Tiếp nối nội dung phần đầu của bài viết, hãy cùng nhau tìm hiểu những lưu ý khi đặt câu hỏi mà bạn có thể áp dụng trong công việc cũng như đời sống hằng ngày nhé.
4. Chọn đúng người để hỏi
Công việc kiểm toán có đặc điểm chung là rất bận, nhưng có một điểm cộng là mọi người luôn sẵn sàng giúp đỡ lẫn nhau với mục đích chính là để hoàn thành công việc và kịp tiến độ ra báo cáo. Khi mới bắt đầu vào làm, sẽ có khá nhiều khúc mắc về kiến thức, kỹ năng mà bạn cần đến sự giúp đỡ của những người xung quanh. Tuy nhiên anh chị, đồng nghiệp ở mỗi cấp bậc lại có mức độ tích luỹ về kinh nghiệm làm việc khác nhau, và thời gian của mỗi người là có hạn. Do vậy, hãy tìm đúng người để hỏi, tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp hay mức độ khẩn cấp của vấn đề.
Chẳng hạn như các câu hỏi về kiến thức liên quan đến phần hành bạn đang làm, bạn hoàn toàn có thể hỏi những bạn cùng trang lứa, đã và đang làm phần hành đó để hỏi xem bạn ấy đã vượt qua các con job đó như thế nào, hoặc hỏi anh chị ở cấp độ cao hơn mình một chút. Còn với những vấn đề khẩn cấp, nhạy cảm hay liên quan đến khách hàng, chẳng hạn như đến lịch kiểm kê nhưng có một số kho không thể thực hiện thủ tục chứng kiến kiểm kê được, bạn nên thông báo lại với trưởng nhóm ngay để có hướng giải quyết kịp thời nhé.
5. Chọn thời điểm phù hợp để hỏi
Nối tiếp điều trên, sau khi tìm được đúng người để hỏi, hãy tìm thời điểm phù hợp để đặt câu hỏi. Có một số thời điểm mà chúng ta nên tránh làm phiền, chẳng hạn như người được hỏi đang trong cuộc trò truyện với người khác, hoặc họ đang rất tập trung xử lý công việc. Thay vào đó, hãy tìm một số thời điểm thích hợp hơn, chẳng hạn như giờ giải lao, giờ nghỉ ngơi nếu bạn cần trao đổi trực tiếp, bên cạnh đó bạn có thể nhắn tin hoặc gửi email nếu vấn đề của bạn không quá khẩn cấp, có thể chờ đợi được trong 1-2 ngày.
Thông thường những khúc mắc nếu không được giải đáp tức thời thì rất dễ bị bỏ lỡ, vì bạn vẫn còn nhiều đầu việc cần làm khác trong ngày. Do đó đừng quên sử dụng các công cụ ghi chú để ghi chép lại những câu hỏi của mình, nếu thời gian trao đổi bị hạn chế nhé.
Một điều quan trọng khác cần tránh đó là đừng đợi đến phút cuối cùng rồi mới đặt câu hỏi nhé. Dẫu biết rằng ai cũng bận rộn với công việc của mình, nhưng tính chất của công việc kiểm toán là làm theo nhóm, do đó sự trao đổi thông tin hay tiến độ công việc một cách kịp thời giữa các thành viên là vô cùng cần thiết. Dựa vào đặc điểm này, bạn có thể chủ đông hỏi anh chị hoặc các thành viên về thời điểm sẵn sàng cho việc trao đổi công việc và giải đáp khúc mắc. Đừng để đến sát deadline thì mới gửi một danh sách câu hỏi, vì bạn sẽ cần thời gian để phản hồi và áp dụng vào công việc, và điều này đồng nghĩa với việc chắc chắn bạn sẽ trễ deadline thôi.
6. Ngôn từ sử dụng trong câu hỏi
Phần lớn nội dung trong các cuộc hội thoại hằng ngày là sử dụng các câu hỏi. Do đó văn phong và cách sử dụng từ ngữ trong từng bối cảnh cụ thể cũng vô cùng quan trọng. Dù câu hỏi của bạn có hay và thú vị đến mấy, nhưng nếu gặp vấn đề về diễn đạt thì khả năng cao là bạn sẽ không có được câu trả lời như mình mong muốn. Dưới đây là một số điểm bạn cần lưu ý:
Khi đặt câu hỏi, trao đổi với đồng nghiệp, bạn có thể cân nhắc sử dụng một số từ lóng hoặc thuật ngữ chuyên môn. Những dạng từ như vậy được sử dụng khá nhiều trong công việc và có khả năng thay thế các cách diễn đạt dài dòng khác, giúp việc trao đổi thông tin được nhanh gọn và có hiệu quả hơn. Và ngược lại nếu đối tượng được hỏi là khách hàng hay những người không có cùng nền tảng chuyên môn. Bên cạnh đó hãy sử dụng những từ ngữ trung lập, tránh từ ngữ cảm xúc chèn vào trong câu hỏi. Nếu nội dung câu hỏi là khúc mắc cần được giải đáp, hãy đặt câu hỏi đi thẳng vào vấn đề, tránh rườm rà và bộc lộ cảm xúc một cách không cần thiết.
Cuối cùng, đừng quên nói lời cảm ơn mỗi khi bạn nhận đc câu trả lời nhé. Nên nhớ rằng bạn được trả lương dựa trên mức độ đóng góp của bản thân, còn người được hỏi có thể giúp đỡ bạn nếu muốn, chứ việc trả lời hoàn toàn không phải nghĩa vụ, trừ khi họ cũng được trả tiền cho vấn đề đó. Nói như vậy để các bạn hiểu rằng, mỗi sự phản hồi nhận được đều đến từ lòng tốt của đồng nghiệp, vì vậy hãy trân trọng chúng để có thái độ cư xử, đối đấp cho phù hợp.
