán hàng đầu như Big Four, giúp họ nhanh chóng nắm vững kỹ năng chuyên môn và xử lý tình huống thực tế hiệu quả.
• Phát triển kỹ năng cạnh tranh: Ngoài việc trang bị kiến thức vững chắc, KLE còn tạo cơ hội cho học viên rèn luyện kỹ năng thực tế, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường lao động. Đây là một lựa chọn lý tưởng cho những ai mong muốn có một nền tảng vững chắc và sẵn sàng cho sự nghiệp thành công.

Lời khuyên nghề nghiệp từ KLE Mentoring Program:

• Bạn hãy chuẩn bị một CV ấn tượng, tham gia các khóa học và các chương trình thực tập tại bốn công ty kiểm toán lớn nhất thế giới hoặc các công ty kiểm toán khác để có kinh nghiệm thực tế.
• Khi phỏng vấn, hãy thể hiện sự nhiệt huyết, khả năng học hỏi nhanh và mong muốn phát triển bản thân trong ngành kiểm toán – tài chính để gây ấn tượng với đơn vị tuyển dụng nhé!

Kiểm toán hàng tồn kho là một trong những phần hành quan trọng và phức tạp khi tiến hành kiểm toán. Trên đây, KLE Mentoring Program đưa ra hướng dẫn chi tiết về kiểm toán phần hành hàng tồn kho, hy vọng các bạn sẽ thấy hữu ích. 

———

KLE Mentoring Program

Cơ sở 1: Số 9, ngõ Chùa Liên Phái, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

Cơ sở 2: Số 3, phố Thọ Tháp, quận Cầu Giấy, Hà Nội.

Hotline: 097 7532090

Email: info@kle.edu.vn

Website: https://kle.edu.vn/

KLE Mentoring Program

Đơn vị đào tạo ACCA, Thi tuyển dụng Kiểm toán, tư vấn tài chính Big4, Nonbig và Tiếng Anh giao tiếp, Ielts.
Với đội ngũ giảng viên là 100% ACCA Members cùng kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực kế toán – kiểm toán và tài chính, KLE không chỉ mang đến kiến thức nền tảng vững chắc mà còn giúp học viên phát triển kỹ năng ứng dụng thực tế. Không chỉ là chương trình đào tạo truyền thống, KLE tạo ra một môi trường học tập thực tiễn, nơi mối quan hệ giữa người học và giảng viên không dừng lại ở giảng dạy kiến thức mà còn phát triển sâu hơn thành mối quan hệ Mentee – Mentor.