Tiếp nối series bài viết “Quy trình kiểm toán trên thực tế”, trong phần 3, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu giai đoạn đi fieldwork – một trong những đầu việc chính của cuộc kiểm toán cuối năm nhé. Đây cũng chính là khoảng thời gian các bạn thực tập sinh sẽ bắt đầu sự nghiệp và từng bước làm quen với môi trường làm việc trong nghề kiểm toán.
4. Những ngày đầu của chuỗi mùa bận – đi kiểm kê
Đối với giai đoạn đi fieldwork, thời gian đi sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc, thời gian trung bình và phổ biến sẽ là 4-5 ngày với size khách hàng vừa, có những khách hàng nhỏ chỉ đi 2-3 ngày là xong. Đặc biệt có những đợt đi fieldwork sẽ kéo dài cả tháng với những khách hàng lớn và đặc thù như các tập đoàn.
Đa phần những ngày đầu đi fieldwork, các bạn Intern và Staff sẽ tiến hành đi kiểm kê, vì đây là thủ tục quan trọng trong cuộc kiểm toán. Sau khi hoàn thành kiểm kê hàng tồn kho sẽ đến kiểm kê tiền mặt và tài sản. Để công tác kiểm kê được diễn ra thuận lợi, các bạn cần chủ động xin tài liệu hướng dẫn kiểm kê và danh sách hàng tồn kho cần kiểm đếm. Nếu trưởng nhóm chưa chuẩn bị thì cần chủ động liên hệ với kế toán bên khách hàng, cũng như hẹn giờ đến kho của khách hàng nếu như có phải đi một mình.
Cần nhận thức rõ một điều rằng thủ tục kiểm toán cần thực hiện là chứng kiến kiểm kê, đồng nghĩa với việc đảm bảo quy trình kiểm kê được tuân thủ đầy đủ theo hướng dẫn, đảm bảo kết quả kiểm kê phù hợp với số liệu kế toán. Do đó các bạn có thể chọn mẫu kiểm đếm lại để đảm bảo kết quả kiểm đếm của nhân viên công ty là phù hợp, nhưng tuyệt đối không ký tá vào bất kỳ loại giấy tờ nào nhé.
Với mỗi khách hàng, loại hàng tồn kho cần kiểm đếm cũng sẽ có sự khác nhau, có lúc đi xuống trang trại đếm gia súc gia cầm, có lúc vào kho đếm từng con ốc vít bé xíu, đôi khi lại gặp những trường hợp hàng tồn kho rất khó kiểm đếm hay không kiểm đếm được như các bình chứa, vật liệu xây dựng… Trải qua mỗi khách hàng khác nhau, các bạn sẽ học được rất nhiều điều, không chỉ là cách thức kiểm đếm tối ưu mà còn tận mắt chứng kiến quy trình vận hành và kiểm soát kho hàng bến bãi. Cũng đừng quên rằng nếu vì một lý do nào đó mà hàng tồn kho không thể kiểm đếm được, hãy chủ động với anh chị trưởng nhóm để giải quyết vấn đề bằng các thủ tục thay thế nhé.
5. Kiểm toán viên làm gì vào buổi tối?
Sau mỗi ngày đi fieldwork, cả team thường sẽ tụ tập với nhau đi ăn tối, café thư giãn, tạm gác lại khối lượng công việc khổng lồ trong… vài tiếng 😀 Vì sau những công đoạn như đi kiểm kê, xin chứng từ và phỏng vấn khách hàng, một điều quan trọng cần phải hoàn thành đó là lên các working paper các phần hành, đây là nơi mà các kiểm toán viên trình bày những thủ tục kiểm toán đã làm ở dạng chi tiết, kết quả thu được là gì và có đạt được mục tiêu ban đầu hay không (đảm bảo các khoản mục trên báo cáo tài chính không bị sai sót trọng yếu).
Công đoạn này thường sẽ chiếm phần lớn thời gian của một cuộc kiểm toán vì sẽ phải trải qua nhiều đợt soát xét của nhiều cấp bậc. Cũng vì vậy mà dân kiểm toán thường có câu: “No documentation, no workdone” (tạm dịch: không trình bày trên giấy tờ làm việc đồng nghĩa với việc không làm gì cả).
Nhiều bạn chưa thành thạo sử dụng phím tắt Excel hay cào phím nhanh. Hãy luyện tập dần đi nhé vì thời gian đi thực địa là không nhiều, tiến độ nộp working paper cũng rất sát, anh chị không có nhiều thời gian để kiên nhẫn đợi bạn dùng chuột bấm từng ô trong Excel để định dạng đâu.
…hoặc thế này, đừng nhé 🙂
Còn tiếp…
